Es gibt zwei Möglichkeiten einen Auftrag zu erstellen. Ein Auftrag kann direkt, ohne vorherige Anfrage, erstellt werden oder eine bestehende Anfrage in einen Auftrag umgewandelt werden.

Direkte Auftragserstellung
Über das Modul “Produktion” und mit einem Klick auf “Anfrage/Auftrag” kann ein Auftrag erstellt werden. Im folgenden Fenster “Auftrag” dann die gewünschte “Auftragsvorlage” auswählen. Anschliessend die Auswahl mit ‘Neu’ bestätigen (die Eingabemaske wurde bereits unter “Anfrage erstellen” beschrieben).

Im folgenden Fenster (ebenfalls unter “Anfrage erstellen” erläutert) die entsprechenden Daten eingeben und mit ‘Anlegen’ bestätigen.

Nun können die Daten des Auftragsempfängers eingegeben werden. Bestätigt wird die Eingabe mit “Auftrag erstellen”.

Im nächsten Fenster, von dem nachfolgend nur der obere Teil zu sehen ist, soll der “Titel”, das “Datum”, die entsprechende “Kostenart” und der “Betrag” eingegeben werden. Die Währung wird hier automatisch aus den Finanzeinstellungen für den Job übernommen und muss daher nicht mehr angepasst werden (kann jedoch geändert werden). Mit einem Klick auf den Link “Empfänger auswählen” öffnet sich ein kleines Fenster in dem der Empfänger, Adresse, Versandart etc. gewählt werden kann.

Darunter befindet sich die Eingabemaske zur Spezifikation des Auftrags. Auch hier werden nur jene umrandeten Felder im tatsächlichen Auftrag ausgegeben, die befüllt sind.

Mit einem Klick auf ‘Definitiv’ in der Menüleiste wird das PDF für den Versand erstellt bzw. das E-Mail versandt. Zudem scheint nun der Betrag als “Disponiert” in der Finanzkontrolle auf.

Eine Erklärung zu den weiteren Aktionsfeldern der Menüleiste befindet sich unter “Anfrage erstellen”.

Umwandlung einer bestehenden Anfrage
Um eine bestehende Anfrage in einen Auftrag umzuwandeln, muss die Anfrage geöffnet werden (Details zur Suche unter “Anfrage und Auftrag suchen”).

Mit einem Klick auf den Reiter ‘Empfänger’ können verschiedene Empfänger für die Anfrage hinzugefügt werden, indem auf das grüne Plus geklickt wird. Wenn die Anfragen (1) verschickt wurden und ein passendes Angebot dabei war, kann ein Auftrag erstellt werden – dies geschieht mit einem Klick unten links auf ‘Auftrag erstellen’ (2).

Im folgenden Fenster kann der Lieferant ausgewählt werden, der beauftragt werden soll.

Wenn dann auf ‘Anlegen’ geklickt wird, wird automatisch ein Auftrag erstellt. Dort kann ein “Titel” vergeben werden, das “Datum” selektiert, die “Kostenart“zugewiesen , der “Betrag” eingegeben und gegebenenfalls die Spezifikation nochmals angepasst werden.

Die Eingaben werden mit ‘Definitiv’ abgeschlossen, um den Auftrag zu versenden. Der Auftrag scheint nun auch als “Disponiert” in der Finanzkontrolle auf. Unter disponierten Beträgen versteht man in der Buchhaltung einen Betrag für eine bereits beauftragte Fremdleistung, die über das Modul “Produktion” bestellt wurde, für die es aber noch keine Rechnung gibt.

Erstellung von disponierten Eingangsrechnungen für Aufträge
Beim Erteilen von Produktionsaufträgen an Lieferanten können nun automatisch disponierte Eingangsrechnung in der Höhe der zu erwartenden Kosten erzeugt werden. So ist in der Jobübersicht und im Controlling ersichtlich, dass hier noch Ausgaben zu erwarten sind. Dieses Feature steht zur Verfügung wenn mindestens eine Kostenart für die Verwendung im Produktionsmodul markiert wurde.

Wichtig: In der Fremdrechnung werden auch Rechnungen, die eine beauftragte Fremdleistung (über das Modul ‚Produktion’ bestellt) betreffen, via ‘Spezialfunktion’ ‘Fremdrechnung aus Auftrag erstellen’ erfasst. Diese müssen also nicht mehr gesondert erfasst werden, sondern nur mittels dieser Funktion, sonst erscheinen sie doppelt in der Kontrolle (einmal unter ‚disponiert’ und einmal unter ‚effektiv’).