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Wir haben versucht, einige verwandte Themen zu finden, sie sind unten aufgeführt.
Dateiupload
Benutzerhandbuch » WEITERE FEATURES » Dateiupload
Kunden, deren TEAMBOX als Software-as-a-Service am intevo.Server gehostet ist, haben dafür 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Das entspricht z.B. ca. 50.000 Rechnungen (bei einer durchschnittlichen Dateigröße von 100 KB). Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse…
WEITERE FEATURES
Benutzerhandbuch » WEITERE FEATURES
Dateiupload Wenn in Ihrer TEAMBOX das Modul ‘Dateiupload’ aktiviert ist, können Sie OOP Rechnungen hochladen. Zusätzlich wird jede ‘definitive’ Agenturrechnung in der TEAMBOX auch als PDF gespeichert. Die PDFs können direkt in der Rechnung…
Originalrechnung abspeichern
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Eingangsrechnung » Out-of-Pocket-Rechnung » Originalrechnung abspeichern
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit Originalbelege für die entsprechende OOP/Fremdrechnung abzuspeichern. Bitten beachten Sie, dass diese Funktion nicht standardmässig verfügbar ist sondern durch intevo für Sie freigeschaltet werden muss. Legen Sie wie gewohnt…
Fremdrechnung vorerfassen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Eingangsrechnung » Fremdrechnung » Fremdrechnung vorerfassen
Wie bereits erklärt werden in der TEAMBOX Rechnungen grundsätzlich immer für einen Kunden > einen Bereich > Job angelegt. Aus Gründen der Effizienzsteigerung ermöglicht die TEAMBOX diese Rechnungen vorerst von einer zentralen Stelle erfassen zu lassen. Erst in…
Wie lade ich Dateien in die TEAMBOX hoch?
Use Cases » ALLGEMEIN » Wie lade ich Dateien in die TEAMBOX hoch?
Allgemeine Information Es gibt mehrere Stellen im System, an denen Dateien hochgeladen werden können (wenn der Benutzer die entsprechenden Upload-Berechtigungen hat), entweder über das “Plus”-Symbol oder einfach per Drag &…
Firma bearbeiten
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adressbearbeitung » Firma bearbeiten
Zur Bearbeitung und Ergänzung der Firmendaten die gewünschte Firma über die “Adresssuche” öffnen. Nun erscheint die Firmenansicht – diese gliedert sich in mehrere Bereiche. Im Folgenden befinden sich die Bearbeitungsmöglichkeiten nach den…
Anfrage erstellen
Benutzerhandbuch » PRODUKTION » Anfrage erstellen
Eine Produktionsanfrage kann im Modul “Produktion” unter “Anfrage/Auftrag” erstellt werden. Im erscheinenden Fenster kann dann zwischen Anfragen und Auftrag gewählt werden. Im Drop-Down Menü muss eine Vorlage ausgewählt werden. Welche…
Kontaktperson bearbeiten
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adressbearbeitung » Kontaktperson bearbeiten
Zur Bearbeitung und Ergänzung der Daten einer Kontaktperson die gewünschte Person über die “Adresssuche” eingeben. Die Daten öffnen sich in der Personensicht, die sich wie die Firmensicht in mehrere Bereiche gliedert. Bei Kontaktpersonen gibt es jedoch…
Mitarbeiter anlegen/erfassen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Mitarbeiter anlegen/erfassen
Die Erfassung bzw. das Anlegen eines Mitarbeiters kann entweder über die Adresserfassung oder über das Modul ‘Mitarbeiter’ gestartet werden. Zu beachten ist, dass es von den gesetzten Berechtigungen abhängt, ob Mitarbeiter erfasst und die Daten geändert…
Google Calendar
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren » Google Calendar
Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie Sie den TEAMBOX.Kalender abonnieren können um Kalenderereignisse etc. in Ihrem privaten Google Calender zu sehen. Abonnieren bedeutet, dass Änderungen an Ereignissen nur in der TEAMBOX erfolgen können – dies ist also…
Wie kann ich einen Kalender mit dem Mac-Kalender abonnieren?
Use Cases » KALENDER » Wie kann ich Kalender synchronisieren/abonnieren? » Wie kann ich einen Kalender mit dem Mac-Kalender abonnieren?
Allgemeines Abonnieren = einseitige Kommunikation zwischen TEAMBOX und Mac Kalender, Änderungen können nur in TEAMBOX vorgenommen werden Schritte Wählen Sie ‘Abonnieren’ in ‘Kalender’ Um bestimmte Einträge nicht zu übertragen,…
MELDUNGEN
Benutzerhandbuch » MELDUNGEN
Das Modul Meldungen ermöglicht Ihnen und Ihrem Team eine effizientere Abwicklung der Jobs bzw. Projekte. Intelligente Meldungen sorgen dafür, dass die Projektkommunikation automatisch erfolgt und nicht zusätzlich zur eigentlichen Projektarbeit anfällt. Über…
Wie erstelle ich eine Vorlage für Kostenvoranschläge?
Use Cases » FINANZEN » Kostenvoranschlag » Wie erstelle ich eine Vorlage für Kostenvoranschläge?
Schritte Gehen Sie zu “Finanzen” > “Kostenvoranschlag” und öffnen Sie irgendeinen Job Klicken Sie auf den Link “neuer Kostenvoranschlag” am Ende der Liste Im Kostenvoranschlag, klicken Sie oben auf den Link “Vorlage…
Individueller Ferienanspruch
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Mitarbeiter anlegen/erfassen » Individueller Ferienanspruch
Wenn Sie mit Mitarbeitenden, abseits von einem Dienstjahres- bzw. altersabhängigen Bonus, individuelle Ferienvereinbarungen haben, dann in den Adressen pro Mitarbeiter ein individueller Ferienanspruch hinterlegt werden. 1. Mitarbeitenden in den Adressen auswählen…
Mac-Kalender
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren » Mac-Kalender
Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie der TEAMBOX.Kalender abonniert werden kann um Kalenderereignisse etc. in dem privaten Mac-Kalender zu sehen. Abonnieren bedeutet, dass Änderungen an Ereignissen nur in der TEAMBOX erfolgen können – dies ist also eine…
Wie lege ich Kontaktdaten an?
Erste Schritte » ADRESSEN » Wie lege ich Kontaktdaten an?
Im Modul “Adressen” den Menüpunkt “Neue Firma” öffnen Relevante Firmendetails eingeben (Firmennamen, Kontaktperson) und den Button “Neu” anklicken eine Rolle im Drop-down-Menü “Status”, z. B. “Kunde”,…
Outlook
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren » Outlook
Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie Sie den TEAMBOX.Kalender abonnieren können um Kalenderereignisse etc. in Ihrem privaten iCal Kalender zu sehen. Abonnieren bedeutet, dass Änderungen an Ereignissen nur in der TEAMBOX erfolgen können – dies ist also eine…
Vorlage
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Kostenvoranschlag » Vorlage
Kostenvoranschläge, die häufig benötigt werden und als Basis für weitere Kostenvoranschläge dienen sollen, können als Vorlagen abgespeichert werden. 1.) Erstellen einer Vorlage 2.) Vorlage umbenennen, löschen, verschieben 3.) Verwenden einer Vorlage 4.) Ändern…
Sicherungen
Benutzerhandbuch » ADMIN » Werkzeuge » Sicherungen
Unabhängig davon ob Sie die TEAMBOX als Service nutzen oder bei Ihnen auf dem Server liegen haben, können Sie nun jederzeit manuell Datenbanksicherungen vornehmen. Darüber hinaus ist es auch möglich die Daten verschlüsselt zu sichern. Da für dieses Features…
Wie kann ich einen Kalender mit Google-Kalender abonnieren?
Use Cases » KALENDER » Wie kann ich Kalender synchronisieren/abonnieren? » Wie kann ich einen Kalender mit Google-Kalender abonnieren?
Allgemeines Abonnieren = einseitige Kommunikation zwischen TEAMBOX und Ihrem Google Kalender, Änderungen können nur in TEAMBOX vorgenommen werden Schritte Wählen Sie ‘Abonnieren’ in ‘Kalender’ Um bestimmte Einträge nicht zu…
NEWS
Benutzerhandbuch » NEWS
Im Modul News können News gelesen und Kommentare erfasst werden. Wenn die entsprechende Berechtigung gesetzt wird, ist auch ein Hinzufügen von News möglich. Das Menü “Lesen” beinhaltet die Information, wer welche News wann geschrieben hat. Mittels…
Wie kann ich einen Kalender mit Outlook abonnieren?
Use Cases » KALENDER » Wie kann ich Kalender synchronisieren/abonnieren? » Wie kann ich einen Kalender mit Outlook abonnieren?
Allgemeines Abonnieren = einseitige Kommunikation zwischen TEAMBOX und Outlook, Änderungen können nur in TEAMBOX vorgenommen werden Schritte Wählen Sie ‘Abonnieren’ in ‘Kalender’ Um bestimmte Einträge nicht zu übertragen, entfernen…
Wie kann ich die Abschlusskontrolle aktivieren?
Use Cases » ADRESSEN » Wie kann ich die Abschlusskontrolle aktivieren?
Allgemeine Information Um Mitarbeiter dazu zu ermutigen, ihre Arbeitszeiten im System zu erfassen, kann für jeden Benutzer die “Abschlusskontrolle” (de)aktiviert werden, d.h. für regelmässige Intervalle wird dem User während der eingeloggten Sitzung…
Wie erstelle ich eine Storno Rechnung?
