Die TEAMBOX Funktion ‚Forecast’ hilft bei der Planung und Kontrolle des Incomes. So kann am Beginn des Jahres eine erste Incomeplanung erstellt und diese dann im Laufe des Jahres durch die Erstellung neuer Versionen beliebig oft verfeinert werden. Das einfache Umschalten zwischen Forecast und IST-Daten ermöglicht ein rasches Controlling der Planung.

Erstellung von Forecasts Im Modul ‚FINANZEN’ wird der Menüpunkt “Forecast” ausgewählt. Im Forecast wird wie folgt vorgegangen:

  • in der Button-Leiste auf ‘Neuer Forecast’ klicken und unter ‚Jahr’ das gewünschte Kalenderjahr auswählen. Standardmässig wird hier das laufende Jahr vorgeschlagen.
  • Unter ‚Ab Monat’ wird festgelegt, ab welchem Monat geplant werden soll. Das ist dann hilfreich, wenn während des Jahres ein Forecast erstellt werden soll. Für die Monate davor können dann die Ist-Werte angezeigt werden.
  • Im Standard werden Forecasts mit dem Jahr und dem Monat bezeichnet, ab dem diese erstellt wurden. Der ‚Kommentar’ ist eine Ergänzung dazu und hilft dabei, unterschiedliche Versionen besser zu unterscheiden.
  • Die Funktion der Checkbox ‚Diesen Forecast als Basis verwenden’ (und Notizen übernehmen) wird weiter unten beschrieben.
  • Nun kann mit der Erstellung des Forecast gestartet werden – dazu werden einfach für jeden Kunden die erwarteten monatlichen Umsätze eingegeben.
  • Wenn die Eingaben beendet sind und der Forecast nicht mehr geändert werden soll, wird unten auf ‚Definitiv’ geklickt. Zu beachten ist, dass ‚definitive’ Forecast nicht mehr geändert werden können.

1) Jan-Dez: Hier können für jeden Kunden die erwarteten monatlichen Umsätze eingegeben werden. Pro Kunde kann detailliert nach Bereichen geplant werden. Näheres dazu befindet sich weiter unten unter “Detaillierte Umsatzeingabe”.

2) Q1-Q4: Schon während der Eingabe können rechts die geplanten Kundenumsätze pro Quartal und Jahr abgelesen werden.

2.1) Spalte Rest-Jahr: In dieser Spalte wird die Summe der Monate die bearbeitet werden ausgegeben. (im Screenshot nicht abgebildet)

3) Total: Am unteren Rand des Fensters ist die Summe für jeden Monat, jedes Quartal sowie die Summe über das gesamte Jahr ersichtlich.

4) Jahr: Hier wird das gewünschte Jahr ausgewählt, für das ein Forecast angezeigt werden soll. Forecast Version: Hier können Sie aus allen Forecastversionen des jeweiligen Jahrs wählen.

5) Vergleichswerte: Hier können andere Forecast Versionen ausgewählt werden, die als Vergleichswerte in separaten Zeilen angezeigt werden sollen. Bei aktivieren der Checkbox “Nur definitive Forecasts” werden nur jene im Drop-Down Menü angezeigt.

Wurden mehrere Vergleichswerte ausgewählt können diese mit dem [+][-] Symbol ein-/ausgeblendet werden.

6) Differenzen: Werden Vergleichswerte (zB.: IST) eingeblendet, kann auch die Differenz zum Forecast als zusätzliche Zeile angezeigt werden (siehe Screenshot bei Punkt 5).

7) IST / Forecast: Hier kann zwischen ‚Forecast’ und ‚IST Daten’ umgeschalten werden. Dies gilt für jene Monate, die vor dem Planungsstart des angezeigten Forecasts liegen. IST Ausgabe nach: Hier kann ausgewählt werden, ob die IST Daten im Monat der Leistung (‚Leistungserbringung’) oder im Monat der Rechnung (‚Rechnungsdatum’) ausgegeben werden sollen.

8) Spalte Notiz: pro Kunde oder Bereich können Notizen zum Forecast hinterlegt werden. Die Notizen werden über ein Icon symbolisiert und können auf Klick und Mouseover gelesen werden.

