Neben der Listenansicht steht im Projekt-Modul auch ein Balkenplan zur Verfügung. Im Modul “Projekte” auf den Menüpunkt “Balkenplan” klicken. Bitte beachten Sie, dass es sich beim Balkenplan um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bei Interesse bitten wir um Kontaktaufnahme mit intevo.websolutions.

Der Balkenplan stellt Projekte inklusive der erfassten Aufgaben, Arbeitspakete und Meilensteine auf einer Zeitachse chronologisch dar. Damit können Projekte noch einfacher geplant und bei Bedarf direkt im Balkenplan verschoben werden. Voraussetzung für die Darstellung in Balken ist, dass die Aktivitäten ein Start- und Enddatum haben.

In der Menüleiste unten kann die aktuelle Ansicht des Balkenplans nach einer Änderung aktualisiert oder als PDF-Datei exportiert (auf Anfrage auch auf Ihrem Briefpapier) werden.

Verwendung des Balkenplans
Zuerst werden die Aktivitäten samt Timings und Verantwortlichen unter “Aktivitäten” in Listenform geplant. Damit Ihre Projektplanung auch grafisch dargestellt werden kann, ist es notwendig für alle Aktivitäten jeweils ein Start- sowie Enddatum zu hinterlegen.

Sollte die Spalte für das Startdatum nicht angezeigt werden und ist auch nicht ausgeblendet, so sollte im Modul ‘Admin’ im Menü ‘Einstellungen’ im Reiter ‘Aktivitäten’ die Checkbox ‘Startdatum verwenden’ aktiviert werden.

Basisfilter
Wie bei der Listenansicht unter ‘Aktivitäten’ gibt es auch beim Balkenplan einen Basisfilter mit dem die Ansicht gesteuert werden kann. So entscheiden Sie welche Kunden/Bereiche/Jobs, Aktivitätsstatus und/oder Verantwortlichen angezeigt werden sollen. Natürlich können Sie Ihre Auswertung auch auf das Datum, den Jobstatus, den internen Jobverantwortlichen, Attribute und/oder eine Textsuche beziehen.

Spalten

Was Titel der Aktivität
Erl. Spalte enthält ein Häkchen, wenn die Aktivität erledigt ist, sonst ist sie leer
Wer Kürzel der zuständigen MitarbeiterIn
Von Startdatum der Aktivität
Zeit Konkrete Uhrzeit an dem die Aktivität beginnt (kann vor allem zum Reihen von Aktivitäten, die am selben Tag stattfinden, verwendet werden; kann in der Administration deaktiviert werden)
Bis Enddatum der Aktivität
Zeit Konkrete Uhrzeit an dem die Aktivität endet (vgl. Startzeit)
T
  • Anzahl in Tagen/Monaten und Jahren bis die Aktivität fällig wird. Ist die Zahl bzw. das Fälligkeitsdatum rot so liegt das Enddatum bereits in der Vergangenheit und die Aktivität ist überfällig * bis 9 Monate: Anzahl der Monate bis zum Enddatum der Aktivität – wird jeweils mit einer Zahl und ‘M’ für Monat angegeben
  • Zeitraum bis zur Fälligkeit in Jahren: wird durch Zahl und ‘J’ für Jahre gekennzeichnet
  • Bitte beachten Sie, dass der Zeitraum bis zur Fälligkeit nur innerhalb der ersten 99 Tage auf den Tag genau ist
  • Die Angaben in Monaten bzw. Jahren sind nur als Richtwert anzusehen

Gruppierung/Sortierung
Die ausgewählten Aktivitäten können mithilfe der ‚Gruppierung’ nach Jobbezeichnung, Jobnummer, Kunde, AP Verantwortlichen, AP Startdatum oder AP Enddatum geclustert werden. Im Drop-Down rechts kann die dazugehörige Sortierung vorgenommen werden. Sie können hier festlegen, ob die Ausgabe, auf Basis der Gruppierung und innerhalb der gewählten Gruppierung ab- oder aufsteigend erfolgen soll.

Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Sortierung direkt bei der entsprechenden Spalte vorzunehmen. Klicken Sie auf den Spaltentitel, um nach dem Titel der Aktivität (Was), dem Anfangs-/Enddatum (Von/Bis) oder den Verantwortlichen (Wer) auf- oder absteigend sortieren. Welche Spalte für die Sortierung herangezogen wurde, ist an dem kleinen Dreieck rechts neben der entsprechenden Spaltenüberschrift erkennbar.

