Im Folgenden wird anhand der Erfassung eines “Kunden” erläutert, wie eine Firma in die TEAMBOX eingetragen wird. Die Arbeitsschritte für “New Business” und “Geschäftspartner” sind weitestgehend die selben. Sollte es Unterschiede geben, wird auf diese hingewiesen.
Zu beachten: Ob und bis zu welchem Grad Firmen erfasst werden können, hängt von der gesetzten Berechtigung ab.
Im Adressmenü oder direkt in der Adressansicht “Neue Firma” anklicken.
Hier den “Firmennamen” sowie “Vorname” und “Zuname” der Kontaktperson eingeben. Sollte keine Kontaktperson oder Firmenname vorhanden sein, kann das Eingabefeld frei gelassen werden.
Mittels Klick auf “Suchen” kann überprüft werden, ob die TEAMBOX in den Adressen einen oder mehrere ähnliche Kontaktdaten findet. Dies soll verhindern, dass Kontaktdaten mehrfach erfasst werden (Dublettenkontrolle). Sollte der Kontakt tatsächlich schon bestehen, kann dieser direkt angeklickt und bearbeitet werden. Wenn nicht, wird mit einem Klick auf “Neu” die Eingabe bestätigt und somit ein neuer Datensatz angelegt.
Im folgenden Fenster “Kunde anlegen” muss der Status der neuen Firma auf “Kunde” geändert werden, da die TEAMBOX beim Anlegen einer neuen Firma automatisch den Status “Geschäftspartner” auswählt. Sollte es ein New Business Kontakt sein muss im Drop-down “New Business” ausgewählt werden bzw. “Geschäftspartner” lassen wenn es sich um keinen Kunden oder New Business Kontakt handelt.
Bei diesem Fenster können dann weitere Details zur Firma (bei diesem Fallbeispiel zum Kunden) angegeben werden. Bei den meisten Eingabefeldern handelt es sich um optionale Eingaben. Die Kundennummer und das Kundenkürzel sind jedoch bei der Anlage eines Kunden zwingend (Zusammenhang mit Jobnummer und -selector).
- Kürzel / Nummer: (diese Daten werden bei “New Business” und “Geschäftspartner” nicht erfasst)
- Das Kundenkürzel (max. 15 Zeichen) dient der Identifikation eines Kunden innerhalb der TEAMBOX (beispielsweise in Drop-down Menüs). Es ist daher ratsam hier eine möglichst aussagekräftige Kurzbezeichnung für den Kunden einzugeben.
- Als “Kundennummer” wird die nächste verfügbare Nummer vorgeschlagen. Diese kann natürlich auf eine andere freie Kundennummer geändert werden (der Kundennummernbereich liegt zwischen 1 und 999). Zu beachten ist, dass einmal vergebene Kundennummern nachträglich nicht mehr geändert werden können!
- Wenn der Kunde nicht aktiv sein soll, ist es möglich die Checkbox vor “aktiv” zu deaktivieren.
- Branche: Im Dropdown Menü die passende Branche auswählen.
- Zahlungsfrist (Lieferant): Die hier angegebene Zahlungsfrist wird bei dem Erfassen einer Eingangsrechnung automatisch vorgeschlagen.
- MWST-Nr./USt-IdNr./UID: Hier wird die Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Mehrwertsteuernummer eingegeben, um diese bei Bedarf über die Kontaktsuche aufrufen zu können. Da diese in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterschiedlich bezeichnet werden, befinden sich hier alle drei Begriffe.
- Priorität: Bei der Anlage eines New Business Kontakts gibt es auch die Möglichkeit Prioritäten für einen neuen Kontakt zu vergeben. Die Vergabe von Prioritäten ermöglicht es, potentielle Kunden in Gruppen zu unterteilen und so zwischen weniger wichtigen, wichtigen und sehr wichtigen Potentialkunden zu unterscheiden. Je höher die Zahl der Priorität ist, die für einen New Business Kontakt vergeben wird, desto wichtiger ist dieser Kontakt für die Agentur.
- FiBu: Hier kann eine Debitorenkontonummer hinterlegt werden und einer Kontenart zugeordnet werden, sowie das Kreditorenkonto.
Die Eingabe wird mit “Anlegen” bestätigt. Im nächsten Fenster “Kontaktperson” (vgl. dazu Kontaktperson erfassen) können noch weitere Details zur Kontaktperson eingegeben werden.
Nach der Bestätigung mit “Anlegen” ist der Kunde inklusive Kontaktperson angelegt und es erscheint folgende Adressansicht. Diese erscheint auch, wenn die Firma, wie unter Adresssuche beschrieben, gesucht wird.
Details zur Ergänzung und Bearbeitung der Firmen- und der Personendaten befinden sich unter Adressbearbeitung und Customer Relationship Management.