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Wir haben versucht, einige verwandte Themen zu finden, sie sind unten aufgeführt.
Leistungserfassung in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Leistungserfassung in der WebApp
Inhalt Button / Symbole Übersicht Wie kann ich einen Zeiteintrag erstellen? Wie kann ich einen Zeiteintrag bearbeiten? Wie kann ich einen Zeiteintrag löschen? Button / Symbole Übersicht Plus-Button – startet einen neuen Zeiteintrag Play-Symbol…
Adressen in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Adressen in der WebApp
Hier können wie gewohnt Adressen gesucht werden. Mit Tippen auf E-Mail-Adressen können Mails via Ihrem Mail-Client geschrieben werden. Bei Tippen auf eine Adresse öffnet sich Google Maps. Mit dem grünen Pfeil wird die vorherige Suchseite angezeigt. …
Aktivitätenliste in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Aktivitätenliste in der WebApp
In der Aktivitätenliste in der WebApp werden die eigenen Aktivitäten bzw. jene, bei denen man als eigener Verantwortlicher eingetragen wurde, angezeigt. Aufteilung Überfällig Heute Morgen Diese Woche Nächste Woche Später Funktionen Überblick Die…
Spesen in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Spesen in der WebApp
In der WebApp können über den Punkt “Spesen” schnell und einfach Spesenbelege angelegt werden. Dazu oben das gewünschte Datum auswählen und ggf. Währung, Betrag, Verrechenbar Ja/Nein, Kunde,mBemerkung eingeben Mit tippen auf “Bild…
Reporting in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Reporting in der WebApp
Das Reporting in der WebApp bietet die Funktion, dass eigene erstellte Reports in der TEAMBOX in der WebApp als Tabellen angezeigt werden können. Die erstellten Reports werden nach den jeweiligen Modulen gruppiert. Die Zahl neben dem Namen zeigt die verfügbare Anzahl…
Anwesenheitszeit in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Anwesenheitszeit in der WebApp
Neben der normalen Leistungserfassung kann hier die aktuelle Anwesenheitszeit erfasst werden. Inhalt Anwesenheitszeit starten Anwesenheitszeit pausieren Anwesenheitszeit manuell bearbeiten Anwesenheitszeit beenden Anwesenheitszeit löschen Tag…
Navigation in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Navigation in der WebApp
Die Navigation in der TEAMBOX WebApp ist einfach aufgebaut. Anbei ein paar Tipps: 1) Module wechseln Nach dem Login erscheint die Leistungserfassung, rechts oben über die drei grünen Striche öffnet sich die Seitenleiste Hier kann zwischen den diversen Modulen…
Abwesenheiten/Krankmeldung in der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Abwesenheiten/Krankmeldung in der WebApp
In der App können beantragbare Abwesenheiten (siehe Abwesenheiten beantragen) beantragt werden: Dazu in der Seitenleiste (tippen auf das Symbol mit den drei Strichen) das Modul Abwesenheiten auswählen Eine Abwesenheit im Drop-Down auswählen (z.B. Ferien, Krank,…
Einrichtung der WebApp
Benutzerhandbuch » WEBAPP » Einrichtung der WebApp
Tipps & Tricks für das Einrichten und Benutzen der WebApp auf Android-Geräten und dem iPhone Öffnen der WebApp In Ihrer TEAMBOX kann über das Zahnradsymbol das Usermenü geöffnet und der QR-Code gescannt werden. Über den gescannten Link kann die WebApp…
WEBAPP
Benutzerhandbuch » WEBAPP
Mit unserer WebApp können viele Funktionen der TEAMBOX auch mobil verwendet werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@teambox.eu. Folgende Artikel enthalten nähere Informationen zu den WebApp-Funktionen: Einrichtung der WebApp Navigation in der…
Willkommen in der TEAMBOX.Hilfe
Willkommen in der TEAMBOX.Hilfe
Unser Ziel ist es, dass Zusammenarbeit besser funktioniert. Daher bieten wir unseren Kunden auch eine gut strukturierte, umfassende und vor allem aktuelle Onlinehilfe. Die TEAMBOX.Hilfe ist in folgende Bereiche gegliedert: Erste Schritte Hier befindet sich ein…
Wie werden E-Mails in der TEAMBOX angezeigt?
Use Cases » KOMMUNIKATION » Wie werden E-Mails in der TEAMBOX angezeigt?
Allgemeine Information Immer wenn Sie eine E-Mail mit der TEAMBOX Mail-Adresse in Blindkopie (BCC) senden, werden diese E-Mails im TEAMBOX Mailbox-Tool angezeigt Wenn Sie den verlinkten Inhalt in TEAMBOX durchsuchen, wenn “Mailbox” geöffnet ist, zeigt…
Wie kann ich offene Leistungen in der Verrechnungsliste visualisieren?
Use Cases » FINANZEN » Verrechnungsliste » Wie kann ich offene Leistungen in der Verrechnungsliste visualisieren?
Voraussetzungen Vorhandener Job mit Zeiterfassungseinträgen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden Schritte Durchsuchen Sie einen vorhandenen Job, Bereich oder Kunden (je nachdem, für welche Ebene Sie die automatisch wiederkehrenden Ausgaben definieren…
Was sind die grundlegenden Navigations-/Bedienelemente in der TEAMBOX?
