Wird eine Akontorechnung gelegt und der Kunde bezahlt bereits im Vorhinein für Leistungen, die durch die Agentur erbracht werden, so müssen diese beim Erstellen einer Agenturrechnung berücksichtigt werden. Da sonst der Kunde für bestimmte Leistungen doppelt bezahlen würde.

Die TEAMBOX lässt Sie nicht auf die Gegenverrechnung der Akontorechnungen vergessen. Neben der Akontoliste, die Sie stets darüber informiert, welche Akontozahlungen der Kunde bereits erbracht hat und ob diese bereits in Abzug gebracht wurden, werden Sie auch in der Agenturrechnung daran erinnert.

Beginnen Sie wie gewohnt mit der Erstellung einer Agenturrechnung

Tragen Sie die Rechnungspositionen ein. Am Ende der Rechnung sollen die bereits bezahlten Akontorechnungen von der Rechnungssumme abgezogen werden.

Damit Sie auch wissen wieviel Sie hier abziehen sollen, finden Sie im Fenster für die Erstellung der Agenturrechnung Informationen dazu was Sie bereits effektiv verrechnet haben, die Gesamtsumme der bereits genehmigten KVs, wie hoch die Aufwände sind, die bereits erfasst wurden, wie hoch die Offen Posten sind und welche Akontozahlungen bereits geleistet wurden.

Um diese von der Rechnungssumme abzuziehen, wählen Sie aus der Liste der Kostenarten “Akonto” aus. In die Spalte Text können Sie Zusatzinformationen zu den Akontorechnungen angeben. Die bereits erhaltenen Akontozahlungen, die Sie in Abzug bringen möchten, geben Sie mit einem “-” (Minus) vor dem Betrag ein.

Durch die Auswahl der Kostenart “Akonto” wir diese auch im Controlling berücksichtigt. Die Akontoliste wird damit ausgeglichen und bei der Agenturrechnungserstellung wird bei dem Akontobetrag “0” angezeigt.

Spezialfunktion “Akonto übernehmen”
Die TEAMBOX bietet bei der Agenturrechnung eine Spezialfunktion für die Berücksichtigung von Akontorechnungen.

Legen Sie wie gewohnt eine Agenturrechnung an und fügen Sie als letzte Position, die abzugsfähige Akontorechnung ein, indem Sie die entsprechende Spezialfunktion auswählen und mit “Übernehmen” bestätigen.

Die Akontoposition wird so automatisch in der Höhe der Akontorechnung erstellt und der Saldo ist somit “0”. Speichern Sie die Rechnung anschliessend mit “Anlegen”.

TIPP: Es kann von intevo auf Wunsch konfiguriert werden, dass negative Akontostände zustande kommen. Es wird geprüft, ob der Akontostand durch die Rechnung unter 0 sinken würde (oder vorher schon unter 0 ist). Dann würde eine Fehlermeldung ausgegeben werden.