Die TEAMBOX unterstützt auch einen Genehmigungsprozess für Agenturrechnungen und Kostenvoranschläge. Dieser wird in Ihrer TEAMBOX jedoch nur abgebildet, wenn diese Funktion auch aktiviert wurde.

Der Genehmigungsprozess ermöglicht es bspw. einem Berater einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung in der TEAMBOX anzulegen und anschliessend dem Geschäftsführer zur Prüfung vorzulegen. Dieser macht eine Abfrage über alle zu prüfenden Rechnungen und genehmigt/lehnt diese ab. Anschliessend erfolgt eine mögliche Änderung oder der Versand durch den Ersteller.

Rechnung “zur Bestätigung” vorlegen
Nach dem “Anlegen” der Rechnung ändert sich die Menüleiste und anstelle der Funktion “Definitiv” erscheint die Auswahl “zur Bestätigung”. Wenn die Rechnung aus Ihrer Sicht komplett ist, klicken Sie auf “zur Bestätigung” und der Status der Rechnung ändert sich auf “zur Vorlage”.
Ausserdem erhalten die Vorgesetzten automatisch eine Meldung über diesen Rechnungsvorschlag, insofern sie diese Meldungstype (Siehe Meldungen und Meldungsprioritäten) abonniert haben. Zusätzliche Meldungsempfänger können direkt beim ‘Zur Bestätigung’-Setzen ausgewählt werden. Sollten Sie das nicht wünschen, lassen Sie das Feld leer und klicken Sie einfach auf ‘OK’.

Der Meldungsempfänger kann das betreffende Finanzdokument direkt über die erhaltene Meldung öffnen. Hat dieser die Rechnung bestätigt oder abgelehnt, wird der Rechnungsersteller darüber über eine Meldung informiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldungseinstellungen unter Umständen anpassen müssen.
Sollten Sie das interne Bestätigen von Rechnungen noch nicht nutzen, aktivieren wir diese für Sie gerne. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse.

Bestätigen oder Ablehnen der Rechnung
Für den Mitarbeiter, der über die entsprechende Berechtigung verfügt Rechnungen freizugeben ist es ratsam sich von Zeit zu Zeit eine Liste mit allen Rechnungen, die den Status “zur Vorlage” haben, anzeigen zu lassen. Dazu eignet sich die Rechnungssuche in der TEAMBOX am besten.

Wählen Sie dazu im Finanzuntermenü “Rechnung” lediglich das Budgetjahr und den Status “zur Vorlage” aus. So erhalten Sie ein Liste aller Rechnungen, die zur Bestätigung vorliegen. Selbstverständlich können Sie die Suche auch entsprechend einschränken – bspw. auf einen bestimmten Kunden/Job. Öffnen Sie anschliessend die freizugebende Rechnung mittels Klick auf die Rechnungsnummer und prüfen Sie diese. Entspricht diese Ihren Wünschen so klicken Sie auf “Bestätigt”. Damit kann die Rechnung “definitiv gesetzt” und an den Kunden versandt werden.

Ist eine Rechnungsänderung notwendig, so haben Sie auch die Möglichkeit, die Rechnung mit dem Button ‘Ablehnen’ “abzulehnen” und zur Korrektur an den Ersteller “zurückzugeben”. Der Rechnungsstatus wird damit auf “intern abgelehnt” geändert und somit ist eine Anpassung durch den Ersteller wieder möglich.

Sobald die nötigen Anpassungen vorgenommen wurden, kann die Rechnung dem berechtigen Mitarbeiter wieder “zur Bestätigung” vorgelegt werden. Auch in dieser Phase kann die Rechnung nochmals zurückgewiesen, aber auch bestätigt werden. Nach der erfolgreichen Bestätigung setzen Sie die Rechnung einfach “Definitiv” und senden Sie diese an den Kunden.

Abkürzen des Bestätigungsworkflows

  • Mitarbeitende können, wenn gewünscht, Rechnungen und KVs mit geringen Beträgen selbst freigeben. Dieser Betrag kann konfiguriert werden und somit müssen Vorgesetzte nur bei grossen Rechnungen/KVs noch einmal einen Blick darauf werfen.
  • Wenn die Berechtigungen, Rechnungen/KVs freigeben und definitiv setzen gesetzt wurden, gibt es die Möglichkeit, den Bestätigungsworkflow zu überspringen und Rechnungen sofort definitiv zu setzen. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@intevo.net.