Um eine Fremdrechnung in der TEAMBOX erfassen zu können, muss in den Finanzeinstellungen bereits eine entsprechende Verrechnungsart nämlich “Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt” oder “Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur” gewählt werden.
Bei diesen Verrechnungsarten erfassen Sie zunächst die Lieferantenrechnungen, die auf den Kunden ausgestellt sind, unter ‘Fremdrechnung’ und bezahlen sie zunächst.
Bei der Verrechnungsart “Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt” leiten Sie die Rechnungen mit dem Weiterleitungsborderau zur Bezahlung an den Kunden weiter.
Bei der Verrechnungsart “Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur” bezahlen Sie die Rechnungen und leiten diese mit dem Zahlungsbordereau an den Kunden weiter, welcher sie an die Agentur bezahlt.
Für Ihre Agenturleistungen erstellen Sie wie gewohnt eine Agenturrechnung. In einem zweiten Schritt verrechnen Sie diese Rechnungen (Agentur- und Fremdrechnungen) dann innerhalb einer einzigen Rechnung an den Kunden weiter.
Erfassen von Fremdrechnungen
Wählen Sie dazu im Finanzmodul das Untermodul “Eingangsrechnung” aus. Wählen Sie dort den entsprechenden Kunden, Bereich und Job aus für den die Fremdrechnung erfasst werden soll.
- Mit dem Button “Neu” in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
- Wenn ein Beleg (z.B.: eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Fremdrechnung eingetragen werden können.
Im Drop-Down Menü “Rechnungsart” kann Fremdrechnung ausgewählt werden.
Fremdrechnung kopieren
Mit dem Button “Kopieren” wird eine Kopie der Fremdrechnung erstellt welche vor dem Speichern noch angepasst werden kann.
Um zu einer Liste aller Fremdrechnungen zu gelangen, klicken Sie auf “Abbrechen”. Dieser Liste können Sie das Datum, den Namen des Lieferanten, den Betrag sowie die Information ob die Fremdrechnung bereits an den Kunden weitergeleitet wurde, entnehmen.
Die Spalte “B” (steht für Bordereau) erscheint nur, wenn Sie in den ‚Einstellungen’ die Checkbox ‘Bordereau verwenden’ aktiviert haben. In diesem Beispiel ist ein Kästchen der Spalte ‚Abrechnung’ rot, da diese Fremdrechnung noch nicht an den Kunden weitergeleitet wurde. Sobald das passiert ist, wird das Kästchen grün. Falls Sie Beraterkommission (BK) abrechnen, erscheint eine weitere Spalte “K”. Ist die BK-Rechnung erstellt, ist das Kästchen rot, sobald sie an den Kunden weiterverrechnet wird, ändert sich die Farbe des Kästchens auf grün.