9) Button-Leiste:

  • Aktualisieren: Aktualisiert die Ansicht, z.B. nach einer Änderung im Filter
  • Neuer Forecast: Ein neuer Forecast wird erstellt
  • PDF: Die angezeigten Daten können als PDF exportiert werden (Forecast und eingeblendete Vergleichswerte). Excel: Die angezeigten Daten können als Excel exportiert werden (Forecast und eingeblendete Vergleichswerte). Definitiv: Wenn ein Forecast nicht mehr geändert werden soll wird er hiermit ‘Definitiv’ gesetzt und kann somit nicht mehr geändert werden.
  • Löschen: Löscht den gesamten Forecast

Detaillierte Umsatzeingabe
Pro Kunde kann detailliert nach Bereichen/Jobs geplant werden. D.h. die Forecast Zahlen der Bereiche werden automatisch auf den Kunden aufsummiert. Die Eingabe der Details ist optional.

Mit einem Klick auf den Kundennamen kann in den Bereich bzw. mit einem weiteren Klick auf dem Bereich kann in den Job gewechselt werden. Die hier eingegeben Werte summieren sich auf den Kunden in den Ebenen auf = Job -> Bereich -> Kunde. Wurde demnach bei der Job Ebene ein Umsatz eingegeben kann dieser nur dort geändert werden und nicht in der Bereich Ebene.

Beispiel:
Im folgenden Beispiel wurde ein Umsatz von 1’000 in der Job Ebene eingegeben und mit dem Klick auf den Kundennamen wird wieder zurück in den Bereich gegangen. Die eingegebenen Werte werden hier grau dargestellt und ein Tooltop weist daraufhin dass die Beträge in einer unteren Ebene erfasst wurden.
Mit einem Klick auf das ‘X’ erscheint wieder die gesamte Kundenübersicht.

Tipp: In den Eingabefeldern lässt sich wie im Excel navigieren.

Shift-Enter = eine Zelle nach oben Shift-Tab = eine Zelle nach links Tab = eine Zelle nach rechts

Forecast auf Basis bestehender Werte erstellen
Soll während des Jahres ein neuer Forecast erstellt werden, kann dies auf Basis einer bestehenden Version erfolgen. Die Vorgangsweise ist wie folgt:

  • Im Filter jene Version auswählen, die als Basis für den neuen Forecast dienen soll.
  • Nach Klick auf ‚Neuer Forecast’ wird der Start des Planungszeitraums ausgewählt und ggf. ein Kommentar vergeben. Die Checkbox ‚Diesen Forecast als Basis verwenden’ muss selektiert werden.
  • Nun kann auch die Checkbox “Notizen übernehmen” aktiviert werden.
  • Im nächsten Schritt können nun die vorgeschlagenen Werte nach eigenen Wünschen angepasst werden. Dies ist natürlich erst ab dem Monat möglich, mit dem die Planung startet.
  • Die Anzeige der ‚IST Daten’ kann im Filter ausgewählt werden. Bei grün dargestellten Werten wurde der Forecast übertroffen, rote Werte hingegen liegen unter der ursprünglichen Planung.

Tipp: Bei Mouseover über einen Wert wird der jeweilige Forecast-Wert in einem Tooltip angezeigt.

Vergleich mit anderen Forecasts oder mit IST Daten
Für Vergleiche mit anderen Forecasts oder auch mit IST Daten können diese in gesonderten Zeilen ausgegeben werden. Dies kann unter anderem dann hilfreich sein, wenn die Planung für das aktuelle Jahr auf Basis der IST Zahlen des Vorjahres vorgenommen werden soll.

Optional:

Bei Interesse, wenden Sie sich bitte an support@intevo.net.

Spalte Budget
Auf Wunsch ist es Möglich eine Spalte ‘Budget’ einzublenden. In dieser Spalte wird das in der TEAMBOX unter “Budget” hinterlegte Agenturbudget eines Kunden des aktuellen Jahres angezeigt. Der Budgetbetrag wird im Vergleich mit dem Total Forecast eingefärbt (Forecast > Budget: grün, Forecast < Budget: rot).

Bestätigungsworkflow
Neue Forecast Versionen können von den Mitarbeitenden bearbeitet werden, der Zugriff ist dabei auf die Kunden beschränkt die sie durch ihre Funktion sehen dürfen. Sobald die Version vom User „bestätigt“ wurde, hat er nur mehr lesenden Zugriff darauf.
Mit einem Klick auf den Button ‘Bestätigt’ kann der Forecast nicht mehr von dem Mitarbeitenden bearbeitet werden und eine Meldung generiert werden. Der Meldungsempfänger kann, wenn die entsprechende Berechtigung gesetzt ist, den Forecast ‘Definitiv’ setzen. Eine weitere Bearbeitung ist nun nicht mehr möglich.

Bei jeder Forecast Version wird angezeigt, welche User die Version bereits bestätigt haben.

Teams
Teams sind Zusammenstellungen von Mitarbeitern die in der Admin festgelegt werden. Mehr Informationen zu Teams befinden sich hier.