Die folgenden Kapitel sollen Ihnen das Finanzmodul und die zur Verfügung stehenden Funktionen näher bringen.
In der Einführung erhalten Sie einen Überblick über den Workflow, den das Finanzmodul abbildet und zentrale Begriffe der TEAMBOX werden im Glossar erklärt.
Alle weiteren Kapitel beschreiben, die einzelnen Menüpunkte und bieten eine “Schritt-für-Schritt-Anleitung” zum Erstellen von Kostenvoranschlägen, Rechnungen, das Abrufen von Reports und vieles mehr.
Bitte beachten Sie auch, dass es durch Einstellungen, die beim Einrichten der TEAMBOX vorgenommen wurden, zu Abweichungen kommen kann.
Einführung – Finanzmodul
Um die Prozesse zu verstehen, die das Finanzmodul abbildet und in das es eingebunden ist, finden Sie hier einen Überblick über die kommerziellen Tätigkeiten, bei denen die TEAMBOX Sie unterstützt.
Budget planen
Diese Funktion dient der Umsatzschätzung für Ihre Agentur. Üblicherweise wird die Budgetierung am Jahresbeginn für jeden Kunden durchgeführt und kann dann, je nachdem wie genau die Planung sein soll, weiter detailliert werden.
Optional können Sie in Ihrer TEAMBOX zwei Ansichten darstellen. Die „Kundensicht“, die die budgetierten Agentur- und Fremdleistungen zeigt sowie die „Agentursicht“, die nur die Agenturleistungen anzeigt.
Job erfassen
Die Erfassung von neuen Jobs ist eigentlich nicht Teil des Moduls ’FINANZEN’, ist aber die Voraussetzung, um die späteren Arbeitsschritte durchführen zu können. Details dazu finden Sie unter Job erstellen und bearbeiten.
Kostenvoranschlag erstellen
Erstellen Sie mit der TEAMBOX einen Kostenvoranschlag (KV) und senden Sie ihn an Ihren Kunden. Sollte der Kunde noch Anpassungen wünschen, ist auf Basis der ersten Version rasch eine zweite erstellt. Und um Zeit zu sparen, können Sie häufig in ähnlicher Form benötigte KVs als Vorlage abspeichern.
Akontorechnung erstellen
Häufig wird dem Kunden bereits vor Fertigstellung des Jobs ein Teilbetrag in Form einer Akontorechnung in Rechnung gestellt. Auch hier hilft Ihnen die TEAMBOX, diese rasch zu erstellen, zu versenden und den Überblick zu behalten.
Lieferantenrechnung erfassen
Erfassen Sie alle Lieferantenrechnungen, die Sie den Jobs zuordnen können. Dadurch ist gewährleistet, dass Sie immer über eine aktuelle Budgetkontrolle verfügen und im Controlling jederzeit einen Überblick über die tatsächlichen Kosten haben. Die TEAMBOX bietet auch die Möglichkeit, wie in der Schweiz üblich, zur Weiterleitung der Fremdrechnungen ein Bordereau (eine Art ‚Lieferschein’) zu generieren.
Agenturrechnung erstellen
Nach der Leistungserbringung durch Ihre Agentur legen Sie eine Agenturrrechnung. In diese können Sie die entsprechenden KVs oder Positionen daraus übernehmen. Auch Out of Pocket (OOP) und Akontozahlungen können in der Agenturrechnung berücksichtigt werden.
Kontrolle/Nachkalkulationen durchführen/Reports generieren
Mit der TEAMBOX stehen Ihnen umfassende, hilfreiche Kontrollsysteme zur Verfügung. Sofort nach der Anlage eines Jobs, scheint dieser in der Kontrolle auf. Mit dieser Funktion haben Sie stets einen Überblick über Ihre Aufwände und Erträge. Das Feature ‚Report’ bietet Ihnen eine breite Auswahl an individualisierbaren Standardreportings, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen können. Und unter ‚Budget’ können Sie laufend die genehmigten Etats mit den tatsächlichen Aufwänden vergleichen.