Use Cases » ALLGEMEIN » Was sind die grundlegenden Navigations-/Bedienelemente in der TEAMBOX?
Links TEAMBOX verwendet ein komplexes Netzwerk von Links, um die Navigation im gesamten System zu erleichtern. Wenn Sie in der Anwendung arbeiten, stossen Sie möglicherweise auf zwei verschiedene Arten von Links: Standard-Links (blaue Schrift) sind mit…
Wie kann ich meinen Tag in der Zeiterfassung abschliessen?
Use Cases » ARBEITSZEIT » Wie kann ich meinen Tag in der Zeiterfassung abschliessen?
Voraussetzung vorhandene Leistungserfassung’s Einträge für den Tag, der abgeschlossen werden soll Schritte Alle eingegebenen Daten werden in “Erfasste Leistungen” angezeigt (am Ende der Seite) Überprüfen Sie alle Daten und klicken Sie auf…
Was muss ich vor dem Jahreswechsel in der TEAMBOX erledigen?
Use Cases » ALLGEMEIN » Was muss ich vor dem Jahreswechsel in der TEAMBOX erledigen?
Für einen noch erfolgreicheren Start in das neue Jahr finden Sie im folgenden Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür, was unbedingt noch vor dem Jahreswechsel zu beachten ist. Wir empfehlen Ihnen die Anpassungen in der hier dargestellten Reihenfolge…
Wie erfasse ich Zeit für eine Aktivität in der Aktivitätsliste?
Use Cases » AKTIVITÄTEN » Wie erfasse ich Zeit für eine Aktivität in der Aktivitätsliste?
Allgemeine Information Weitere Informationen zur Zeiterfassung finden Sie auch unter: Wie erfasse ich Arbeitszeit? Schritte “Aktivitäten“ => “Aktivitätenliste“ Wählen Sie eine Ihrer eigenen Aktivitäten und bewegen Sie die Maus über die Zeile…
Phasen in Aktivitäten
Benutzerhandbuch » AKTIVITÄTEN » Projektplanung/Projektarbeit » Phasen in Aktivitäten
Möglichkeit der Projektplanung durch Phasen Mit den Phasen lassen sich Jobs noch besser strukturieren. Phasen werden in der Jobverwaltung angelegt und stehen dann im Projektmanagement zur weiteren Detailplanung zur Verfügung. Phasen können im Projektmanagement auch…
Wie kann ich Rechnungen aus der Verrechnungsliste erstellen?
Use Cases » FINANZEN » Verrechnungsliste » Wie kann ich Rechnungen aus der Verrechnungsliste erstellen?
Schritte Wählen Sie den relevanten Job in der Liste aus, indem Sie auf seine Zeile klicken Klicken Sie auf den Button “Rechnung erzeugen” am Ende der Seite BITTE BEACHTEN SIE: Sie können auch mehrere Zeilen aus der Liste mit den üblichen…
Akontozahlungen in Agenturrechnungen berücksichtigen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Akontorechnung » Akontozahlungen in Agenturrechnungen berücksichtigen
Wird eine Akontorechnung gelegt und der Kunde bezahlt bereits im Vorhinein für Leistungen, die durch die Agentur erbracht werden, so müssen diese beim Erstellen einer Agenturrechnung berücksichtigt werden. Da sonst der Kunde für bestimmte Leistungen doppelt…
Wie arbeite ich mit der “Erweiterten Suche”?
Use Cases » ADRESSEN » Wie arbeite ich mit der “Erweiterten Suche”?
Allgemeine Information Verwenden Sie die erweiterte Suche, um beim Anzeigen von Kontaktdetails nach bestimmten Kriterien zu filtern Schritte Gehen Sie zu “Adressen” > “Erweiterte Suche” Als “Suchkriterien”, wählen Sie ein…
Wie passe ich die Preise der Tarife auf jeder Ebene (Kunde, Bereich, Job) an?
Use Cases » JOBS » Wie passe ich die Preise der Tarife auf jeder Ebene (Kunde, Bereich, Job) an?
Unter Jobs > Jobverwaltung können im Reiter “Tarife” auf jeder Ebene (Kunde, Bereich, Job) die Preise der Tarife angepasst werden Neben der Anpassung der Preise können auch Tarife der Agenturebene, die z.B. bei einem bestimmten Kunden nicht benötigt…
Wie lade ich Dateien in die TEAMBOX hoch?
Use Cases » ALLGEMEIN » Wie lade ich Dateien in die TEAMBOX hoch?
Allgemeine Information Es gibt mehrere Stellen im System, an denen Dateien hochgeladen werden können (wenn der Benutzer die entsprechenden Upload-Berechtigungen hat), entweder über das “Plus”-Symbol oder einfach per Drag &…
Wie kann ich mit Angeboten in einer Produktionsanfrage arbeiten?
Use Cases » PRODUKTION » Wie kann ich mit Angeboten in einer Produktionsanfrage arbeiten?
