FiBu-Schnittstellen

Mit dem FiBu-Exportmodul für die TEAMBOX können Sie die gewünschten Finanzdaten einfach und schnell aus der TEAMBOX exportieren um sie dann in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware zu importieren. In der Standardprogrammierung werden Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen im CSV-Format exportiert, was in den meisten Fällen ausreichend ist.

Sollen spezielle Kundenanforderungen abgebildet werden, so bringt eine spezielle FiBu-Schnittstelle Vorteile.
Hier unterstützen wir derzeit folgende FiBu-Programme:

  • Abacus
  • Bexio
  • BMD Export
  • BOB Export
  • Datev Export
  • FreePay Export
  • MasterFinanz Export
  • RunMyAccounts
  • RZL Export
  • Sage 50 Export

Sie gelangen über das Modul Finanzen und dort mittels Klick auf „Fibu“, zum Fibu-Exportmodul.

Dort finden Sie folgende fünf Reiter: „Rechnung exportieren”, „Erlös-/Aufwandskonten”, „Kostenstelle”, “Steuercodes” „Exportjournal“ und „Einstellungen”. Nachfolgend werden diese Reiter näher beschrieben.

Rechnung exportieren
Hier legen Sie fest, welche Rechnungsdaten für welchen Monat exportiert werden sollen.

Auswahl
Durch die Selektion der entsprechenden Checkboxen entscheiden Sie, ob Sie die Ausgangsrechnungen und/oder die Eingangsrechnungen exportieren möchten.

Die Funktionen und Auswahlmöglichkeiten sind von der jeweiligen Schnittstelle abhängig.

Rechnungsperiode
Wählen Sie zuerst das Monat aus, für das Sie den Export durchführen möchten. In der Auswahlliste finden Sie nur jene Monate in denen auch bereits Rechnungen erfasst wurden. Die Zahl in den Klammern neben dem Monatsnamen zeigt an, wie viele Rechnungen in dem entsprechenden Monat vorhanden sind. Im oben gezeigten Beispiel sind für den Monat April vier Rechnungen erfasst.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mittels Klick auf „Anzeigen“. Sie erhalten nun eine Vorschau der zu exportierenden Rechnungen. Die Rechnungsnummer ist mit der Originalrechnung verlinkt, so können Sie direkt auf die Rechnungsnummer klicken um die dazugehörigen Rechnungen zu öffnen.

Wenn es sich bei der Rechnung um eine Eingangsrechnung handelt, wird der Lieferantenname fett dargestellt, der Rechnungsempfänger wird optisch nicht hervorgehoben. Die Spalte „Konto“ zeigt dann die vordefinierte Kreditorennummer des Lieferanten. Wird in der Spalte eine „0“ angezeigt oder bleibt sie leer, dann ist für den Lieferanten keine Kreditorennummer vorhanden oder noch nicht definiert.

Bei Ausgangsrechnungen wird der Rechnungsempfänger fett geschrieben und der Lieferant nicht hervorgehoben. Die Spalte „Konto“ zeigt in diesem Fall die eingetragene Debitorennummer des Rechnungsempfängers. Wird eine leere Spalte oder eine „0“ ausgewiesen, so wurde die Debitorennummer noch nicht definiert.

Durch einen Klick auf „FiBu-Export“ wird die Exportdatei erzeugt und anschliessend im Browserfenster angezeigt oder direkt am Server gespeichert (Details dazu in „Einstellungen“).

Bei Klick auf “Belegexport” wird eine ZIP-Datei mit den gewählten Belegen gespeichert.

Um die Auswahl anzupassen und zur vorherigen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf „Zurücksetzen“.

Erlös-/Aufwandskonten
Je nachdem, welche Art bei Ihnen konfiguriert ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. In der Rubrik „Erlös-/Aufwandskonten“ weisen Sie Ihren Kostenarten die entsprechenden Erlös- bzw. Aufwandskonten zu. Das ist auch für Fremdwährungserlös und Fremdwährungsaufwand möglich.

