Textbausteine

Unter Textbausteinen wird in der TEAMBOX eine Bibliothek von Texten und Textelementen, die nach Kostenarten, Bezeichnung und Beschreibung kategorisiert werden, verstanden. Sie werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet .

Dadurch wird die größtmögliche Gestaltungsfreiheit bei dem Erstellen von Kostenvoranschlägen und Rechnungen geboten. Durch das Abspeichern und Einfügen von Textelementen wird Zeit gespart und eine Konsistenz bei ausgehenden Finanzdokumenten sichergestellt.

Einfügen von Textelementen
Textbausteine können beim Erstellen von Kostenvoranschlägen und Rechnungen eingesetzt werden. Beschreibungen am Anfang des Dokuments und Bemerkungen am Ende sowie Textinformation für Kostenarten, können damit erstellt werden.

Ausserdem können immer wiederkehrende Textelemente im Webdokumentenmanagement damit eingefügt werden.

Zu den verfügbaren Textbausteinen gelangen Sie mittels Klick auf den grünen Puzzlestein im Texteditor. Es erscheint dann eine Übersicht aus der Sie den gewünschten Textbaustein auswählen können. Standardmässig wird jene Gruppe vorgeschlagen, die für das Feld in dem Sie sich befinden vorgesehen ist. Im folgenden Beispiel steht der Mauszeiger im Beschreibungsfeld, daher werden hier auch alle Textbausteine, die für diese Gruppe vorhanden sind, angezeigt.

Es werden in der Übersicht nur die Titel der Textelemente ausgegeben. Klicken Sie den Titel an um den gesamten Text zu sehen. Wollen Sie ein bestimmtes Textelement in die Rechnung/den Kostenvoranschlag einfügen, so klicken Sie auf den grünen Button mit dem Häkchen.

Sie können beliebig viele Textbausteine in ein Dokument einfügen.

Fügen Sie einen Textbaustein in ein leeres Bemerkungs- oder Beschreibungsfeld ein, so können Sie diesen nicht sofort bearbeiten, da Firefox nicht korrekt mit dem verwendeten TinyMCE kollaboriert. Um Anpassungen am eingefügten Textbaustein vornehmen zu können, klicken Sie bitte zuerst auf eine Eingabetaste (wie die Leertaste) um anschliessend den Textbaustein nach belieben zu bearbeiten.

Erstellen und Bearbeiten eines Textbausteins
Durch einen Klick auf den grünen Puzzleteil im Texteditor gelangen Sie zu einer Liste mit den bereits gespeicherten Textbausteinen. Um ein weiteres Textelement hinzuzufügen, klicken Sie auf den grünen Button mit dem Plus.

Es wird nun ein Bearbeitungsfenster geöffnet in das Sie eine Bezeichnung für den Textbaustein und den dazugehörigen Text eingeben können. Wie gewohnt steht Ihnen auch bei der Erstellung von Textbausteinen der Texteditor zur Verfügung, um die Textelement inklusive Formatierung abzuspeichern. Klicken Sie auf ‘Speichern’ um das Textelement zu speichern oder gegebenenfalls anzupassen.

Die TEAMBOX bietet eine weitere sehr komfortable Möglichkeit Textbausteine zu erstellen.

Geben Sie dazu den Text einfach wie gewohnt bei der Kostenart, im Beschreibungs- oder Bemerkungsfeld ein und markieren Sie jenen Textteil, der abgespeichert werden soll.

Klicken Sie dann auf das grüne Puzzleteil. Sie gelangen nun in ein neues Fenster, wo Sie den grünen Button mit dem Plus anklicken und so den eingegebenen Text aufrufen und mit einer Bezeichnung versehen können. Speichern Sie den Textbaustein mit ‘Speichern’ und schon steht Ihnen dieser beim nächsten Aufruf zur Verfügung.

Textbausteine als Standardtext
Es ist möglich Textbausteine als “Standardtext” für eine Kostenart bzw. Layoutposition in einem Kostenvoranschlag bzw. einer Ausgangsrechnung zu definieren.
Wurde demnach bereits zu einer Kostenart/Layoutposition ein Standardtext gespeichert, wird der Textbaustein automatisch als Positionstext vor ausgefüllt (nur wenn der Positionstext noch leer ist). Es können für Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen verschiedene Standardtexte definiert werden.

  • Erstellen Sie eine neue Position in einem Kostenvoranschlag bzw. einer Ausgangsrechnung
  • Wählen Sie eine Kostenart/Layoutposition aus und klicken Sie im Feld ‘Text’ auf das Textbausteinsymbol
  • Im neuen Fenster “Textbausteine” auf den Button “Neu” klicken
  • Editieren Sie Ihren Textbaustein und aktivieren Sie die Checkbox bei “Standard”
  • Bestätigen Sie mit “Speichern”

Mehrsprachige Textbausteine
Die TEAMBOX unterstützt nicht nur die Erstellung von deutschsprachigen Finanzdokumenten, auch die Anlage von fremdsprachigen Dokumenten ist möglich. Um auch bei der Erstellung von beispielsweise englischsprachigen Rechnungen auf ein vorgefertigtes Phrasenset zurückgreifen zu können, haben Sie die Möglichkeit auch fremdsprachige Bemerkungen, Positionstexte und Beschreibungen zu hinterlegen.

Beim Arbeiten in einem Dokument in einer Fremdsprache, wird bei der Anlage von Textbausteinen automatisch die entsprechende Sprache vorgeschlagen. Natürlich können Sie diese im Drop-Down ändern.

So finden Sie die gewünschten “Musterphrasen” rasch wieder, da diese in der entsprechenden “Sprachrubrik” abgelegt werden.

Textbausteine löschen
Ein bereits erstellter Textbaustein kann auch wieder gelöscht werden.
Dazu klicken Sie im Textbausteine Fenster auf rechts neben einem bereits gespeicherten Textbaustein auf das Symbol mit dem Stift.
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Es erscheint ein neues Fenster “Textbausein editieren” in dem dann mit dem Button ‘Löschen’ dieser gelöscht werden kann.