SCHRITTE Gehe zu “Produktion”> “Anfrage” Kicken Sie auf den Button “Angebot erfassen” Fügen Sie bei den jeweiligen Lieferanten “Bemerkungen” hinzu (z.B. “zu teuer”), geben Sie den Angebotspreis in…
Wie kann ich den Status einer Eingangsrechnung in “bezahlt” ändern?
Use Cases » FINANZEN » Eingangsrechnung » Wie kann ich den Status einer Eingangsrechnung in “bezahlt” ändern?
Schritte Gehen Sie zu “Finanzen” > “Eingangsrechnung” und suchen/filtern Sie nach der gewünschten Rechnung =>TIPP Oder erweitern Sie zum Beispiel die detaillierten Filteroptionen und filtern Sie für alle Rechnungen mit dem…
Wie kann ich meine Arbeitszeiten erfassen?
Use Cases » ARBEITSZEIT » Wie kann ich meine Arbeitszeiten erfassen?
Voraussetzung Abhängig von Ihrer Installation wird “Anwesenheit” möglicherweise nicht angezeigt (siehe erster Schritt unten) Schritte “Anwesenheit” Navigieren Sie zu “Arbeitszeit” > “Erfassung” =>…
Wie erfasse ich Arbeitszeit?
Erste Schritte » ARBEITSZEIT » Wie erfasse ich Arbeitszeit?
Voraussetzungen: angelegter Job definierte Leistungen (Admin > Leistungsadmin > Leistungen) Auswahl des Jobs (siehe auch unter “Wie suche oder wähle ich einen Job aus?”): Job auswählen (via Kunde > Bereich > Job mittels Maus oder über…
Zeiterfassung
Benutzerhandbuch » ARBEITSZEIT » Zeiterfassung
Leistungserfassung: Erfassung auf Agentur: für Erfassung von internen Leistungen (z. B. Meetings oder Arztbesuche) (Nr. 2 im Screenshot) Erfassung auf Jobs: für die Erfassung von auf Jobs bezogenen Leistungen (z. B. Grafikdesign oder Beratung) (Nr. 3 – 6 im…
Eigene Reports speichern und verwalten
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Controlling » Eigene Reports speichern und verwalten
Im Controlling können über das neue Menü-Icon neben dem Dropdown ‘Report’ eigene Reports gespeichert und verwaltet werden. Das betrifft neben dem Controlling auch andere Funktionen wie Eingangsrechnungen, Jobreport etc. Im Dropdown bei Reports gibt es…
Cockpit
Benutzerhandbuch » EINFÜHRUNG » Cockpit
Die Hauptseite der TEAMBOX, auch Cockpit genannt, enthält neben Ihrem Logo verschiedenste Widgets. So haben Sie wichtige Informationen direkt im Blick und können viele Bereiche der TEAMBOX direkt vom Cockpit aus ansteuern. Auch die Zeiterfassung für den aktuellen…
Produktionsabwicklung
Benutzerhandbuch » JOBS » Werbemittel » Produktionsabwicklung
Ist in Ihrer TEAMBOX das Produktionsmodul inklusive der Werbemittel und dem Kollaborationstool für Beratung und Produktion aktiviert, greift das Job-Modul auf die Werbemittel zu. Der Berater hat dadurch die Möglichkeit ein Werbemittel im Job-Modul genauer zu…
Tarife
Benutzerhandbuch » ADMIN » Leistungsadministration » Tarife
Die Tarife werden in der Leistungsadministration bearbeitet. Dort werden unter “Tarife” Agentur weit einmalig alle benötigten Tarife angelegt. Tarife auf den Ebenen Kunde, Bereich und Job können in der Jobverwaltung angepasst werden. Durch Klick auf…
Adressen
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Adressen
Im Adressverwaltungsmodul sind folgende Berechtigungen vorhanden: Firmen anzeigen: Erlaubt es Firmen in den Adressen anzuzeigen. Diese Berechtigung muss gesetzt werden, damit die Unterberechtigungen auch aktiviert werden können. Geschäftspartner…
Bexio
Benutzerhandbuch » FINANZEN » FiBu-Schnittstellen » Bexio
Überblick Einführung Einmalig zu Beginn Laufende Erfassung Synchronisation einer Rechnung Synchronisation von Eingangsrechnungen Ausstehende und fehlerhafte Synchronisationen Abgleich der Zahlungen Einführung Die Bexio Schnittstelle der TEAMBOX…
Jobs
Benutzerhandbuch » ADMIN » Einstellungen » Jobs
Jeder im Job-Modul der TEAMBOX angelegte Job ist mit einem Status versehen. Über den Status kann gesteuert werden, ob der Job aktiv oder inaktiv ist – somit wird so die Sicht- und Verwendbarkeit eines Jobs in der TEAMBOX gesteuert. Des weiteren können auch Prozesse…
NEWSLETTER
Benutzerhandbuch » NEWSLETTER
Der Newsletter ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Mit dem Modul “Newsletter” ist es möglich HTML-Newsletter an ausgewählte Adressen, die in der TEAMBOX gespeichert sind, zu versenden. Übersicht Wird im das Modul “Newsletter” ausgewählt,…
Aktivitäten anlegen/bearbeiten
Benutzerhandbuch » AKTIVITÄTEN » Projektplanung/Projektarbeit » Aktivitäten anlegen/bearbeiten
