Die Ressourcenplanung hilft anzuzeigen wie ausgelastet die Mitarbeiter sind um niemanden zu überlasten und freie personelle Ressourcen optimal zu nutzen können.
Hierbei werden in der Aktivitätenliste (Arbeitspakte/Aufgaben) Planstunden hinterlegt. Aus der Summe dieser geplanten Stunden ergibt sich beim Mitarbeiter eine (frei definierbare) “Heatmap” und somit eine schnelle grafische Auswertung über die Mitarbeitenden.

Im Modul ‘Aktivitäten’ kann der Menüpunkt “Ressourcenplanung” aufgerufen werden (wenn freigeschaltet und entscheidende Berechtigungen gesetzt wurden).

Im Filter kann ein Zeitraum gewählt werden. Automatisch wird bei Aufruf der Ressourcenplanung “ab jetzt” neu und aktuell berechnet.
Wenn im Drop-Down Menü “Mitarbeiter” nichts ausgewählt wird werden alle Mitarbeiter angezeigt. Es kann aber auch nach einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen gefiltert werden. Bei deaktivieren der Checkbox “nur aktive” werden auch inaktive Mitarbeitende angezeigt. Mit Klick auf das Zahnradsymbol kann der Mitarbeiterselector gruppiert bzw. gefiltert werden (mehr dazu unter: Mitarbeiterdropdowns mit Mehrfachauswahl).

Die “Heatmap” also die Schwellwerte (% Auslastung) und Farben die oben in der Legende angezeigt werden können in der Administration hinterlegt werden.

Abwesenheiten werden alle Grau dargestellt, bzw. mit einem grauen Balken falls es sich nicht um einen ganzen Tag handelt, und mittels Mouseover wird ein Tooltip eingeblendet:

Details

  • Die Planstunden werden bei einer Aktivität (Meilenstein, Arbeitspaket, Aufgabe) eingegeben. Mehr dazu unter: Aktivitäten anlegen
  • Diese werden dann für den eingegebenen Zeitraum gleichmässig aufgeteilt.
  • Abwesenheiten (Ferien, Offdays) werden abgezogen, also berücksichtigt.
  • Kalenderabwesenheiten hingegen werden angezeigt aber NICHT berücksichtigt.
  • Wird Arbeitszeit auf der Aktivität erfasst, werden die erfassten Stunden von der Planzeit abgezogen, es bleiben also ‘weniger’ Stunden zu verteilen.

Detailansicht
Mit einem Klick auf das graue Dreieck neben einen Mitarbeiter Namen wird die Detailansicht aus geklappt. In dieser Detailansicht kann folgendes ersichtlich sein:

1) Hier ist ersichtlich wenn eine Aktivität für einen Mitarbeitende geplant ist, dieser aber abwesend ist.

2) Wenn bereits mehr Stunden als geplante Planstunden erfasst und die Aktivität noch nicht abgeschlossen ist wird dies mit einem roten “h” gekennzeichnet.

3) Wenn eine geplante Aktivität auf einen Tag fällt wo ein Mitarbeitender abwesend ist wird dies mit einem roten “A” gekennzeichnet.

4) Überfällige Aktivitäten werden mittels einer roten Linie am linken Rand hervorgehoben.
Dies bedeutet wenn überfällige Aktivitäten in der Vergangenheit nicht rechtzeitig erledigt werden, wird die noch übrige geplante Zeit auf die Auslastung des aktuellen Tages aufgeschlagen.

Arbeitspakete direkt im Ressourcenplan anlegen und bearbeiten

Anlegen

  • Mit Klick auf einen Mitarbeiternamen links in der Ressourcenplanungsliste, kann ein neues Arbeitspaket angelegt werden

Bearbeiten

  • Mit Klick auf den Titel einer Aktivität links, öffnet sich ein Pop-Up und die angeklickte Aktivität kann bearbeitet werden
  • Die Eingaben mit “Speichern” bestätigen
  • Mit “Löschen” wird das Arbeitspaket gelöscht

Aktivitäten pausieren

In der Ressourcenplanung können (beliebig viele) Aktivitäten pausiert werden:

  • Bei Klick auf die geplante Tagesarbeitszeit für eine Aktivität wird diese auf Pause gestellt und angezeigt
  • Ein nochmaliger Klick löscht die Pause wieder
  • An pausierten Tagen verbraucht eine Aktivität keine Ressourcen, d.h. die Stunden, die für einen pausierten Tag eigentlich geplant gewesen wären, werden auf alle anderen, nicht pausierten Tage verteilt

  • Es gibt zudem in der Admin unter den Berechtigungen bei Aktivitäten eine neue Berechtigung “Aktivitäten pausieren”, die im Standard für keine Rolle aktiviert ist

Tipp: Neben dem oben beschriebenen Linksklick öffnet ein Rechtsklick auf einen Tag einer Aktivität ein Kontextmenü mit folgenden Wahlmöglichkeiten:

  • Diesen Tag pausieren bzw. Diesen Tag nicht pausieren
  • Mehrere Tage pausieren

Ein Klick auf “Mehrere Tage pausieren” öffnet ein kleines Popup Fenster in dem eingegeben werden kann wie lange die Aktivität pausiert werden soll.