Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit erfasste Arbeitsstunden, die auf Leistungen erfasst wurden, direkt in die Agenturrechnung zu übernehmen. Wählen Sie dazu in der Eingabemaske der Agenturrechnung im Drop-Down Menü oben, die Spezialfunktion “Leistungen verrechnen” aus.

Es erscheinen so zunächst alle Leistungen, die bereits in der Zeiterfassung für den entsprechenden Job erfasst, jedoch noch nicht weiter verrechnet wurden.

  • Um die Einträge einzeln und detailliert anzuzeigen klicken Sie auf das graue Dreieck links vor der Leistung, Sie sehen dann alle auf dieser Leistung vorhandenen Einträge, sowie den jeweiligen Mitarbeiter und das Datum an dem die Leistung erbracht wurde.

Standardmässig wird für jeden Eintrag eine Position erstellt. Wenn die Leistung mit einer Kostenart verknüpft ist, so wird eine Position mit dieser Kostenart angelegt. Indem Sie ein Häkchen vor den einzelnen Leistungen bzw. Einträge setzen, wählen Sie aus, welche Leistungen in die Rechnung übernommen werden.

Folgende Optionen stehen weiters zur Verfügung:

  • Ebene: Sie haben die Möglichkeit Leistungen, die für einen anderen Bereich bzw. Job innerhalb des gewählten Kunden erfasst wurden, in die Rechnung zu übernehmen.
  • Jobstatus: bietet die Möglichkeit, die verrechenbaren Leistungen auf einen bestimmten Jobstatus einzuschränken.
  • Position/en erstellen: Mit dieser Auswahl bestimmen Sie, wie die gewählten Zeiteinträge in der Rechnung dargestellt werden.
    • Damit alle Zeiteinträge in der Rechnung angeführt werden, wählen Sie Position/en erstellen für ‘Zeiteintrag’. So wird für jeden gemachten Zeiteintrag eine eigene Zeile in die Rechnung eingefügt.
    • Für eine Jobweise Anordnung wählen Sie ‘Job’ aus. Diese Auswahl steht Ihnen jedoch nur dann zur Verfügung, wenn Sie sich alle Leistungen für den gewählten Kunden bzw. Bereich anzeigen lassen. Andernfalls können Sie anstatt des Jobs die Leistung auswählen. Es wird hier pro Job eine Kostenart angelegt und im Text der dazugehörige Job ausgewiesen.
    • Wählen Sie Position/en erstellen für ‘Leistung’ aus um jeweils eine Position pro Leistung zu erhalten. Es werden hier pro Position immer die Kostenart und im Text die dazugehörige Leistung ausgewiesen.
    • Um die erfassten Leistungen nach Tarifen gruppiert abzurechnen wählen Sie `Tarif` aus.
    • Um alle zu verrechnenden Leistungen gesammelt auszuweisen wählen Sie ‘Gesamtsumme’ aus, so wird nur eine Position erstellt.
  • Zeitraum: Standardmässig werden alle erfassten Leistungen aufgelistet, hier haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Auflistung auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken.
  • Zwischentitel & Summen einfügen: Bei aktivierter Checkbox haben Sie die Möglichkeit die Zeiteinträge für die bessere Übersichtlichkeit mithilfe von Zwischentiteln und Summen zu gruppieren. Als Zwischentitel wird hier immer die entsprechende Leistung ausgegeben und im Text wird die erfasste Information bei der Zeiterfassung ausgewiesen.
  • Autotext erstellten: Hierbei kann für übernommene Leistungen der selbe Autotext erzeugt werden, der bisher nur bei der Kalkulation erstellt wurde.
  • Abgerechnet: Hiermit können Leistungen auf abgerechnet gesetzt werden. Es können auch Leistungen abgerechnet werden wenn sie nicht in die Agenturrechnung übernommen werden.

Leistungen bzw. Tarife mehrerer Jobs zusammenfassen

  • Über die Checkbox “Daten mehrerer Jobs zusammenfassen” können die Leistungen oder Tarife zu einer Position zusammengefasst werden.
  • Die Ebene muss hierfür entweder auf Kunde oder Bereich eingestellt sein.
  • Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden die selben Leistungen jobübergreifend in einer Position zusammengefasst.

Hinweis: “Zwischentitel & Summen einfügen” steuert die Struktur und kann daher in diesem Zusammenhang nicht verwendet werden.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “Übernehmen”. Die gewählten Leistungen werden so in die Agenturrechnung übernommen. Sie haben nun jedoch immer noch die Möglichkeit, einzelne Positionen zu bearbeiten und anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass bereits verrechnete Leistungen aus der Auswahl verschwinden, um zu vermeiden, dass diese doppelt verrechnet werden.