Kostenarten

Kostenarten kommen im Finanzmodul zur Anwendung. Sie dienen zur Erstellung von KVs und Rechnungen sowie zur Erfassung von Eingangsrechnungen. In der Regel unterscheiden sich die Kostenarten von den Leistungsarten, die in der Zeiterfassung verwendet werden, können aber auch (ganz oder teilweise) die selben sein.

Kostenarten (können) mehreren Funktionen dienen:

  • Controlling und Reporting: Sie bestimmen, für welche Kostenarten Sie detailliertere Auswertungen benötigen.
  • Strukturierung und Zwischensummen: optional können Sie KVs und Rechnungen nach Kostenarten strukturieren, die KV- und Rechnungspositionen unter der entsprechenden Kostenart zusammenfassen und dafür auch Zwischensummen bilden.

Im Tab “Kostenarten” wird bestimmt welche Kostenarten in der TEAMBOX zur Verfügung stehen sollen, und welche Eigenschaften diese besitzen.

1) Die Kostenarten, die grau hinterlegt und durchgestrichen sind, sind inaktiv. Diese werden nur angezeigt wenn rechts oben die Checkbox bei “nur aktive” NICHT gesetzt ist.

2) Anlegen/Bearbeiten einer Kostenart
Zum Bearbeiten einer Kostenart reicht es dieses anzuklicken. Eine neue Kostenart kann mit einem Klick auf das grüne Plus hinzugefügt werden.

In beiden Fällen öffnet sich der Bearbeitungsmodus einer Kostenart und die folgenden Felder können editiert werden:

  • Bezeichnung: Hier einen Namen eingeben unter dem die Kostenart in der TEAMBOX auf scheint. Dies ist ein Pflichtfeld. Wird hier kein Text eingegeben, so können die Daten nicht gespeichert werden. Vorsicht: Wenn die Bezeichnung einer bestehenden Kostenart geändert oder gelöscht wird, wirkt sich das Ändern bzw. Löschen auch auf bereits bestehende Dokumente (wie bspw. Rechnungen und KVs) aus. Nur dann löschen oder ändern der Bezeichnung bestehender Kostenarten, wenn die Änderung in den bestehenden Dokumenten gewünscht ist.
  • Funktion: Falls die Kostenart eine spezielle Funktion erfüllen soll, so kann dies hier ausgewählt werden.
    Zur Auswahl stehen folgende Funktionen:
    Honorar: Falls auf andere Kostenarten ein gehobene Honorare unter dieser Kostenart abgerechnet werden sollen.
    • BK: Unter dieser Kostenart werden Beraterkommissionen abgerechnet.
    • Akonto: Ein gehobene Akontozahlungen werden unter dieser Kostenart abgerechnet.
    • Rabatt: Unter dieser Kostenart werden Rabatte abgerechnet.
    • Aufschlag: Wenn Aufschläge auf andere Kostenarten unter dieser Kostenart abgerechnet werden sollen.
    • Vorerfassung: Hier wird festgelegt welche Kostenart für die Vorerfassung festgelegt werden soll.
    • Ignorieren: Diese Funktion bewirkt im KV bei Positionen mit dieser Kostenart folgendes:
      • Beträge erscheinen im Benutzerinterface in Klammer, Kursiv und Grau
      • Beträge erscheinen standardmässig als “0” im PDF – kann mittels einfacher Formularanpassung auch ganz weg geblendet werden oder durch den eingegebenen Betrag ersetzt werden
      • Beträge haben keinen Einfluss auf das Total
      • Beträge haben keinen Einfluss auf das Controlling
      • Wird von Ihrem Kunden dann eine Option aus dem KV gewählt, kann die entsprechende Position einfach auf die richtige Kostenart geändert werden und schon verhält sich die Position wie üblich (Einbeziehung ins Total und Controlling etc.). Die Position mit der ersten Option kann im Angebot dann einfach gelöscht werden.

Bei Interesse an einer Funktion wenden Sie sich bitte an das support@teambox.eu Team.

  • Agenturl.: Diese Checkbox regelt, ob es sich bei dieser Kostenart standardmässig um eine Agenturleistung handelt (im Gegensatz zu Fremdleistungen). Diese Einstellung kann bei jeder Rechnungsposition wieder an- bzw. abgewählt werden.
  • Honorar: Diese Checkbox regelt, ob auf diese Kostenart Honorare ein gehoben werden können. Diese können dann auf eine mit Funktion “Honorar” versehene Kostenart abgerechnet werden. Die Einstellungen dafür, genauso wie der Prozentsatz des Honorares können im Finanzmodul unter “Einstellungen > Prozentsätze” für jeden Kunden/Bereich/ Job individuell gesetzt werden.
  • Aufschlag: Hier die Checkbox aktivieren, falls auf diese Kostenart ein Aufschlag ein gehoben werden kann. Diese Aufschläge können dann auf eine mit der Funktion “Aufschlag” versehene Kostenart abgerechnet werden. Die Einstellungen dafür, genauso wie der Prozentsatz des Honorars können im Finanzmodul unter “Einstellungen > Prozentsätze” für jeden Kunden/Bereich/Job individuell gesetzt werden (z.B: Summe pro Kostenart oder Aufschlag pro Position). Im Gegensatz zu Honoraren werden Aufschläge direkt auf der gleichen Rechnung verrechnet.
  • Produktion: Diese Checkbox regelt, ob diese Kostenart im Produktionsmodul beim Erstellen eines Auftrages auswählbar ist.
  • Aktiv/Inaktiv: Mit dem grünen Kreis Icon kann die Kostenart aktiviert bzw. deaktiviert werden. Nach dem Deaktivieren steht die entsprechende Kostenart bei der Rechnungserstellung nicht mehr zur Verfügung. In bereits bestehenden “definitiven” Rechnungen ändern sich die Kostenarten dadurch nicht. Lediglich Rechnungen die noch in Bearbeitung sind, verlieren die Verknüpfung zur deaktivierten Kostenart. Hier sollte noch eine andere aktive Kostenart als Ersatz ausgewählt werden, bevor die Rechnung “definitiv” gesetzt wird.

Auf der rechten Seite stehen mit Hilfe der Icons folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
: Zum Bestätigen der getätigten Eingaben. Vorsicht: Erst durch Klick auf “Ändern” in der Auswahlleiste unten werden die Änderungen gespeichert und in die TEAMBOX übernommen
: Zum Verwerfen der Eingaben.
: Zum auf- oder abwärtsverschieben der Kostenart in der Liste. Die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in der die Kostenarten in der TEAMBOX angezeigt werden.
: Zum Inaktiv-setzen einer Kostenart
: Zum Aktiv-setzten einer Inaktiv-setzen der jew. Kostenart.

Button-Leiste:
‘Sortieren’: Sortiert die Kostenarten alphabetisch – die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in der TEAMBOX

Wichtig: die gespeicherten Änderungen werden erst beim nächsten Einloggen in die TEAMBOX aktiv. Um die Änderungen sofort wirksam zu machen, sollte in Ihrer TEAMBOX auf das “Zahnrad-Symbol” gedrückt und in der Liste “Reset” ausgewählt werden.