Aktivitäten anlegen Ein Arbeitspaket hat immer einen eindeutigen Verantwortlichen. Zur detaillierteren Planung von Arbeitspaketen können Aufgaben erstellt werden, für die entweder der Arbeitspaketverantwortliche oder jemand anderer verantwortlich sein…
Eigene Abwesenheiten löschen
Benutzerhandbuch » MITARBEITER » Abwesenheiten » Eigene Abwesenheiten löschen
Eigene, bereits eingetragene können – wenn die folgenden Vorraussetzungen zutreffen – auch Abwesenheiten gelöscht werden: Die entsprechende Berechtigung muss gesetzt sein (siehe 1.1) Der Abwesenheitstyp muss in der Administration als löschbar…
Mitarbeiter bearbeiten
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adressbearbeitung » Mitarbeiter bearbeiten
Die Details zur Bearbeitung von Mitarbeitern befinden sich unter Mitarbeiter erfassen. Die Anpassung von “Kontaktinformationen” erfolgt in der selben Weise wie bei Kontaktpersonen (siehe dazu Kontaktperson bearbeiten). Mitarbeiter inaktiv setzen Soll ein…
Anfrage und Auftrag suchen
Benutzerhandbuch » PRODUKTION » Anfrage und Auftrag suchen
Durch Klick auf “Produktion” und “Dokumentensuche” kann die Suche von Anfragen und Aufträgen aufgerufen werden. In der folgenden Maske können die Kriterien für die Suche selektiert werden, die Suchkriterien können beliebig kombiniert…
ADRESSEN
Benutzerhandbuch » ADRESSEN
Im Modul “Adressen” erfolgt das Adressmanagement für Firmen, Kontaktpersonen und Mitarbeitende. Sofern sich Ihr Unternehmen beim Erwerb der TEAMBOX auch für das Customer Relationship Management entschieden hat, ist dieses auch im Adressmodul…
Microsoft Office 365: Sharepoint/Teams
Benutzerhandbuch » SCHNITTSTELLEN » Microsoft Office 365: Sharepoint/Teams
Übersicht: Über die Sync-Schnittstelle kann eine Ordnerstruktur in Sharepoint/Teams angelegt werden. TEAMBOX erstellt einen neuen Ordner pro Job bzw. Kunde/Bereich/Job (je nach Konfiguration) im Stammordner der konfigurierten Gruppe. Pro Microsoft 365 Gruppe kann…
Aufbau einer Berechtigungsseite
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Aufbau einer Berechtigungsseite
Die Berechtigungsseiten der einzelnen Module sind folgendermassen aufgebaut (hier das Arbeitszeitmodul): In der Zeile über der Berechtigungstabelle stehen die momentan zur Verfügung stehenden Berechtigungsrollen: Standard: Die Standard-Rolle entspricht dem…
Positionen aus Kostenvoranschlag
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Agenturrechnung » Spezialfunktionen » Positionen aus Kostenvoranschlag
Die TEAMBOX ermöglicht es die Kostenvoranschläge, die für einen Job erstellt wurden, direkt in die Agenturrechnung zu übernehmen und gegebenenfalls noch weiter zu bearbeiten. Dazu in der Eingabemaske der Agenturrechnung im Drop-Down Menü oben, die Spezialfunktion…
Feiertagsverwaltung
Benutzerhandbuch » KALENDER » Feiertagsverwaltung
Die Feiertage können von Administratoren aktiv gesetzt werden und im Bedarfsfall auch um Neue ergänzt werden. Über das Modul “Kalender” gibt es dazu die Menüpunkte “Feiertage” und “Feiertagsauswahl”. Neuer Feiertag…
Kalender synchronisieren
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender synchronisieren
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion kostenpflichtig ist und freigeschalten werden muss. Funktionsweise der Synchronisation: mit der Synchronisation haben Sie die Möglichkeit Kalenderereignisse “two-way” mittels CalDAV-Schnittstelle…
Tarife
Benutzerhandbuch » JOBS » Jobverwaltung » Tarife
Unter Admin > Leistungsadmin > Tarife werden im Rahmen der TEAMBOX.Initation die Tarife samt Preisen angelegt, die Sie benötigen. Natürlich können dort jederzeit neue Tarife angelegt werden. Unter Jobs > Jobverwaltung können dann im Reiter “Tarife” auf…
Mehrsprachige Kostenarten
Benutzerhandbuch » ADMIN » Leistungsadministration » Kostenarten » Mehrsprachige Kostenarten
Kostenarten, Leistungen sowie Tarife können in der TEAMBOX natürlich auch mehrsprachig hinterlegt und im PDF ausgegeben werden. Angelegt werden die Kostenarten und Leistungen in der Administration im Menü Einstellungen. Die mehrsprachigen Tarife werden in den…
Meldungen
Benutzerhandbuch » ADMIN » Meldungen
In der Administration werden die Prioritätsvoreinstellungen für alle Berechtigungsgruppen vorgenommen. Der einzelne Mitarbeiter kann dann in seinen persönlichen Benutzereinstellungen die Priorität unverändert übernehmen oder erhöhen, nicht jedoch…
