Sie selbst entscheiden, worüber Sie informiert werden möchten und welche Priorität Sie der entsprechenden Meldung zuordnen. Die Art der Ausgabe einer Meldung ist von der zugeordneten Priorität abhängig.
Agenturweite Benutzereinstellungen
Unter Admin > Meldungen werden zu Beginn die Prioritätsvoreinstellungen für die einzelnen Berechtigungsgruppen vorgenommen. Der einzelne Mitarbeiter kann dann in seinen persönlichen Benutzereinstellungen die Prioritäten unverändert übernehmen oder erhöhen, jedoch nicht reduzieren.
Für jede Rolle werden die Berechtigungsprioritäten in der Admin festgelegt.
Wenn in der Administration für eine Rolle Meldungen eingestellt werden, bekommen immer alle Personen mit dieser Rolle die Meldung mit der hinterlegten Priorität.
Hat ein User mehrere Rollen mit unterschiedlichen Prioritäten, wird die Priorität von der letzten Rolle (Reihenfolge in den Einstellungen) verwendet.
Individuelle Benutzereinstellungen
Um zu Ihren persönlichen Meldungseinstellungen zu gelangen, klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol oben rechts und dann unten im sich öffnenden Meldungsfenster auf „Einstellungen“. In den Filtereinstellungen können Sie nun die gewünschten Anpassungen vornehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie die durch die Administration festgelegten Prioritäten erhöhen, nicht jedoch reduzieren können.
Meldungsweiterleitung
Mit dieser Funktion leiten Sie während Ihrer Abwesenheit (z.B. Urlaub) alle Meldungen, die Sie abonniert haben, an eine Vertretung weiter. Bei Ihrem Kollegen bzw. Ihrer Kollegin haben die weitergeleiteten Meldungen jene Priorität, die Sie selbst für diese Meldungstype festgelegt haben.
Öffnen Sie dazu das Meldungsfenster (Sprechblasen-Symbol oben rechts), klicken dort auf „Einstellungen“ und dann nochmal auf „Einstellungen“.
Setzen Sie vor „Meldungen weiterleiten“ das Häkchen und stellen den gewünschten Zeitraum ein. Legen Sie zudem fest, an welche Person Ihre Meldungen in Ihrer Abwesenheit weitergeleitet werden sollen. Die weitergeleiteten Meldungen gehen auch in Kopie an Sie.
Wenn Sie weitergeleitete Meldungen erhalten sehen Sie in Ihrem Meldungsjournal dann in der Spalte (UE), wer der ursprüngliche Empfänger ist und können somit diese Meldungen von Ihren eigenen unterscheiden.
Meldungsempfänger
Bei manchen Meldungen ist es Möglich einen zusätzlichen Meldungsempfänger auszuwählen. Dieser erhält die Meldung immer mit höchster Priorität.
Wichtig: Alle anderen User erhalten die Meldung wie in ihren Meldungseinstellungen festgelegt ist.
Meldungsausgabe nach Priorität
- Meldungsanzeige bei Priorität “hoch”: Meldungen erscheinen in der TEAMBOX immer oben rechts – egal in welchem Modul Sie sich aktuell befinden. Meldungen mit der Priorität „hoch“ erscheinen mit automatischer Markierung (aktiviertes Sternsymbol) und grün hinterlegt. Meldungen bleiben so lange stehen, bis Sie diese über das „x“ am rechten Rand schliessen.
Werden mehr als 5 PopUp Meldungen gleichzeitig angezeigt, können diese in einem Schritt ausgeblendet werden (z.B. nach längeren Abwesenheiten praktisch).
Ausserdem wird die aktuelle Anzahl an Meldungen mit der Priorität „hoch“ oben beim Sprechblasen-Symbol als Zahl angezeigt. Dort bleibt eine Meldung so lange als Zahl stehen bis das Sternsymbol deaktiviert wird. Diese Meldung rutscht dadurch zu den nicht markierten Meldungen nach unten und wird chronologisch eingeordnet.
- Meldungsanzeige bei Priorität „mittel“: Diese Meldungspriorität wird ebenfalls als Pop Up Info angezeigt, jedoch ohne Sternsymbol und farblicher Hinterlegung. Die PopUp Info bleibt so lange am Bildschirm aktiv, bis sie mittels „x“ geschlossen wird.
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Sowohl im Meldungsfenster als auch im Journal werden Meldungen mit der Priorität „mittel“ chronologisch unter den markierten Meldungen angezeigt. Eine Markierung ist jederzeit durch Klick auf das Sternsymbol möglich und bewirkt, dass die Meldung ebenfalls in den oberen Bereich wandert.
- Meldungsanzeige bei Priorität „gering“: Meldungen mit der Priorität „gering“ lösen keine PopUp Info aus und werden im Meldungsfenster und Meldungsjournal wie Meldungen mit der Priorität „mittel“ angezeigt. Alle Meldungen, die von Ihnen selbst ausgelöst werden (z.B. durch Erledigen eines Meilensteins) werden automatisch mit der Priorität gering versehen und entsprechend ausgegeben.
- Meldungen ignorieren
Wenn Sie für eine Meldungsart anstelle einer Priorität die Einstellung „ignorieren“ gewählt haben, wird diese gar nicht ausgegeben (auch nicht im Meldungsjournal).
- Meldungen inaktiv
inaktiv ist nur unter Admin > Meldungen auswählbar. Wenn diese Möglickeit gesetzt ist, dann gibt es die jeweilige Zeile in den individuellen Meldungseinstellungen des Users gar nicht.