Für einen noch erfolgreicheren Start in das neue Jahr finden Sie im folgenden Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür, was unbedingt noch vor dem Jahreswechsel zu beachten ist. Wir empfehlen Ihnen die Anpassungen in der hier dargestellten Reihenfolge durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass hier möglicherweise einzelne Module gezeigt werden, die in Ihrer Agentur nicht verwendet werden. Sollten Sie für einzelne Anwendungen keine Zugriffsrechte haben, dann wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Was muss ich unbedingt VOR dem Jahreswechsel erledigen?
Bitte führen Sie die Anpassungen in dieser Reihenfolge durch:
- Im November notwendig: prüfen, ob Jobs im richtigen Budgetjahr angelegt werden
- Im Dezember notwendig: Feiertage setzen
- Im Dezember notwendig: Offdays generieren
1. Wie kann ich sicherstellen, dass neue Jobs automatisch im richtigen Budgetjahr angelegt werden?
- Soweit von Ihnen nicht anders festgelegt wird bei der Anlage von neuen Jobs bereits ab dem 1. Dezember das Folgejahr als Budgetjahr vorausgewählt.
Bitte prüfen Sie daher VOR dem 1. Dezember, ob die derzeitigen Einstellungen Ihren Wünschen entsprechen. Selbstverständlich können Sie das vorgeschlagene Budgetjahr beim Anlegen eines Jobs manuell ändern, sobald dieser angelegt wurde allerdings nicht mehr. Anpassen können Sie dies im Modul ‘Admin’ unter ‘Einstellungen’ im Reiter “Jobs”.
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Beispiel (Budgetjahr startet mit 1. Januar):
- mit “1 Monat(e) vor Budgetjahrende” werden neue Jobs bereits im Dezember für das folgende Budgetjahr angelegt
- mit “0 Monat(e) vor Budgetjahrende” werden neue Jobs erst ab 1. Januar für das neue Budgetjahr angelegt
2. Wie setze ich die Feiertage für das kommende Jahr?
- Bitte legen Sie zuerst die Feiertage für das kommende Jahr fest (spätestens im Dezember). Unbedingt noch bevor Sie Offdays oder Urlaube für das Folgejahr eintragen! So können Sie sicherstellen, dass es beim Eintragen von Urlauben, beim Generieren der Offdays sowie bei der Verwendung des Werkzeuges “Abschlusstage erneuern” (notwendig bei nachträglichen Änderungen der Offdays) zu keinen Überschneidungen kommt.
Um die Feiertage für das kommende Jahr zu setzen, klicken Sie bitte im Modul ‘Kalender’ auf Feiertage und wählen Sie dort das neue Jahr aus.
Klicken Sie bitte anschliessend unten auf den Button ‘Feiertage automatisch setzen’. So werden die Feiertage für das gewählte Jahr automatisch gesetzt.
Bewegliche Feiertage wie Ostern, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag etc., werden im Zuge dessen automatisch berechnet und gesetzt.
Um Änderungen an einzelnen Feiertagen vorzunehmen, beispielsweise um anstatt eines Halbtages einen ganzen Tag zu hinterlegen, Doppelklicken Sie bitte neben den angezeigten Kalender auf den betreffenden Feiertag. Sie können nun die gewünschten Anpassungen vornehmen.
Bestätigen Sie abschliessend die Änderungen mit Klick unten auf das grüne Häkchen.
Weitere Details zur Feiertagsverwaltung finden Sie hier.
3. Wie setze ich die Offdays für das kommende Jahr bzw. wo sehe ich, ob dies schon passiert ist?
Damit die Offdays Ihrer Teilzeitmitarbeiter auch im Folgejahr korrekt berücksichtigt werden, müssen Sie diese Ende Dezember setzen. Wichtig: Sollten sich die Offdays eines Mitarbeitenden noch im laufenden Jahr ändern, müssen diese vor dem Generieren der Offdays für das Folgejahr in den Adressdaten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin geändert werden.
Öffnen Sie dazu im Modul ‘Admin’ und dort den Menüpunkt ‘Werkzeuge’.
Um die Offdays für das Folgejahr zu übernehmen, wählen Sie im Drop-Down bitte ‘Offdays’ aus.
Wählen Sie das Jahr aus, für welches Sie die Offdays erstellen möchten, und bestätigen Sie mittels ‘Offdays erstellen’. Anschliessend erhalten Sie eine Liste der Teilzeitmitarbeiter und der dazugehörigen Offdays für das Folgejahr. Damit einhergehend werden die Offdays auch im Kalender und in der Ferienkontrolle sichtbar.
