Ausgangsrechnungssuche

Unter dem Punkt “Ausgangsrechnung” können, neben der einfachen Anlage von Ausgangsrechnungen, auch die bereits erstellten Rechnungen aufgerufen werden. Auf Basis verschiedenster Kriterien wie der Rechnungsart, dem Datum, dem Rechnungsbetrag (total exkl. MWSt), dem Empfänger, der Rechnungsnummer, dem Lieferanten, dem Rechnungsstatus und der Verrechnungsart können Rechnungen ausgewertet werden.

Die Funktion “Suchen” erlaubt alle Rechnungen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen, anzeigen zu lassen.

In der obersten Zeile wie gewohnt das Budgetjahr, einen Kunden, einen Bereich und/oder einen Job auswählen. Die Checkbox “nur aktive anzeigen” kann deaktiviert werden, wenn auch inaktive Jobs durchsucht werden sollen.

• Durch Klick auf “auswählen” rechts neben dem Jobselektor, erscheint der ausgewählte Kunden/Bereich/Job. Es werden zuerst immer die Agenturrechnungen angezeigt. Im Drop-Down Menü kann ausgewählt werden, welche Rechnungsart angezeigt werden soll – wenn ein konkreter (aktiven) Job ausgewählt wurde, kann eine neue Rechnungen erfasst werden.
• Wenn noch weitere Suchkriterien angegeben werden sollen, nicht auf “auswählen” klicken, sondern einfach in dem darunter liegenden Bereich die gewünschten Kriterien definieren. Die Suche kann dann über den Button “Suchen” oder durch Bestätigen mit ‘Enter’ in einem der Eingabefelder gestartet werden.
  

Folgende Kriterien können bei der Rechnungssuche definiert werden. Es können einzelne oder mehrere in Kombination verwendet werden.

• Textsuche: Durchsucht werden die Positionstexte sowie Beschreibungs- und Bemerkungsfelder.
• Spezifikation: Durchsucht das Feld Spezifikation.
• Kostenart: Hier kann nach verschiedenen Kostenarten gesucht werden.
• Rechnungsart: Unabhängig von der Verrechnungsart, haben Sie hier immer die Gelegenheit aus allen Rechnungsarten die die TEAMBOX bietet nämlich Agenturrechnung, Fremdrechnung, Out of Pocket, Beraterkommission, Akontorechnung oder Bordereau zu wählen um sich alle Rechnungen, die mit der entsprechenden Rechnungsart erfasst wurden, anzeigen zu lassen.
• Erfassungsnummer: Bei der Erfassungsnummer handelt es sich um eine fortlaufende, TEAMBOX-interne Nummer, die bei der Erstellung der Rechnung automatisch vergeben wird. Auf Basis dieser Nummer können Sie auch eine Suchabfrage durchführen.
• Datum: Sie können hier nach allen Rechnungen suchen, deren Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraumes liegt. So können Sie beispielsweise abfragen welche Rechnungen vom 1. Februar 2009 bis zum aktuellen Tag erstellt wurden.
• Betrag: Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie nach einer Rechnung mit einem bestimmten Rechnungsbetrag suchen. Dies kann der Fall sein, wenn ein Kunde eine Überweisung an Sie tätigt, jedoch keinen Verwendungszweck angibt.
• Lieferant: Auch auf Basis des Lieferantennamens können Sie Auswertungen durchführen. So wissen Sie immer sofort welche Rechnungen ein bestimmter Lieferant bereits an Sie gelegt hat.
• Rechnungsnummer: Um nach einer konkreten Rechnung zu suchen, bietet die Rechnungssuche die Möglichkeit auch direkt die Rechnungsnummer einzugeben. Sie können hier aber auch einen Bereich eingeben, z.B. “100 – 200” (beachten Sie die Leerzeichen bei der Eingabe!).
• Empfänger: Es kann auch nach dem Empfänger gesucht werden. Es werden dann alle Rechnungen ausgegeben, die für einen bestimmten Empfänger erstellt wurden.
• Status: Es kann auch auf Basis des Rechnungsstatus gesucht werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie auf einen Blick sehen wollen, welche Rechnungen bereits an den Kunden gegangen sind, jedoch noch nicht bezahlt wurden oder welche erst bestätigt werden müssen. Es stehen hier mehrere zur Auswahl: in Bearbeitung, zur Vorlage, intern bestätigt, intern abgelehnt, definitiv, bezahlt und Storno.
• Verrechnung: Weiters kann auch nach der Verrechnungsart – ob nun eine Rechnung direkt, indirekt, keine, offen oder abgerechnet – gesucht werden.
• Netto/Brutto: Ändern Sie mit dem Radiobuttons von Netto auf Brutto, um alle Rechnungsbeträge inkl. der dafür eingetragenen Mehrwertsteuer anzuzeigen.
  

Exportfunktion
In der Menüleiste am unteren Rand des Fensters befinden sich die beiden Buttons “PDF” und “Excel”. So können Sie das aktuell angezeigte Suchergebnis mit einem Klick in eine PDF- oder Excel-Datei exportieren.

Ausserdem können die PDFs der definitiven Rechnungen direkt in der Rechnungssuche geöffnet werden.
Die PDF-Datei wird auch erzeugt (bzw. wird eine bestehende PDF ersetzt), wenn Sie eine bereits definitive Rechnung neuerlich bearbeiten und dann speichern.

Fälligkeit von Rechnungen
Mit der TEAMBOX kann einfach überprüft werden, welche Rechnungen von Kunden noch im Rahmen des vereinbarten Zahlungszieles sind bzw. welche bereits überfällig sind.

Dafür muss die Rechnung nur definitiv gesetzt sein, d.h. ein Rechnungsdatum besitzen, sowie ein Zahlungsziel enthalten.

Wenn dem so ist, dann wird bei der Rechnungsansicht bei der Spalte “F.” (“Fälligkeit”) angezeigt, in wie vielen Tagen die Rechnung fällig sein wird bzw. ob das Zahlungsziel eventuell bereits überschritten worden ist, dann ist die Anzahl der Tage rot markiert und im Minusbereich.
Natürlich kann diese Spalte auch auf- und absteigend sortiert werden.