Use Cases » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Wie erstelle ich eine Storno Rechnung?
Voraussetzung: bereits definitiv gesetzte Ausgangsrechnung Im Modul “Finanzen” den Menüpunkt “Ausgangsrechnung” öffnen Einen Job auswählen, Ergebnisse filtern via Budget Jahr, Kunde, Bereich und Job und auf „auswählen“…
Wie erstelle ich eine Akontorechnung?
Use Cases » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Wie erstelle ich eine Akontorechnung?
Voraussetzung: angelegter Job Schritte: Im Modul “Finanzen” den Menüpunkt “Ausgangsrechnung” öffnen Einen Job auswählen, Ergebnisse filtern via Budget Jahr, Kunde, Bereich und Job und auf „auswählen“ klicken Im Drop-Down Feld…
Zahlungseingang/Teilzahlung
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Agenturrechnung » Zahlungseingang/Teilzahlung
Es können mehrere Zahlungen pro Ausgangsrechnung erfasst werden. Somit können sowohl Teilzahlungen erfasst werden als auch vom Rechnungsbetrag abweichende Beträge (z.B. wenn Skonto abgezogen wurde). Um einen Zahlungseingang (oder Teilzahlung) einer…
Woche/Monat
Benutzerhandbuch » ARBEITSZEIT » Woche/Monat
Woche In der Wochenansicht wird ein rascher Überblick über die erfassten Leistungen gezeigt. Mit entsprechender Berechtigung können diese Übersichten auch für andere Mitarbeitende angezeigt werden. Die Wochenansicht In der Wochenansicht werden die erfassten…
Arbeitszeiten und Offdays für einen Mitarbeiter hinterlegen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Mitarbeiter anlegen/erfassen » Arbeitszeiten und Offdays für einen Mitarbeiter hinterlegen
In der TEAMBOX werden Standardarbeitszeiten vom Support für Sie hinterlegt. Es besteht die Möglichkeit in den Adressen Offdays und zusätzlich auch individuelle Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden zu hinterlegen. Es gibt drei Mögliche Anwendungsfälle: 1.…
Einrichtung der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Einrichtung der WebApp
Tipps & Tricks für das Einrichten und Benutzen der WebApp auf Android-Geräten und dem iPhone Öffnen der WebApp In Ihrer TEAMBOX kann über das Zahnradsymbol das Usermenü geöffnet und der QR-Code gescannt werden. Über den gescannten Link kann die WebApp…
Eintrag erstellen und bearbeiten
Benutzerhandbuch » MANUAL » Eintrag erstellen und bearbeiten
Nur Mitarbeitende mit der entsprechenden Berechtigung können Einträge und Kategorien im Manual erstellen und bearbeiten. Sind die notwendigen Berechtigungen gesetzt, so erscheinen links aussen die Bearbeitungsfunktionen: neuer Eintrag: Mit dieser Funktion kann…
Wie arbeite ich mit der “Erweiterten Suche”?
Use Cases » ADRESSEN » Wie arbeite ich mit der “Erweiterten Suche”?
Allgemeine Information Verwenden Sie die erweiterte Suche, um beim Anzeigen von Kontaktdetails nach bestimmten Kriterien zu filtern Schritte Gehen Sie zu “Adressen” > “Erweiterte Suche” Als “Suchkriterien”, wählen Sie ein…
E-Mail-Integration
Benutzerhandbuch » KOMMUNIKATION » E-Mail-Integration
Grundfunktion-Überblick Sie arbeiten mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm E-Mails werden umgeleitet oder in BCC an die TEAMBOX gesendet (individuelle E-Mail-Adresse) Automatische Verknüpfung mit Kontakten über die E-Mail-Adresse und Zuordnung zu Objekten (z. B.…
Jobordner Anlage
Benutzerhandbuch » JOBS » Jobverwaltung » Jobübersicht » Jobordner Anlage
Mit der Jobordnerorganisation übernimmt die TEAMBOX für Sie die Anlage der Ordnerstruktur auf Ihrem Fileserver. Der folgende Screenshot zeigt eine beispielhaft dabei entstehende Ordnerstruktur. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@teambox.eu. Mac…
Wie werden E-Mails in der TEAMBOX angezeigt?
Use Cases » KOMMUNIKATION » Wie werden E-Mails in der TEAMBOX angezeigt?