Gibt es weitere hilfreiche Funktionen für den Jahreswechsel?
1. Wie kann ich in einem Schritt den Jobstatus von mehreren Jobs ändern?
Wenn Sie am Ende des Jahres viele Jobs haben, deren Status Sie ändern möchten (z.B. von ‘In Umsetzung’ auf ‘Abgeschlossen’), dann müssen Sie dies nicht bei jedem Job einzeln anpassen, sondern können den Jobstatus aller Jobs in einem Schritt ändern.
- Öffnen Sie dazu im Modul ‘Admin’ den Menüpunkt “Werkzeuge”.
- Wählen Sie im Drop-Down Menü ‘Jobstatus ändern’ aus.
- Selektieren Sie das Budgetjahr, dem die zu ändernden Jobs angehören und wählen Sie den aktuellen Jobstatus der zu ändernden Jobs aus.
- Die TEAMBOX gibt dann die Anzahl der Jobs mit dem gewählten Jobsstatus innerhalb des festgelegten Budgetjahres aus.
- Legen Sie anschliessend fest welchen Jobstatus die gewählten Jobs nach der Änderung erhalten sollen und bestätigen Sie die Eingaben mittels Klick auf ‘Jobstatus ändern’.
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2. Wie kann ich Jobs in das neue Jahr übertragen? Können auch erfasste Daten übertragen werden?
Falls Sie bestehende Jobs mit einem bestimmten Status in das nächste Budgetjahr übertragen wollen, ist dies grundsätzlich möglich. Die Job- und Bereichsbezeichnung des neuen Jobs sind nach der Übertragung identisch mit dem alten – lediglich das Budgetjahr und die Jobnummer werden angepasst. Auch das Verschieben von migrierbaren Daten (z. B. erfasste Arbeitszeit, Kostenvoranschläge, Projektmanagement-Einträge) ist möglich. Achtung: Definitive, exportierte, bezahlte, stornierte oder EDI-Rechnungen werden nicht übertragen und bleiben beim ursprünglichen Job.
- Das Modul ‘Admin’ anklicken und dort den Menüpunkt “Werkzeuge” öffnen. Hier im Drop-Down Menü den Unterpunkt ‘Jobübertragung’ auswählen
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- Wählen Sie anschliessend aus, welche Jobs (1) (Budgetjahr und Status) übertragen werden sollen.
- Damit bereits übernommene Jobs nicht nochmals angelegt werden, aktivieren Sie bitte die Checkbox (2).
- Wählen Sie das Budgetjahr (3) aus, auf das Sie die Jobs übertragen wollen.
- Wichtig: Es stehen zwei unterschiedliche Jobanlageoptionen (4) zur Verfügung. Bitte prüfen Sie genau welche Option für Ihren Anwendungsfall am effizientesten ist.
- Neuen Job anlegen
- Bei dieser Variante legen Sie im neuen Budgetjahr einen neuen Job mit gleicher Bezeichnung an. Es werden KEINE Daten übernommen bzw. verschoben.
- Neuen Job anlegen + Daten migrieren
- In diesem Fall werden ebenfalls neue Jobs angelegt, aber zusätzlich werden auch migrierbare Daten übernommen bzw. verschoben.
- Neuen Job anlegen
Was wird NICHT verschoben?
- definitive Ausgangsrechnungen (Agentur- & Akontorechnungen)
- bezahlte Rechnungen
- stornierte Rechnungen
- exportierte Rechnungen
- EDI-Rechnungen
Sollen nur einzelne Daten verschoben werden ist dies nur durch Migration von Jobs im Job-Modul möglich.
Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung stehenden Daten von den gekauften/gemieteten Modulen abhängig sind.
- Darüber hinaus können Sie noch den Status (5) für die alten bzw. neuen Jobs anpassen. Wählen Sie z. B. für die ‘alten’ Jobs einen Status aus, der die Jobs deaktiviert, so stehen diese Jobs nicht mehr zur Zeiterfassung zur Verfügung.
- Abschliessend bestätigen Sie die Änderungen mittels Klick auf ‘Übertragen’.
Tipp: Wir empfehlen Ihnen für die gezielte Übernahme von Jobs einen neuen Jobstatus anzulegen und jenen Jobs zuzuordnen, die übernommen werden sollen. So stellen Sie sicher, dass auch nur jene Jobs neu angelegt bzw. die Daten übertragen werden, die Sie im nächsten Jahr tatsächlich wieder benötigen.
Sollten Sie mehr als 1.000 Jobs in einem Schritt übernehmen wollen, bitten wir Sie, Kontakt mit uns aufzunehmen (support@teambox.eu), damit wir dies für Sie erledigen können.