Es wird nach dem Titel der Aktivitäten absteigend sortiert.
Die Sortierung erfolgt aufsteigend nach dem Titel der Aktivitäten.

Aus- und Einblenden von Spalten
Neben der Sortierung kann mittels Klick auf das kleine Kästchen neben dem Spaltentitel auch die Anzeige von Spalten angepasst werden. Wenn vor dem Spaltentitel ein Punkt ist wird diese Spalte angezeigt.

Darstellung

1) Kunde: Die unterbrochene Linie stellt die Gesamtdauer aller Aktivitäten der vorliegenden Aktivitäte dar. Die Jobdauer berechnet sich auf Basis der erfassten Aktivitäten. Das beim Job hinterlegte Anfangs- bzw. Enddatum bleibt hier unberücksichtigt.

2) Bereich: zeigt die gesamte Dauer aller Aktivitäten innerhalb dieses Bereichs an

3) Job: der schwarze Balken zeigt die Gesamtdauer aller Jobaktivitäten an

Darstellung anpassen

Mithilfe verschiedenster Optionen kann die Darstellung der angezeigten Aktivitäten und deren Zeitbalken den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Es stehen dafür folgende Funktionen zur Verfügung:

1) Klappen Sie hier Projekte komplett aus oder reduzieren Sie diese auf die oberste sichtbare Ebene.
2) Die Balken können wir folgt eingefärbt werden

  • “Attribut” oder “Verantwortlicher” (muss in der Administration hinterlegt werden)
  • “Datum” (blau für zeitnahe und rot für überfällige Aktivitäten


3) Im Standard wird immer das für die ausgewerteten Aktivitäten passende Zeitfenster ausgegeben. Dieses kann wie folgt angepasst werden:
  • manuelle Anpassung direkt im Datumsfilter
  • Auswahl von vordefinierten Zeiträumen mittels Klick auf “…” (z.B. “Alles”, “Q3 2013” etc.)
  • Verschieben des Zeitraumes nach vor oder zurück über die beiden Pfeiltasten

Mit den Pfeilen können Sie innerhalb des Kalenders vor- und zurück navigieren.
4) Einfaches Wechseln zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Zusätzlich kann die Skalierung ‘automatisch’ ausgewählt werden. Dabei wird immer die für den Bildschirm optimale Skalierung (Tag, Woche oder Monat) und der optimale Zoomfaktor eingestellt.
5) Treffen Sie hier jene Ebenen, die sichtbar sein sollen. Bei “automatisch” wird immer die für den Bildschirm optimale Skalierung (Tag, Woche oder Monat) und der optimale Zoomfaktor verwendet.
6) Mit dem Slider können Sie flexibel die Spaltenbreite der Tage und Wochen anpassen.
7) Arbeitspakete und und Meilensteine werden durch einen dicken Balken dargestellt
8) Aufgaben werden durch einen dünnen Balken dargestellt

Timings ändern
Terminliche Änderungen die im Balkenplan vorgenommen werden, ändern gleichzeitig auch die Listenansicht unter ‘Aktivitäten’.

Bitte beachten Sie, dass jeweils nur die unterste aktuelle angezeigte Ebene verschoben werden kann. Gegebenenfalls können Sie z.B. das Häkchen bei “Aufgaben” in den Darstellungsoptionen oben wegnehmen, wenn Sie Arbeitspakete verschieben möchten.

Balken verschieben
Werden Aktivitätsbalken z.B. in der Mitte des Balkens “gegriffen” und verschoben (Drag & Drop), dann ändert sich das Start- bzw. Enddatum, die Dauer der Aktivität bleibt jedoch unverändert. In diesem Fall erscheint ein Kreuz ähnlicher Pfeil. Damit haben Sie die Möglichkeit logische Abfolgen von Aktivitäten sowie mögliche Abhängigkeiten einfach festzulegen bzw. sichtbar zu machen.

Start-/Enddatum verschieben
Wird das Start-/Enddatum verschoben wird auch die Aktivitätsdauer verändert. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das linke/rechte Ende des Balkens und halten Sie die linke Maustaste gedrückt um das Start- bzw. Enddatum zu ändern. Dieser Pfeil zeigt nur in eine Richtung und unterscheidet sich so vom Kreuz ähnlichen Pfeil.