Allgemeine Information Immer wenn Sie eine E-Mail mit der TEAMBOX Mail-Adresse in Blindkopie (BCC) senden, werden diese E-Mails im TEAMBOX Mailbox-Tool angezeigt Wenn Sie den verlinkten Inhalt in TEAMBOX durchsuchen, wenn “Mailbox” geöffnet ist, zeigt…
Storno und Zahlungseingang
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Akontorechnung » Storno und Zahlungseingang
Akontorechnungen, die bereits definitiv gesetzt wurden, können mit Hilfe der Spezialfunktion, die die TEAMBOX bietet, storniert werden. Ein Zahlungseingang kann mittels “bezahlt” einfach erfasst werden. Storno Akontorechnungen, die bereits definitiv…
Wie kann ich ein Passwort für einen Mitarbeiter setzen?
Use Cases » ADRESSEN » Wie kann ich ein Passwort für einen Mitarbeiter setzen?
Allgemeine Information “Berechtigungen und Passwort“, wie unten beschrieben, wird nur angezeigt, wenn ein Mitarbeiter erfolgreich zum System hinzugefügt wurde TIPP: Am Ende des Artikels ist beschrieben, wie der Benutzer selbst sein Passwort ändern und eine…
NEWSLETTER
Benutzerhandbuch » NEWSLETTER
Der Newsletter ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Mit dem Modul “Newsletter” ist es möglich HTML-Newsletter an ausgewählte Adressen, die in der TEAMBOX gespeichert sind, zu versenden. Übersicht Wird im das Modul “Newsletter” ausgewählt,…
Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen generieren?
Use Cases » FINANZEN » Wiederkehrende Rechnung » Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen generieren?
Es ist möglich, Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge (Gesamtbetrag oder Teilbeträge) und wiederkehrende Positionen in einem Job zu definieren, die dann zur Verrechnung in der Verrechnungsliste zur Verfügung stehen. Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge…
Bestellungen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Bestellungen
Das Tool „Bestellungen“ ist dazu da, dass man einfache Bestellungen erfassen kann. Die Aufträge, die man extern vergibt, werden so in der TEAMBOX erfasst. Das Tool generiert aus den gestellten Aufträgen dann eine Agenturinterne Auftragsnummer (= PO Nr.)…
Bordereau
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Bordereau
Vor allem in der Schweiz ist es üblich ein Bordereau zur Weiterleitung von Fremdrechnungen zu erstellen. Als Bordereau wird eine Art Lieferschein verstanden, der Fremdrechnungen bzw. auch Agenturrechnungen gesammelt darstellt. Grundsätzlich wird bereits bei der…
Auftrag erstellen
Benutzerhandbuch » PRODUKTION » Auftrag erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Auftrag zu erstellen. Ein Auftrag kann direkt, ohne vorherige Anfrage, erstellt werden oder eine bestehende Anfrage in einen Auftrag umgewandelt werden. Direkte Auftragserstellung Über das Modul “Produktion” und mit einem…
Ereignisse anlegen, bearbeiten, kopieren
Benutzerhandbuch » KALENDER » Ereignisse anlegen, bearbeiten, kopieren
Ereignis anlegen Zum Anlegen eines neuen Ereignisses gibt es folgende Möglichkeiten: Über den “+”-Button oben links Direkt im Kalender: In jedem Feld des Kalenders (“Ganztägig”, “Vormittags”, “Nachmittags”)…
Navigation
Benutzerhandbuch » EINFÜHRUNG » Navigation
Hauptnavigation Das Öffnen eines Moduls erfolgt mittels Klick auf das entsprechende Symbol in der Hauptnavigationsleiste. Die einzelnen Funktionalitäten innerhalb eines Moduls öffnen sich über einen Klick auf den jeweiligen Untermenüpunkt. Tipp: Mittels Klick…
Widgets
Benutzerhandbuch » EINFÜHRUNG » Cockpit » Widgets
Allgemein Über die Berechtigungen im Modul “Admin” wird gesteuert, wer welche Widgets sehen darf. Widgets können mittels Drag & Drop individuell an der von Ihnen gewünschten Stelle platziert werden. Ein Klick auf den Titel klappt das Widget ein bzw.…
Kostenvoranschlag
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Kostenvoranschlag
Kostenvoranschlag erstellen Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, öffnen Sie im Modul ‘Finanzen’ das Menü “Kostenvoranschlag”. Wählen Sie das entsprechende ‘Budgetjahr’ (standardmässig immer das aktuelle), “Kunde”,…
Out-of-Pocket-Rechnung
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Eingangsrechnung » Out-of-Pocket-Rechnung
Out-of-Pocket-Rechnungen sind für alle Verrechnungsarten relevant. Bei Out-of-Pocket-Rechnungen handelt es sich um Eingangsrechnungen, die von Ihrer Agentur für Fremdleistungen gezahlt werden. Out-of-Pocket-Rechnungen werden dem Kunden später durch Erstellung einer…
Releases
Releases
Hier werden nur die Highlights der Releases aufgeführt. Der interne Verantwortliche bekommt bei jedem Update eine umfangreiche Dokumentation der jeweiligen Verbesserungen und neuen…