Zur Bearbeitung und Ergänzung der Daten einer Kontaktperson die gewünschte Person über die “Adresssuche” eingeben. Die Daten öffnen sich in der Personensicht, die sich wie die Firmensicht in mehrere Bereiche gliedert. Bei Kontaktpersonen gibt es jedoch nicht die Möglichkeit “Partnerfirmen” zu erfassen.
Im Folgenden befinden sich die Bearbeitungsmöglichkeiten nach den Bereichen der Personensicht gegliedert.
Kontaktperson
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Hier kann ein Foto der Kontaktperson hochgeladen werden. Näheres dazu befindet sich im Artikel Dateiupload.- Kontaktperson: Durch einen Klick auf “Bearbeiten” erscheint das Fenster, in dem die Details zur Kontaktperson geändert oder ergänzt werden können.
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- Anrede Agentur und Sprache Agentur: Die hier festgelegte Anrede und Sprache gilt für die gesamte Agentur. Im gezeigten Beispiel ist die agenturweite Anrede “Sie”.
- Firmen: Hier kann mittels “Neu” eine Verknüpfung zu weiteren Firmen hinzugefügt werden. Wenn eine Verknüpfung zu einem Unternehmen gelöscht werden soll, dann einfach die Checkbox neben dem Firmennamen deaktvieren.
- Mit Klick auf das Visitenkarten-Icon können die Kontaktdaten als vCard bzw. .vcf Datei exportiert werden.
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- Kontaktperson deaktivieren:
Um eine Kontaktperson zu deaktivieren klicken Sie auf den Button “Deaktivieren” und geben Sie eine Begründung der Deaktivierung ein (diese ist dann im Änderungsjournal ersichtlich). Bestätigen Sie mit ‘OK’.
Deaktiviere Personen können ohne entsprechender Berechtigung nicht mehr in den Adressen gefunden werden.
- Kontaktperson wiederherstellen:
Wenn die entsprechende Berechtigung nach deaktivierten Personen zu suchen gesetzt ist, kann in der Suche nach deaktivierten Personen gesucht werden.
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Die Kontaktperson kann dann bearbeitet werden und mit dem Button “Wiederherstellen” wieder hergestellt werden.
- Kontaktperson unwiderruflich löschen:
Um eine Kontaktperson unwiderruflich zu löschen klicken Sie auf den Button “Unwiderruflich löschen”. Geben Sie eine Begründung für das Löschen ein (diese ist dann im Änderungsjournal ersichtlich) und bestätigen Sie dies mit ‘OK’. Die Kontaktperson kann nicht mehr wieder hergestellt werden.
Kontaktinformationen
- Durch Klick auf “Bearbeiten” können die Kontaktinformationen bearbeitet werden.
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- Adressen: Für die Kontaktperson können neben der “Privatadresse” beliebig viele “sonstige Adressen” definiert werden. Dies erfolgt durch entsprechende Auswahl im Dropdown Menü oben und Eingabe der Adressdaten. Durch Aktivierung der Checkbox neben “ist Postanschrift” wird festgelegt, welche Adresse die aktuelle Postadresse ist. Das Löschen einer dieser Adressen erfolgt mittels Klick auf das Minus Symbol
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und Bestätigung durch den Button “Speichern”.
Es können auch mehrere Adressen als Postanschrift festgelegt werden, dies geschieht durch aktivieren der Checkbox vor ‘ist Postanschrift’. - E-Mail Adressen und Telefonnummern: Durch Klick auf “Neu” können eine oder mehrere E-Mail Adressen und Telefon- und Faxnummern eingegeben werden. Diese gelten nur für diese Person und ändern nichts an den allgemeinen E-Mail Adressen und Telefonnummern der Firma (siehe dazu Firma bearbeiten). Durch Aktivierung des Radiobuttons neben der E-Mail Adresse kann die Standard-E-Mail Adresse festgelegt werden. Wie bei der Postadresse wird dies in der Personenansicht mittels grünem Highlight der Adresse signalisiert.
Sticker, Journal und Blog
Details zu Sticker, Journal und Blog befinden sich unter Customer Relationship Management.