E-Mail-Integration

Grundfunktion-Überblick

  • Sie arbeiten mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm
  • E-Mails werden umgeleitet oder in BCC an die TEAMBOX gesendet (individuelle E-Mail-Adresse)
  • Automatische Verknüpfung mit Kontakten über die E-Mail-Adresse und Zuordnung zu Objekten (z. B. Angeboten, Rechnungen, Arbeitspaketen, Abwesenheiten, Dokumente, Kalenderereignisse, Kanban, Produktion, einzelne Zeiteinträge) möglich
  • Übersichtliche Darstellung der relevanten E-Mail-Kommunikation in der rechter Seitenleiste
  • Attachments werden mit Originalmails gespeichert

Filter und Suche für Mails und Kommentare

Suche:


  • Rechts oben neben dem Feld “Suchen” auf das strichlierte Symbol klicken
  • Hier kann nun ausgewählt werden, wonach gesucht werden soll:
    • Alles durchsuchen
    • Nach Personen suchen
    • Nach Anhängen suchen
  • Sowie Einstellungen für die Anzeige der Mailbox vorgenommen werden:
    • Kompakte Anzeige
      Zeigt kein Von/An und nur wenige Zeilen der E-Mail
    • Standardanzeige
      Zeigt Von/An und einen Teil der E-Mail
    • Vollständige Anzeige
      Zeigt Von/An und CC vollständig an und der komplette Mail-Inhalt ist ausgeklappt

Filter:

  • Mit Klick auf den Link “Alle Mails/Kommentare” können folgende Filtereinstellungen vorgenommen werden:

E-Mail-Ansicht

  • Wenn Sie mit der Maus über eine E-Mail fahren, werden folgende Symbole angezeigt:
    • 1. Hier können Sie direkt auf eine E-Mail antworten. Es öffnet sich Ihr E-Mail-Programm und An, CC, BCC, Betreff werden automatisch ausgefüllt.
    • 2. Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn eine E-Mail einen Anhang hat. Mit Klick darauf kann direkt der Anhang heruntergeladen werden.
    • 3. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster der E-Mail und diese wird somit in der Vollansicht angezeigt.
    • 4. Die E-Mail wird aus der TEAMBOX gelöscht
    • 5. Sie können sich eine Erinnerung für die E-Mail einstellen

Vollansicht

  • In der Vollansicht können Sie eine bestehende Verknüpfung wieder löschen
    • Wählen Sie dazu mit der Maus die Stelle neben der Verknüpfung aus und es wird der Text “Verknüpfung löschen” angezeigt
    • Mit Klick auf “Verknüpfung löschen” kann diese gelöscht werden
  • Mit dem Button “Antworten” können Sie eine Antwort-Mail versenden
  • Mit dem Button “Löschen” können Sie die E-Mail in der TEAMBOX löschen
  • Mit dem Button “Originalmail” können Sie die Mail als Textdatei herunterladen und speichern
  • Mit dem Button “Erinnerung” können Sie sich eine beliebige Erinnerung einstellen

Beispiel

1. Sie erhalten eine Mail an Ihre E-Mail-Adresse, z. B. von einem Kunden
2. Sie leiten diese Mail an die von Ihnen eingerichtete E-Mail-Adresse weiter bzw. um
3. In der TEAMBOX öffnen Sie die Mailbox, indem Sie auf den grauen Pfeil rechts klicken

4. Diese kann nun mit folgenden Daten verknüpft werden:

  • Kunden, Bereichen und Jobs
  • Arbeitspaketen und Aufgaben
  • Kostenvoranschlägen und Rechnungen

5. Um eine Mail zu verknüpfen, gehen Sie zum gewünschten Objekt in der TEAMBOX, z. B.: in der Jobverwaltung einen konkreten Job auswählen
6. Klicken Sie auf den Link unterhalb der gewünschten E-Mail

7. Die E-Mail wurde jetzt dem Job zugeordnet und alle zugeordneten E-Mails/Kommentare finden Sie im Reiter neben “Mailbox” (Spezifische Bezeichnung des Objekts, z. B. Jobname, Arbeitspaket …) (TIPP: Wie Sie eine Verknüpfung wieder löschen, finden Sie weiter oben unter “Vollansicht”)

8. Sobald es zugeordnete E-Mails und/oder Kommentare gibt, wird dies auch im eingeklappten Zustand des Mailbox-Fensters durch Kachelgrafiken angezeigt.

Hinweis: Sollte es einen Verbindungsfehler zum Mailserver geben, dann wird der Tab “Mailbox” rot markiert.