Im Tab “Leistungen” wird festgelegt welche Leistungsarten in der Zeiterfassung zur Verfügung stehen sollen.
Anlegen/Bearbeiten einer Leistung:
Zum Bearbeiten einer Leistung wird diese angeklickt.
Durch Klick auf das grüne Plus am Ende der Liste wird eine neue Leistung hinzugefügt.
In beiden Fällen ist der Bearbeitungsmodus einer Leistung geöffnet und folgende Felder können editiert werden:
- Bezeichnung: Hier einen Namen angeben unter dem die Leistung in der TEAMBOX auf scheint. Dies ist ein Pflichtfeld d.h. wird hier kein Text eingegeben, so können die Daten nicht gespeichert werden. Vorsicht: Wenn Sie die Bezeichnung einer bestehenden Leistung ändern oder löschen, wirkt sich das Ändern bzw. Löschen auch auf bereits bestehende Dokumente (wie bspw. Rechnungen und KVs) aus. Bitte löschen oder ändern Sie die Bezeichnung bestehender Leistungen nur dann, wenn die Änderung in den bestehenden Dokumenten gewünscht ist.
- Art: In diesem Drop-Down Menü kann ausgewählt werden, ob es sich um eine interne oder externe Leistung handelt. Dies ist ein Pflichtfeld d.h. wird hier nichts ausgewählt, so können die Daten nicht gespeichert werden.
- intern: Diese Leistungen können nur auf die Agentur selbst erfasst und nicht weiter verrechnet werden (Leistungen, die keinem Job zuordenbar sind wie “Arztbesuch” oder “interne Meetings”); interne Leistungen werden NICHT mit einer Kostenart verknüpft
- extern: Diese Leistungen beziehen sich auf Jobs; eine Zuweisung zu einer Kostenart ist hier notwendig (für sinnvolles Controlling!)
- Kostenart: Mit diesem Drop-Down Menü wird die Leistung einer Kostenart zugeordnet. Diese Zuordnung der Leistung zu einer Kostenart ist erforderlich um folgende Funktionen nutzen zu können:
- Verrechnung von Leistungen: Beim Verrechnen von Leistungen werden diese auf der Rechnung automatisch als Position der verknüpften Kostenart aufgelistet.
- Kontrolle: Im Controlling scheinen die erfassten Leistungen unter der verknüpften Kostenart auf, was eine bessere Kosten/Nutzen Gegenüberstellung ermöglicht. Hinweis: diese Funktion ist erst dann sinnvoll nutzbar, wenn alle externen Leistungen einer Kostenart zugeordnet sind! Ordnen Sie nicht alle externen Leistungen einer Kostenart zu kann dies zu einem unsauberen Controlling führen. Wenn eine Ihrer Leistungen (z.B. “Besprechung”) mehreren Kostenarten zugeordnet werden soll (z.B.: “Administration” und “Kreation”) so kann dies durch Anlegen von zwei Leistungen (z.B.: “Besprechung – Administration”,“Besprechung – Kreation”) und Zuordnung zur entsprechenden Kostenarten realisiert werden.
- Kostenstelle (konfigurierbar): Pro Leistung kann eine Kostenstelle hinterlegt werden. Die Kostenstelle kann dann im Leistungsreport als eigene Spalte ausgegeben werden.
- Abteilung (optional): Hier kann festgelegt werden, für welche Abteilungen die entsprechende Leistung relevant ist und daher bei der Zeiterfassung zur Auswahl stehen soll. Damit können die zur Auswahl stehenden Leistungen bei der Zeiterfassung auf einige wenige reduziert werden.
- Info: Mit dem Aktivieren der Checkbox wird festgelegt, ob bei der Zeiterfassung, eine Eingabe in das “Informationsfeld” für die entsprechende Leistung verpflichtend ist. Der Mitarbeitende kann in diesem Fall keinen Zeiteintrag abspeichern ohne eine Information eingegeben zu haben. (Erfassung der Arbeitszeit)
Im Bearbeitungsmodus einer Zeile stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
: Zum Bestätigen der getätigten Eingaben
: Zum Verwerfen der Eingaben (abbrechen)
: Zum auf- oder abwärts Verschieben in der Liste. Die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in der die Leistungen in der TEAMBOX angezeigt werden.
: Aktivieren einer Leistung
: Inaktiv setzen einer Leistung
Button-Leiste ‘Sortieren’:
Sortiert die Leistungen: zunächst nach internen/externen Leistungen, danach alphabetisch nach der Bezeichnung – die Reihenfolge hier entspricht der Reihenfolge in der TEAMBOX
Wichtig: die gespeicherten Änderungen werden erst beim nächsten Einloggen in die TEAMBOX aktiv. Um die Änderungen sofort wirksam zu machen, kann dies mittels “Reset” gemacht werden (zu finden per Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts).