Die TEAMBOX ermöglicht es die Kostenvoranschläge, die für einen Job erstellt wurden, direkt in die Agenturrechnung zu übernehmen und gegebenenfalls noch weiter zu bearbeiten. Dazu in der Eingabemaske der Agenturrechnung im Drop-Down Menü oben, die Spezialfunktion “Positionen aus Kostenvoranschlag” auswählen.
Die TEAMBOX zeigt zunächst alle KVs an, die für diesen Job erstellt und vom Kunden genehmigt wurden, aber die noch nicht abgerechnet wurden. Durch Klick auf das graue Dreieck wird ersichtlich, welche Positionen bei den entsprechenden KVs zur Übernahme zur Verfügung stehen. Hier werden nur jene Positionen aufgelistet, die im KV als “Agenturleistung” gekennzeichnet wurden (Fremdleistungen werden meist über Fremd- bzw. OOP-Rechnungen abgerechnet) und die noch nicht abgerechnet wurden. Es besteht also die Möglichkeit verschiedene Positionen eines Kostenvoranschlags auf unterschiedlichen Rechnungen abzurechnen.
Durch die Selektion der Kästchen kann bestimmt werden, welche Positionen eines oder mehrerer genehmigter Kostenvoranschläge abgerechnet werden sollen und ob auch der Beschreibungstext übernommen werden soll. Die Auswahl wird mit “Übernehmen” bestätigt.
Sowohl der Positionstext als auch die Beträge können in der Rechnung noch angepasst und weitere Positionen können noch erstellt werden.
Teilverrechnung
Es können auch alle Positionen eines KVs zu einem einheitlichen Prozentsatz in eine Teilverrechnung übernommen werden.
Beispiel: In der erste Teilrechnung werden 40% verrechnet, in einer weiteren 20% und in der Schlussrechnung wieder 40%.
Wird die KV Position mithilfe des grauen Dreiecks aus geklappt, können für jede Position auch unterschiedliche Werte hinterlegt werden.
Es kann entweder der Prozentsatz oder der gewünschte Betrag (die % berechnen sich dann automatisch) eingegeben werden. Wird der noch offene Betrag überschritten, so werden die entsprechenden Eingabefelder rot umrandet.
Sobald die Rechnung definitiv gesetzt wird, kommt eine Meldung, welche fragt, ob der Kostenvoranschlag, der in der Rechnung übernommen wurde, auf “Abgerechnet” gesetzt werden soll oder lieber nicht, falls z.B. in der Rechnung noch nicht alle Positionen übernommen wurden.
Die Spezialfunktion ‘Positionen aus Kostenvoranschlag’ übernehmen kann solange ausgeführt werden, solange noch nicht alle Positionen des KVs komplett übernommen wurden. Positionen, die schon übernommen wurden, werden nicht mehr angezeigt.
TIPP:
Es gibt im Controlling 4 Spalten, die bei der Teilverrechnung von KVs unterstützen.
