E-Mail-Integration

Grundfunktion-Überblick

• Sie arbeiten mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm
• E-Mails werden umgeleitet oder in BCC an die TEAMBOX gesendet (individuelle E-Mail-Adresse)
• Automatische Verknüpfung mit Kontakten über die E-Mail-Adresse und Zuordnung zu Objekten (z. B. Angeboten, Rechnungen, Arbeitspaketen, Abwesenheiten, Dokumente, Kalenderereignisse, Kanban, Produktion, einzelne Zeiteinträge) möglich
• Übersichtliche Darstellung der relevanten E-Mail-Kommunikation in der rechter Seitenleiste
• Attachments werden mit Originalmails gespeichert

Filter und Suche für Mails und Kommentare

Suche:

• Rechts oben neben dem Feld “Suchen” auf das strichlierte Symbol klicken
• Hier kann nun ausgewählt werden, wonach gesucht werden soll:
  • Alles durchsuchen
  • Nach Personen suchen
  • Nach Anhängen suchen

• Sowie Einstellungen für die Anzeige der Mailbox vorgenommen werden:
  • Kompakte Anzeige
    Zeigt kein Von/An und nur wenige Zeilen der E-Mail
  • Standardanzeige
    Zeigt Von/An und einen Teil der E-Mail
  • Vollständige Anzeige
    Zeigt Von/An und CC vollständig an und der komplette Mail-Inhalt ist ausgeklappt

Filter:

• Mit Klick auf den Link “Alle Mails/Kommentare” können folgende Filtereinstellungen vorgenommen werden:
  
  

E-Mail-Ansicht

• Wenn Sie mit der Maus über eine E-Mail fahren, werden folgende Symbole angezeigt:
  
  • 1. Hier können Sie direkt auf eine E-Mail antworten. Es öffnet sich Ihr E-Mail-Programm und An, CC, BCC, Betreff werden automatisch ausgefüllt.
  • 2. Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn eine E-Mail einen Anhang hat. Mit Klick darauf kann direkt der Anhang heruntergeladen werden.
  • 3. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster der E-Mail und diese wird somit in der Vollansicht angezeigt.
  • 4. Die E-Mail wird aus der TEAMBOX gelöscht
  • 5. Sie können sich eine Erinnerung für die E-Mail einstellen

Vollansicht

• In der Vollansicht können Sie eine bestehende Verknüpfung wieder löschen
  • Wählen Sie dazu mit der Maus die Stelle neben der Verknüpfung aus und es wird der Text “Verknüpfung löschen” angezeigt
  • Mit Klick auf “Verknüpfung löschen” kann diese gelöscht werden
    

• Mit dem Button “Antworten” können Sie eine Antwort-Mail versenden
• Mit dem Button “Löschen” können Sie die E-Mail in der TEAMBOX löschen
• Mit dem Button “Originalmail” können Sie die Mail als Textdatei herunterladen und speichern
• Mit dem Button “Erinnerung” können Sie sich eine beliebige Erinnerung einstellen

Beispiel

1. Sie erhalten eine Mail an Ihre E-Mail-Adresse, z. B. von einem Kunden
2. Sie leiten diese Mail an die von Ihnen eingerichtete E-Mail-Adresse weiter bzw. um
3. In der TEAMBOX öffnen Sie die Mailbox, indem Sie auf den grauen Pfeil rechts klicken

4. Diese kann nun mit folgenden Daten verknüpft werden:

• Kunden, Bereichen und Jobs
• Arbeitspaketen und Aufgaben
• Kostenvoranschlägen und Rechnungen
  

5. Um eine Mail zu verknüpfen, gehen Sie zum gewünschten Objekt in der TEAMBOX, z. B.: in der Jobverwaltung einen konkreten Job auswählen
6. Klicken Sie auf den Link unterhalb der gewünschten E-Mail

7. Die E-Mail wurde jetzt dem Job zugeordnet und alle zugeordneten E-Mails/Kommentare finden Sie im Reiter neben “Mailbox” (Spezifische Bezeichnung des Objekts, z. B. Jobname, Arbeitspaket …) (TIPP: Wie Sie eine Verknüpfung wieder löschen, finden Sie weiter oben unter “Vollansicht”)

8. Sobald es zugeordnete E-Mails und/oder Kommentare gibt, wird dies auch im eingeklappten Zustand des Mailbox-Fensters durch Kachelgrafiken angezeigt.

Hinweis: Sollte es einen Verbindungsfehler zum Mailserver geben, dann wird der Tab “Mailbox” rot markiert.