Durch Klick auf die entsprechende Kostenart wird diese aktiv und Sie können die Kontonummern eingeben bzw. später auch wieder bearbeiten. Mittels Klick auf das grüne Häkchen werden die Eingaben bestätigt.

Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnung der Kostenart in der TEAMBOX nicht ident mit jener in der Finanzbuchhaltungssoftware sein muss. Entscheidend für eine korrekte Übernahme der Daten ist lediglich die richtige Kontonummer.

2. In der Rubrik „Erlös-/Aufwandskonten“ weisen Sie Ihren Erlöskonten und Aufwandskosten eine eigene Bezeichnung, Erlös-/Aufwandskontonummer, Steuerregion und Kostenarten zu.

Durch Klick auf das 1) grüne Plus entweder bei Erlöskonten oder bei Aufwandkonten kann ein neues Konto angelegt werden. Mittels Klick auf das 2) grüne Häkchen werden die Eingaben gespeichert, bei Klick auf das 3) kleine grüne Plus wird der Datensatz gespeichert und ein neuer kann angelegt werden.

Beim Erstellen einer Rechnungsposition wird nach Auswahl einer Kostenart automatisch das entsprechende Konto vorgeschlagen bzw. stehen mehrere zur Auswahl wenn mehrere hinterlegt wurden. Dies und auch die Auswahl der MWST wird beim Export automatisch übermittelt.

Kostenstelle
Weisen Sie hier den Kostenarten in der TEAMBOX die entsprechende Kostenstelle zu.

Geben Sie in der Spalte „Kostenstelle Erlös“ die Kostenstelle ein, der Erlöse dieser Kostenart zugeordnet werden sollen. In der Spalte rechts davon fügen Sie die Kostenstelle, der ein Aufwand zugeordnet werden soll, ein. Durch Klick auf das grüne Häkchen speichern Sie die Eingaben.

Diese Option steht nicht bei jeder Schnittstelle zur Verfügung und wird daher bei Bedarf für Sie angepasst.

Exportjournal
Der Reiter „Exportjournal“ ermöglicht Ihnen eine Kontrolle der exportierten Rechnungen. Für jede Rechnungsposition wird eine Zeile in der Tabelle erzeugt. Die Vorschau gibt Ihnen nur einen Überblick über die Positionen. Um weitere Details zum Export zu erhalten, ist eine Auswertung mittels PDF oder Excel sinnvoll.

Im Exportjournal kann der Export wieder zurückgesetzt werden.
Der Eintrag im Exportjournal wird somit gelöscht und alle Rechnungen werden wieder für den Export freigegeben.
Im Tab “Exportjournal” einfach den Zeitpunkt des Exports auswählen:

Dann die entsprechenden Rechnungen mit dem Button “Export zurücksetzen” wieder zum Export freigegeben.

Steuercodes/sätze
Diese können im Admin Modul hinterlegt werden: Admin Steuersätze

Einstellungen
Hier können Sie die allgemeinen Einstellungen für das FiBu-Exportmodul festlegen.

