Wie bereits erklärt werden in der TEAMBOX Rechnungen grundsätzlich immer für einen Kunden > einen Bereich > Job angelegt.
Aus Gründen der Effizienzsteigerung ermöglicht die TEAMBOX diese Rechnungen vorerst von einer zentralen Stelle erfassen zu lassen.
Erst in einem zweiten Schritt werden diese dann von den Verantwortlichen den entsprechenden Jobs zugeteilt.
Um eine Fremdrechnung vorzuerfassen, wählen Sie das Finanzuntermenü “Eingangsrechnung” aus. Dort selektieren Sie im Drop-Down Menü den Kunden dem die Rechnung zugeordnet werden kann.
- Mit dem Button “Neu” in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
- Wenn ein Beleg (z.B.: eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Fremdrechnung eingetragen werden können.
Im Drop-Down Menü “Rechnungsart” kann Fremdrechnung ausgewählt werden.
Es erscheint eine Eingabemaske, in der nun der Lieferant und die Rechnungsdetails erfasst werden müssen. Nähere Informationen zu den Feldern befinden sich im Artikel Kostenvoranschlag.
Details über den Dateiupload eines Originalbeleges befinden sich im Artikel Dateiupload.
Mit ‘Abbrechen’ erscheint wieder die Liste der erfassten Rechnungen. Mit Klick auf die entsprechende Rechnung kann später die Zuteilung auf den Job gemacht werden.
Die noch nicht zugeteilten Rechnungen können Sie als Übersicht im Menü ‚Report’ einsehen. Direkt ansehen und gleich zuteilen, können Sie die Rechnungen, indem Sie unter ‚Eingangsrechnungen’ den Kunden selektieren und sich dann ‘alle Rechnungen’ im Status ‘in Bearbeitung’ anzeigen lassen. Mit Klick auf die Rechnung, kann Sie anschliessend dem Bereich und Job zugeteilt werden.
Es besteht die Möglichkeit zu konfigurieren, dass beim Genehmigen eines definitiven KVs die Checkbox “Disponierte FRs erstellen” zur Verfügung steht.
Wird diese angehakt, werden automatisch disponierte FRs erstellt. Mehr dazu im Artikel: Disponierte FR aus Kostenvoranschlägen erzeugen