Nachdem Sie eine Produktionsanfrage und anschliessend einen Produktionsauftrag erstellt haben, können Sie den Produktionsauftrag automatisch in die Finanzbuchhaltung übernehmen.
Nähere Informationen um eine Produktionsanfrage bzw. Produktionsauftrag zu erstellen finden sie im Kapitel Produktion.
Abhängig davon welche Verrechnungsart für einen Kunden eingestellt ist, ist die Spezialfunktion “Rechnung aus Auftrag erstellen” in den Out of Pocket- oder den Fremdrechnungen verfügbar.
Bei der Verrechnungsart “Kunde erhält nur Agenturrechnungen” ist diese Funktion in den Out of Pocket Rechnungen zu finden. Bei den anderen zwei Verrechnungsarten (“Kunde bezahlt Fremdrechnungen über Agentur” oder “Kunde zahlt Fremdrechnung direkt”) kann die Spezialfunktion bei der Out of Pocket- sowie bei den Fremdrechnungen aufgerufen werden. Welche Rechnungsart hier gewählt wird, hängt von den Vereinbarungen, die mit dem Kunden hinsichtlich der Bezahlung dieser Rechnung getroffen wurden.
Wählen Sie im Finanzmodul den entsprechenden Job aus und klicken Sie, auf “auswählen”.
Selektieren Sie im erscheinenden Drop-Downmenü die Rechnungsart (Out of Pocket- oder Fremdrechnung) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “neu anlegen”.
Es öffnet sich nun ein Eingabefenster. Sie könnten hier die einzelnen Positionen des Produktionsauftrages übernehmen, es empfiehlt sich aber den Auftrag mithilfe der Spezialfunktionen automatisch zu übernehmen. Es wird dadurch nämlich eine doppelte Erfassung des Auftrags vermieden.
Es erscheint eine Liste mit allen für den ausgewählten Job erfassten Produktionsaufträgen. Wählen Sie jenen aus den Sie verrechnen möchten und klicken Sie auf “Übernehmen”.
Geben Sie nun noch die Rechnungsnummer ein.
Sollten Sie eine Out of Pocket-Rechnung erstellen, müssen Sie nun noch entscheiden wie Sie diese verrechnen möchten “direkt”, “indirekt” bzw. “keine”. Diese Art der Verrechnung hat Auswirkungen auf die Weiterverrechnung in der Agenturrechnung. Details dazu finden Sie in folgendem Hilfeartikel “Out of Pocket verrechnen”.
Es werden nun alle Positionen in die Rechnung übernommen. Mit einem Klick auf ‘Anlegen’ wird die Rechnung erstellt.