Währungskurse
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Finanzeinstellungen » Währungskurse
Fremdwährungsumrechnung mittels definiertem Tageskurs Kunden und Lieferanten im Ausland machen oftmals die Verwendung von Fremdwährungen innerhalb von Finanzdokumenten notwendig. Die TEAMBOX erlaubt es Ihnen die Wechselkurse in den Finanzeinstellungen zu hinterlegen…
Kostenvoranschlag aus Aktivitäten erzeugen
Benutzerhandbuch » AKTIVITÄTEN » Projektplanung/Projektarbeit » Kostenvoranschlag aus Aktivitäten erzeugen
Aus Kostenvoranschlägen können bereits Aktivitäten erzeugt werden und gibt es diese Funktionialität auch umgekehrt. Wenn dieses Feature aktiviert ist (bei Interesse wenden Sie sich dazu bitte an support@teambox.eu), dann gibt es in der Aktivitätenliste einen…
Leistungen
Benutzerhandbuch » ADMIN » Leistungsadministration » Leistungen
Im Tab “Leistungen” wird festgelegt welche Leistungsarten in der Zeiterfassung zur Verfügung stehen sollen. Anlegen/Bearbeiten einer Leistung: Zum Bearbeiten einer Leistung wird diese angeklickt. Durch Klick auf das grüne Plus am Ende der Liste wird eine…
Wie kann ich neue Kostenarten, Leistungen und Tarife kombinieren?
Use Cases » ADMIN » Wie kann ich neue Kostenarten, Leistungen und Tarife kombinieren?
Allgemeine Information Wenn eine Kostenart, Leistung und Tarif erstellt wurde, dann müssen diese kombiniert werden damit sie im System verwendet werden können (e.g. in time tracking or when creating a new estimate calculation). Schritte Gehe zu “Admin” >…
Wie erfasse ich eine OOP?
Use Cases » FINANZEN » Eingangsrechnung » Wie erfasse ich eine neue Eingangsrechnung? » Wie erfasse ich eine OOP?
TIPP: Out Of Pocket (OOP) Rechnungen werden dann verwendet, wenn die Agentur die Leistung des Lieferanten vorerst aus der eigenen Tasche bezahlt (Out Of Pocket) und dann dem Kunden in der Agenturrechnung weiterberechnet. Im Modul “Finanzen” den…
Finanzeinstellungen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Finanzeinstellungen
Bevor Sie erstmals einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung für einen Kunden erstellen können, müssen die Einstellungen für die Agentur festgelegt werden. Dies geschieht indem oben im Jobselector im 1. Drop-Down die “Agentur 999” ausgewählt wird (die…
Jobdeckblatt
Benutzerhandbuch » JOBS » Jobverwaltung » Jobdeckblatt
Im Job-Modul kann aus der zur Verfügung stehenden Jobinformation ein Jobdeckblatt generiert werden. Dieses steht Ihnen anschliessend als PDF zum Speichern aber auch zum Druck zur Verfügung. Die Vorlage des Jobdeckblattes wird mit der in der TEAMBOX erfassten…
Storno
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Agenturrechnung » Spezialfunktionen » Storno
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit, falls nötig, Rechnungsänderungen durchzuführen. Davon ist aber bei bereits definitiven Rechnungen, die bereits an den Kunden weitergeleitet wurden, abzusehen, da dies zu Inkonsistenzen führen kann. Sollten Änderungen also…
Jobs
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Jobs
Im Jobverwaltungsmodul sind folgende Berechtigungen vorhanden: Jobverwaltung (nur meine): Aktiviert den Punkt “Jobverwaltung” im Hauptmenü der TEAMBOX unter “Jobs” – über diesen können meine bestehenden Kunden, Bereiche und Jobs…
Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen generieren?
Use Cases » FINANZEN » Wiederkehrende Rechnung » Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen generieren?
Es ist möglich, Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge (Gesamtbetrag oder Teilbeträge) und wiederkehrende Positionen in einem Job zu definieren, die dann zur Verrechnung in der Verrechnungsliste zur Verfügung stehen. Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge…
Storno und Zahlungseingang
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Akontorechnung » Storno und Zahlungseingang
Akontorechnungen, die bereits definitiv gesetzt wurden, können mit Hilfe der Spezialfunktion, die die TEAMBOX bietet, storniert werden. Ein Zahlungseingang kann mittels “bezahlt” einfach erfasst werden. Storno Akontorechnungen, die bereits definitiv…
Wie kann ich ein Arbeitspaket kopieren oder den Termin verschieben?
Use Cases » AKTIVITÄTEN » Wie kann ich ein Arbeitspaket kopieren oder den Termin verschieben?
