Der QR-Zahlschein ersetzt ab 1. Juli 2020 den ESR. Es können Rechnungen auch weiterhin ohne Zahlschein versendet werden. Der QR Zahlschein ist eine Erleichterng beim automatisch einlesen von Zahlungsinformationen.
Vorteile für den Rechnungsteller:
- Eindeutige identifizierung der Rechnung/Zahlung über Referenznummer (CAMT Kontoreporting).
- Möglichkeit für Zahlungsimport über CAMT Files in die Teambox (Zahlungsabgleich über Referenznummer).
Vorteile für den Rechnungsempfänger:
- Schnell bezahlen, da alle Zahlungsinformationen im QR-Code gescannt und bestätigt werden können
- Keine Fehler, da Referenznummer und Rechnungssteller nicht mehr manuell eingetippt werden müssen
QR-Rechnung erzeugen
Damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann, muss mindestens eine Bankverbindung mit der entsprechenden Funktion bei der Agentur hinterlegt sein. Die Angabe des zu verwendenden IBAN ist dafür ausreichend.
Je nach Konfiguration kann bei der Erfassung einer Bankverbindung für die Agentur zwischen folgenden Funktionen gewählt werden:
• Bankverbindung
• Bankverbindung für ESR Zahlscheine
• Bankverbindung für QR-Rechnungen
Existiert eine Bankverbindung für QR-Rechnungen bei der Agentur, kann die Verwendung von QR-Rechnungen in den Finanzeinstellungen pro Kunde/Bereich/Job gesteuert werden.
Hierfür muss nur das entsprechende Zahlungskonto gewählt werden:
Da beim elektronischen Versand von QR-Rechnungen als PDF Schnittmarken zwischen den Angaben zur Rechnung und dem Zahlteil mit Empfangsschein sowie zwischen dem Zahlteil und dem Empfangsschein verpflichtend anzugeben sind, kann diese Funktionalität über die Option „QR-Rechnung mit Schnittmarken“ entsprechend gesteuert werden.
Ist alles korrekt eingerichtet, wird beim Klick auf „Definitiv+PDF“ mit der Option „QR-Rechnung“ eine QR-Rechnung erzeugt.
Tipp: Was mache ich wenn ich die Fehlermeldung “Feld Ctry darf nicht leer bleiben” erhalte?
Wenn dieser Fehler erscheint kann es sich um verschiedene Möglichkeiten handeln, die jedoch alle mit der Adresse zusammenhängen, bitte überprüfen Sie daher:
- Wurde die Adresse manuell in das Adress- / Empfängerfeld eingegeben? Stellen Sie sicher, dass eine Adresse verknüpft wurde.
- Wurde eine manuelle Adresse vom KV mitkopiert? Stellen Sie sicher, dass eine Adresse verknüpft wurde.
- Name des Empfänger wurde manuell geschrieben aber Rest wurde automatisch) ausgefüllt? Spezialfall da hier das Häkchen zwar grün ist, aber QR dennoch nicht erzeugt werden kann. Auch hier muss sicher gestellt werden, dass die Adresse verknüpft wurde.
- Wurde die Adresse in den “ADRESSEN” vielleicht falsch angelegt (z.B. PLZ zusätzlich in Straße angegeben dafür PLZ Feld leer etc.)? Stellen Sie sicher, dass die Adressdaten im Modul Adressen korrekt hinterlegt sind.
Konfigurierbare Extras
- Es kann konfiguriert werden ob der QR-Teil (Empfangsschein und Zahlteil) im selben PDF an die Rechnung angehängt wird oder als ein separates PDF generiert wird
- Oberhalb des Empfangsschein und Zahlteil kann ein Logo oder weitere Informationen integriert werden, welche nicht in den QR-Code kodiert werden.
Angaben auf dem Empfangsschein und Zahlteil
Die TEAMBOX generiert Empfangsschein und Zahlteil wie folgt:
Auf Empfangsschein und Zahlteil sind somit alle relevanten Zahlungsinformationen auch normal angedruckt. Damit ist gewährleistet, dass auch Kunden ohne QR-Reader die Rechnung bezahlen können.
Das Feld “Zusätzliche Informationen” setzt sich im TEAMBOX Standard aus zwei Elementen zusammen:
1. Die Unstrukturierte Information:
Diese kann frei gewählt werden. Standarmässig besteht diese aus Rechnungsnummer, Datum und Jobnummer.
2. Die Strukturierte Information:
Diese unterstützt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung des Zahlungspflichtigen und dienen dazu zusätzliche Rechnungsinformationen in strukturierter Form zu übermitteln. Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet und dienen nur dem Rechnungsempfänger (Zahlungssoftware, E-Banking, Zahlungsapps).
Von der TEAMBOX wird hierfür standardmässig die SWICO Syntax (https://www.swico.ch) zum codieren verwendet.