  • Exportdatei: Hier wird als Standarddateiname „export.csv“ vorgeschlagen. Sie können diesen jederzeit ändern, müssen jedoch die Endung „.csv“ beibehalten, da sonst die ASCII Datei nicht richtig ausgegeben wird.
  • Exportverzeichnis: Sie können hier den vollständigen Pfad zu einem Ordner auf Ihrem Server eingeben in dem die Datei abgelegt werden soll. Geben Sie hier keinen Pfad an, wird das Exportverzeichnis im Browserfenster angezeigt.
  • aktuelle Rechnungsperiode: Rechnungen können nur innerhalb der ausgewählten Periode definitiv gesetzt werden.
  • Rechnungsperiode nach: Belege können entweder nach Rechnungsdatum oder nach Leistungsdatum gesammelt werden.
  • Konten für “Diverse” verwenden: Wenn Sie diese Checkbox auswählen, werden für jene Rechnungsadressaten, für die kein Kreditoren- bzw. Debitorenkonto definiert wurde (vgl. „Adressen“), die hier angegebenen Diversen Konten verwendet.
  • Exportierte Rechnungen als Exportiert markieren: Bei Aktivierung dieser Funktion werden die exportierten Rechnungen auch als exportiert gekennzeichnet. Damit wird verhindert, dass bereits exportierte Rechnungen nochmals exportiert werden.
    Sinnvoll ist es daher, zuerst einen Testlauf durchzuführen und erst nach der Kontrolle des Exports einen weiteren Export unter Selektion dieser Checkbox durchzuführen. Um das Exportjournal zu verwenden müssen Sie diese Option bei den Einstellungen auswählen, da nur Rechnungen, die mit ‘exportiert’ gekennzeichnet sind, im Exportjournal erscheinen.
  • Monat nach dem Export abschliessen: Das Monat wird nach dem Export abgeschlossen. Rechnungen können vor diesem Monat Definitiv gesetzt werden.
  • Fehlerhafte Rechnungen trotzdem exportieren: Durch Selektion werden auch fehlerhafte Rechnungen exportiert.
    Bitte beachten Sie, dass das zu Problemen beim Import in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware führen kann.
  • Ausführliche Fehlermeldungen: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erhalten Sie für jede Rechnung, die fehlerhaft ist, eine detaillierte Fehlermeldung. Darin wird angeführt, in welchem Feld sich fehlerhafte Daten befinden.
  • Export Dateien mit einem Datum versehen: Definieren Sie hier, ob im Dateinamen der Fibu-Exportdatei auch das Datum und die Uhrzeit des Exports eingefügt werden soll.
  • Rechnungsempfänger immer auswählen: Ein Rechnungsempfänger muss immer ausgewählt werden und mit Daten aus Adressen verknüpft sein.
  • Nur hinterlegte Rechnungsadresse verwenden: Es kann nur die in den Adressen hinterlegte Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers verwendet werden.
  • Nur Kunden als Rechnungsempfänger: Die Auswahl des Rechnungsempfängers kann auf Kunden beschränkt werden.
    Ist diese Option aktiviert:
  • Können in den Finanzeinstellungen unter “Standard-Empfänger” nur Kunden ausgewählt werden.
  • Beim Rechnungsempfänger ist ebenfalls die Auswahl auf Kunden beschränkt.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit ‘Speichern’.

Rechnungsperiode manuell abschliessen
Im Menü FiBU gibt es einen Reiter “Monat abschliessen”. Zusätzlich kann konfiguriert werden, ob sich das Abschliessen der Monate auf Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beides auswirken soll.

Anmerkung: Die Einstellungen sind von der Schnittstelle abhängig und können daher von den beschriebenen Optionen abweichen.

Die Kreditoren- bzw. Debitorenkontonummer kann hinterlegt werden. Sollte hier kein Konto angegeben sein, wird die Rechnung beim Datenexport einem optionalen Diversen Konto zugewiesen (vgl. “Einstellungen”).

Erfassen von Debitoren/Kreditnummern
Das erfassen für die Debitoren bzw. Lieferanten findet in den Adressen statt. Siehe dazu: Firma erfassen.

Controlling

  • Rechnungen können statt nach dem Rechnungsdatum nach dem FiBu-Export Datum ausgewertet werden.
  • Zeitraumfilter-Modus kann wie folgt geändert werden:
    • Zeitraum (Rechnungsdatum)
    • Zeitraum (Leistungserbringungsdatum)
      • Welcher Modus als Standard voreingestellt ist, wird von folgender Option vorgegeben: FiBu > Einstellungen > Rechnungsperiode nach (siehe weiter oben bei den Einstellungen)