Vorraussetzungen “Aktivitäten” > “Aktivitätenliste” öffnen Es sind bereits Aktivitäten vorhanden Schritte Kopieren via “Aktuelle Auswahl” Filtern nach speziellen Aktivitäten und eine oder mehrere Aktivitäten in der…
Abwesenheiten
Benutzerhandbuch » ADMIN » Einstellungen » Abwesenheiten
Die Admin von Abwesenheiten bietet Möglichkeiten genauere Einstellungen für Abwesenheiten vorzunehmen: Farbe (eine individuelle Farbe kann im Farbrad gewählt werden Gilt für (Abwesenheit wird in Tagen oder Stunden geführt) Reduziert Sollstunden Ja/Nein/Nein…
Auftrag erstellen
Benutzerhandbuch » PRODUKTION » Auftrag erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Auftrag zu erstellen. Ein Auftrag kann direkt, ohne vorherige Anfrage, erstellt werden oder eine bestehende Anfrage in einen Auftrag umgewandelt werden. Direkte Auftragserstellung Über das Modul “Produktion” und mit einem…
FINANZEN
Benutzerhandbuch » FINANZEN
Die folgenden Kapitel sollen Ihnen das Finanzmodul und die zur Verfügung stehenden Funktionen näher bringen. In der Einführung erhalten Sie einen Überblick über den Workflow, den das Finanzmodul abbildet und zentrale Begriffe der TEAMBOX werden im Glossar…
Kostenarten
Benutzerhandbuch » ADMIN » Leistungsadministration » Kostenarten
Kostenarten kommen im Finanzmodul zur Anwendung. Sie dienen zur Erstellung von KVs und Rechnungen sowie zur Erfassung von Eingangsrechnungen. In der Regel unterscheiden sich die Kostenarten von den Leistungsarten, die in der Zeiterfassung verwendet werden, können aber…
Personio+
Benutzerhandbuch » SCHNITTSTELLEN » Personio+
Die Personio+ Schnittstelle der TEAMBOX bietet sämtliche Funktionen der Personio Schnittstelle und erweitert diese um die Möglichkeit der Mitarbeiterprovisionierung von Personio in die TEAMBOX. Synchronisation Mitarbeiter Bei der Mitarbeiter Synchronisation werden…
Out-of-Pocket-Rechnung
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Eingangsrechnung » Out-of-Pocket-Rechnung
Out-of-Pocket-Rechnungen sind für alle Verrechnungsarten relevant. Bei Out-of-Pocket-Rechnungen handelt es sich um Eingangsrechnungen, die von Ihrer Agentur für Fremdleistungen gezahlt werden. Out-of-Pocket-Rechnungen werden dem Kunden später durch Erstellung einer…
Mitarbeiter
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Mitarbeiter
Im Mitarbeitermodul sind folgende Berechtigungen vorhanden: Mitarbeiter in Adressen anzeigen: Ermöglicht den Zugriff auf die folgenden Punkte. Geburtstag: Der Geburtstag des Mitarbeiters wird angezeigt. Versicherungsnummer: Die Versicherungsnummer bei…
Mac-Kalender
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren » Mac-Kalender
Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie der TEAMBOX.Kalender abonniert werden kann um Kalenderereignisse etc. in dem privaten Mac-Kalender zu sehen. Abonnieren bedeutet, dass Änderungen an Ereignissen nur in der TEAMBOX erfolgen können – dies ist also eine…
Arbeitszeit
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Arbeitszeit
Im Arbeitszeitmodul sind folgende Berechtigungen vorhanden: Zugeordnete Mitarbeiter anzeigen: Hiermit kann definiert werden, ob bei Auswertungen von Zeiteinträgen (z.B. in der Jobübersicht Spalte “Mitarbeiter”, im Leistungsreport und bei Verrechnung…
Finanz-Cloud
Benutzerhandbuch » JOBS » Jobportfolio » Finanz-Cloud
Um genauere Informationen über die Finanzsituation eines bestimmten Jobs zu erhalten, wählen Sie bitte in der Suchleiste den Kunden/Bereich/Job aus. Neben der Suchleiste können Sie ausserdem auswählen, ob sich das Finanz-Cloud nach Preis oder Kosten richtet. Ist…
Kalenderabgleich
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich
Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit den Agenturkalender mit anderen Kalendern abzugleichen. Leider bietet nicht jede Hard- bzw. Software die gleichen Möglichkeiten, deshalb wurde von intevo.websolutions einerseits die Maximalvariante der Synchronisation geschaffen und…
Hubspot
Benutzerhandbuch » SCHNITTSTELLEN » Hubspot
Die Hubspot Schnittstelle der TEAMBOX bietet die Möglichkeiten Adressen von Hubspot in die TEAMBOX zu übertragen sowie Deals zu synchronisieren. Adressen Adressen(Firmen und Kontaktpersonen) werden gezielt aus Hubspot übernommen (Suche), so dass Aktualisierungen…
Glossar Finanzen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Glossar Finanzen
Dieser Artikel soll als Nachschlagewerk für Sie dienen. Es werden hier TEAMBOX- und finanzspezifische Begriffe erklärt. Akontorechnung Akontorechnungen sind Rechnungen, die vor der Leistungserbringungen gelegt werden. Jene Beträge, die in den Akontorechnungen…
