Mithilfe dieses Werkzeuges können Projekte automatisch neu angelegt werden. Auch eine gleichzeitige Übernahme der auf diesem Projekt erfassten Daten ist möglich.
Alle bestehenden Projekte mit einem bestimmten Status können nun mit wenigen Klicks für das nächste Budgetjahr neu angelegt werden. Die Projektbezeichnung, die Bereichsbezeichnung und der dazugehörige Kunde des neuen Projekts sind ident mit dem alten – lediglich das Budgetjahr wird angepasst. Auch die Übernahme sämtlicher Daten wie der erfassten Arbeitszeit, Kostenvoranschläge usw. ist möglich.
Sollten Sie mehr als 1000 Projekte mit einem Rutsch übernehmen wollen, bitten wir Sie Kontakt mit uns aufzunehmen, da es hier zu Performanceproblemen kommen könnte. Nach der Übernahme kann der Projektstatus des alten Projekts auf “abgeschlossen” geändert werden.
Neuanlage von Projekten für das nächste Budgetjahr
Im Modul ‘Administration’ das Untermodul ‘Werkzeuge’ auswählen.
Hier sollte zuerst das Budgetjahr der zu übertragenden Projekts ausgewählt werden. Anschließend sollte ein Projektstatus ausgewählt werden.
Wir empfehlen Ihnen bereits im Vorfeld einen neuen Projektstatus anzulegen und all jenen Projekte zuzuweisen, die neu angelegt werden sollen. Dadurch ist gewährleistet, dass auch nur jene Projekte ins nächste Jahr übernommen werden, die benötigt werden.
Weiters das Budgetjahr, für das die neuen Projekte bestimmt sind, festlegen. Um nur die Projekte anzulegen, aber die erfassten Daten nicht mitzuübernehmen, sollte “Neues Projekt anlegen” gewählt werden. Anschließend gibt es noch die Möglichkeit, den Projektstatus für die neu angelegten und die alten mit einem Rutsch zu ändern.
Zudem kann mittels Checkboxen gewählt werden, ob auch Finanzeinstellungen und/oder Tarife mit kopiert werden sollen.
So können beispielsweise, die alten Projekt auf “abgeschlossen” gesetzt werden. Die neuen Projekte könnten beispielsweise den Status “in Umsetzung” erhalten.
Migration der erfassten Daten
Bei der Neuanlage der Projekte können auch die erfassten Daten mit übernommen werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass dadurch alle vorhandenen Einträge übernommen werden und nicht wie bei der Migration im Projekt-Modul einzelne Einträge selektiert werden können. Um die Konsistenz in der Buchhaltung zu gewährleisten, werden definitive, bereits exportierte sowie EDI Rechnungen nicht migriert.
Wählen Sie zur Mitübernahme der Daten die Option “Neues Projekt anlegen + aktive wiederkehrende Positionen migrieren + Daten migrieren” aus.
Kopieren von Phasen beim Projektübertrag
Wenn in Ihrer TEAMBOX Phasen aktiviert sind, kann jetzt bei der Projektübertragung mittels Checkbox “Phasen kopieren” angegeben werden, ob auch Phasen in ein neues Projekt kopiert werden sollen.