Bestellungen

  • Das Tool „Bestellungen“ ist dazu da, dass man einfache Bestellungen erfassen kann.
  • Die Aufträge, die man extern vergibt, werden so in der TEAMBOX erfasst.
  • Das Tool generiert aus den gestellten Aufträgen dann eine Agenturinterne Auftragsnummer (= PO Nr.) welche selbst definiert werden kann.
  • Es kann ein PDF und eine Excel-Datei der Bestellungsübersicht generiert werden

Neue Bestellung erfassen

  • Klicken Sie auf den Button ‘Neue Bestellung’
  • Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster in dem sie die Daten für die Bestellung eingeben können:
    • z.B. gibt man den Job an von den man etwas bei einem Lieferanten bestellt hat. Zudem wählt man die Kostenart, einen Text, Betrag, Verrechnung und das Lieferdatum aus.
  • Anschliessend mit ‘Speichern’ bestätigen
  • Nun kann man wenn man die Bestellung mit einem Doppelklick öffnet die Bestellung “Freigeben”. Klicken Sie dazu auf den Button “Freigeben”
    • In diesem Schritt könnte die Bestellung auch mit dem Button “Löschen” gelöscht werden oder mit dem Button “Ablehnen” abgelehnt werden.
  • Die PO Nummer wurde generiert und kann den Lieferanten mitgeteilt werden. Mit Doppelklick auf die Bestellung kann mit dem Button “Drucken” die Bestellung gespeichert werden.
  • Im Controlling können Sie zudem die Spalten zur Bestellung einblenden und erhalten so eine Übersicht über offene/verrechnete Bestellungen.
  • Wenn die Rechnung des Lieferanten gekommen ist, dann können Sie eine Rechnung erfassen in dem Sie die Bestellung mit Doppelklick öffnen und auf den Button “Rechnung” klicken.
  • Sie können das Rechnungsdatum anpassen, die Rechnungsnummer des Lieferanten eingeben sowie den Betrag ändern.
  • Ist die Checkbox bei ‘Bestellung abschliessen’ aktiviert so wird die Bestellung nach Erstellung der Rechnung automatisch abgeschlossen
  • Bestätigen Sie dies mit ‘OK’
  • Es wurde eine Eingangsrechnung mit dem Status “in Bearbeitung” erstellt und die Bestellung hat nun auch den Status “Abgeschlossen”.
    • Hinweis: Mit dem Button “Abschliessen” kann die Bestellung auch ohne eine Rechnung zu erstellen abgeschlossen werden.
  • Rechts gelangen Sie mit einem Klick auf den Link der Rechnung direkt zur Eingangsrechnungs-Maske

TIPP: Um den genauen Auftrag zu beschreiben (was muss der Lieferant genau tun etc.) dann wäre das Modul Produktion eine gute Erweiterung was dann noch viel mehr dazu kann.