Mehrsprachige Finanzdokumente
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Finanzeinstellungen » Mehrsprachige Finanzdokumente
Es besteht auch die Möglichkeit fremdsprachige Finanzdokumente zu erstellen. Dabei gehen Sie wie gewohnt vor. Das User-Interface bleibt dabei in Deutsch und auch die Auswahl der Kostenarten sowie Tarife steht Ihnen in Deutsch zur Verfügung. Lediglich das erzeugte PDF…
Jobs erstellen/bearbeiten
Benutzerhandbuch » JOBS » Jobverwaltung » Jobs erstellen/bearbeiten
Erstellt Die Jobnummer wird automatisch nach dem Speichern des Jobs auf Basis der definierten Zahlen für Kundennummer, Bereich, Jahr und dem Budgetjahr generiert. Wie bereits im Artikel JOBS erklärt, sind in der TEAMBOX, Kunden und Bereiche sowie Jobs eng miteinander…
Dienstort (Büro, Homeoffice, …) erfassen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Mitarbeiter anlegen/erfassen » Dienstort (Büro, Homeoffice, …) erfassen
Auf Wunsch kann der Teambox Support nach Einrichtungsaufwand beliebig viele “Dienstorte” konfigurieren. Bitte wenden Sie sich dazu an den Teambox Support. Überblick der Funktion: In den Adressen kann der Admin pro User einstellen, ob der Dienstort…
Blog
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Customer Relationship Management » Blog
Im Blog können wichtige Informationen, die im Kundenkontakt entstanden sind, festgehalten werden. Dies ist sowohl für die Firma, als auch für einzelne Kontaktpersonen möglich. Die gewünschte Firma bzw. der gewünschten Kontakt kann über die Adresssuche gesucht…
Bordereau
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Bordereau
Vor allem in der Schweiz ist es üblich ein Bordereau zur Weiterleitung von Fremdrechnungen zu erstellen. Als Bordereau wird eine Art Lieferschein verstanden, der Fremdrechnungen bzw. auch Agenturrechnungen gesammelt darstellt. Grundsätzlich wird bereits bei der…
Kostenvoranschlag genehmigen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Kostenvoranschlag » Kostenvoranschlag genehmigen
Status des Kostenvoranschlag Im Modul ‘Finanzen’ gibt es den Menüpunkt “Kostenvoranschlag” und nach Auswählen eines Kunden/Bereich/Job erscheint die Übersicht der vorhandenen Kostenvoranschläge. Hier kann in der Spalte “Status”…
Forecast
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Forecast
Die TEAMBOX Funktion ‚Forecast’ hilft bei der Planung und Kontrolle des Incomes. So kann am Beginn des Jahres eine erste Incomeplanung erstellt und diese dann im Laufe des Jahres durch die Erstellung neuer Versionen beliebig oft verfeinert werden. Das einfache…
Kontaktperson erfassen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Kontaktperson erfassen
Die Erfassung von Kontaktpersonen kann auf zwei Arten erfolgen. Erfassung über das Adressmenü: Dies macht vor allem dann Sinn, wenn die Kontaktperson keiner Firma zugeordnet werden soll. Sollte die Zuordnung zu einer Firma später doch gewünscht sein, kann dies…
Aktivitätenliste
Benutzerhandbuch » AKTIVITÄTEN » Projektplanung/Projektarbeit » Aktivitätenliste
Die Aktivitätenliste gliedert sich in unterschiedliche Bereiche, die im Folgenden dargestellt und beschrieben werden. 1) Basisfilter: Hier wird definiert, was in der Aktivitätenliste angezeigt werden soll. 2) Erweiterter Filter: Dieser kann aus- und ein geklappt…
Teams
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Forecast » Teams
Teams Teams sind Zusammenstellungen von Mitarbeitern die in der Admin festgelegt werden. Teams werden in der Administration unter Einstellungen (“Teams”) erfasst. Ein Team hat mehrere Mitarbeiter als Team Mitglieder zugeordnet und eine/n…
Ausgangsrechnungssuche
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Ausgangsrechnungssuche
Unter dem Punkt “Ausgangsrechnung” können, neben der einfachen Anlage von Ausgangsrechnungen, auch die bereits erstellten Rechnungen aufgerufen werden. Auf Basis verschiedenster Kriterien wie der Rechnungsart, dem Datum, dem Rechnungsbetrag (total exkl.…
Eintrag erstellen und bearbeiten
Benutzerhandbuch » MANUAL » Eintrag erstellen und bearbeiten
Nur Mitarbeitende mit der entsprechenden Berechtigung können Einträge und Kategorien im Manual erstellen und bearbeiten. Sind die notwendigen Berechtigungen gesetzt, so erscheinen links aussen die Bearbeitungsfunktionen: neuer Eintrag: Mit dieser Funktion kann…
Jobübertragung
Benutzerhandbuch » ADMIN » Werkzeuge » Jobübertragung
Mithilfe dieses Werkzeuges können Jobs automatisch neu angelegt werden. Auch eine gleichzeitige Übernahme der auf diesem Job erfassten Daten ist möglich. Alle bestehenden Jobs mit einem bestimmten Status können nun mit wenigen Klicks für das nächste Budgetjahr…
OOP/Spesen verrechnen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Agenturrechnung » Spezialfunktionen » OOP/Spesen verrechnen
Nach Selektion dieser Funktion werden Ihnen alle zum Job erfassten definitiven OOP-Rechnungen mit der Verrechnungsart „direkt“ und „indirekt“, sowie alle erfassten definitiven Spesenabrechnungen bei denen die Checkbox “verrechenbar” aktiviert wurde,…
Kalender
Benutzerhandbuch » ADMIN » Berechtigungen » Kalender
Im Kalendermodul sind folgende Berechtigungen vorhanden: Wochenansicht: Die Wochenansicht im Modul “Kalender” wird aktiviert. Monatsansicht: Die Monatsansicht im Modul “Kalender” wird aktiviert. Öffentliche Ereignisse bearbeiten, an…
Organisation Agentur
Benutzerhandbuch » ADMIN » Einstellungen » Organisation Agentur
Im Tab “Organisation Agentur” wird folgendes festgelegt: Rollen der Benutzer zur Steuerung der Berechtigungen in der TEAMBOX Definition der Abteilungen Durchschnittliche Mitarbeiterkosten ODER Funktionen Rolle Beim Anlegen bzw. Bearbeiten eines…
Agenturrechnung
Benutzerhandbuch » FINANZEN » Ausgangsrechnung » Agenturrechnung
Agenturrechnungen sind Rechnungen, die nach der Leistungserbringung gelegt und an den Kunden gesandt werden. Agenturrechnungen können dabei nicht nur die Leistungen von seitens der Agentur enthalten, aber auch Fremdleistungen berücksichtigen. Welche Positionen in…
Mitarbeiter anlegen/erfassen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Mitarbeiter anlegen/erfassen
Die Erfassung bzw. das Anlegen eines Mitarbeiters kann entweder über die Adresserfassung oder über das Modul ‘Mitarbeiter’ gestartet werden. Zu beachten ist, dass es von den gesetzten Berechtigungen abhängt, ob Mitarbeiter erfasst und die Daten geändert…
Kalender abonnieren
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren
Abonnieren ist per Definition eine one-way Kommunikation (Lesefunktion). Ereignisse können im jeweiligen Kalender NICHT bearbeitet werden, dies ist nur in der TEAMBOX möglich. Folgende Varianten des Abonnierens werden geboten: abonnieren der eigenen…
Meldungseinstellungen
Benutzerhandbuch » MELDUNGEN » Meldungseinstellungen
Sie selbst entscheiden, worüber Sie informiert werden möchten und welche Priorität Sie der entsprechenden Meldung zuordnen. Die Art der Ausgabe einer Meldung ist von der zugeordneten Priorität abhängig. Agenturweite Benutzereinstellungen Unter Admin > Meldungen…
MailChimp
Benutzerhandbuch » SCHNITTSTELLEN » MailChimp
Synchronisation Die MailChimp Schnittstelle der TEAMBOX bietet die Möglichkeit Sticker von bestimmten Stickerkategorien und mit diesen Sticker verknüpfte Kontakte von TEAMBOX nach MailChimp zu synchronisieren. Die Verknüpfung von MailChimp Zielgruppe und TEAMBOX…
FiBu-Schnittstellen
Benutzerhandbuch » FINANZEN » FiBu-Schnittstellen
Mit dem FiBu-Exportmodul für die TEAMBOX können Sie die gewünschten Finanzdaten einfach und schnell aus der TEAMBOX exportieren um sie dann in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware zu importieren. In der Standardprogrammierung werden Kreditoren- und Debitoren-Rechnungen…
Aktivitäten
Benutzerhandbuch » ADMIN » Einstellungen » Aktivitäten
Allgemeine Einstellungen Aufgaben aktivieren/deaktivieren Startdatum aktivieren/deaktivieren (dann gibt es bei der Aktivitätenliste und beim Balkenplan beim Anfang- und Ende-Filter weitere Optionen) Uhrzeiten aktivieren/deaktivieren Weitere Verantwortliche…
Adresssuche und -export
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresssuche und -export
Schnellsuche Die einfachste Möglichkeit um nach einem Kontakt zu suchen, ist die Eingabe des zu suchenden Kontakts in dem Eingabefeld im Adressmenü. Mehrere Suchbegriffe, wie die Vor- und Nachnamen können ebenfalls eingegeben werden. In der Schnellsuche kann aus…
Firma erfassen
Benutzerhandbuch » ADRESSEN » Adressmanagement » Adresserfassung » Firma erfassen
Im Folgenden wird anhand der Erfassung eines “Kunden” erläutert, wie eine Firma in die TEAMBOX eingetragen wird. Die Arbeitsschritte für “New Business” und “Geschäftspartner” sind weitestgehend die selben. Sollte es Unterschiede…
Google Calendar
Benutzerhandbuch » KALENDER » Kalenderabgleich » Kalender abonnieren » Google Calendar
Im folgenden Abschnitt wird erklärt wie Sie den TEAMBOX.Kalender abonnieren können um Kalenderereignisse etc. in Ihrem privaten Google Calender zu sehen. Abonnieren bedeutet, dass Änderungen an Ereignissen nur in der TEAMBOX erfolgen können – dies ist also…