Flags helfen dabei, Kontaktdaten zu kategorisieren und zu kennzeichnen. Dank einer sehr flexiblen Flagsystematik können beliebig viele Flagkategorien und Flags angelegt werden und diese der Firma bzw. den Kontaktpersonen zugeordnet werden.
Der Weg zu den Flags ist in der Firmen- bzw. Personensicht ident.
Im Beispiel oben wurden für die Kontaktperson verschiedenste Flags aus unterschiedlichen Kategorien wie “Weihnachtskarte”, “Einladungen”, “Kategorie” und “Newsletter” vergeben.
Allgemeine Flags
Allgemeine Flags sind solche, die allen Mitarbeitern angezeigt werden. Für allgemeine Flags können beliebig viele Kategorien und Flags definiert werden. Bei den im Beispiel vergebenen Flags, handelt es sich um allgemeine Flags.
Persönliche Flags
“Mein Flag” haben eine Sonderstellung, da es persönliche Flags sind, die jeder User für sich selbst definieren kann und die nur der User selbst sehen kann. Hier kann beispielsweise ein Flag angelegt werden, das daran erinnert, dass der Kunde nochmals angerufen werden möchte, beispielsweise “Call again”. So kann schnell eine Abfrage darüber gemacht werden, wer nochmals angerufen werden soll.
Vergabe und Löschen von Flags für einen Kontakt (Firma oder Person)
Flags werden über die Drop-down Menüs vergeben. Mit dem oberen wird die Kategorie ausgewählt und mit dem unteren der gewünschte Flag. Wenn oben keine Kategorie ausgewählt wird, werden im Drop-down Menü unten alle Flags angezeigt (aus allen Kategorien).
Zum Löschen eines Flags bei einer Person oder Firma, einfach das Minus-Symbol links neben dem Flag anklicken. Dabei wird nur die Zuordnung des Flags zur Person gelöscht. Das Flag selbst kann aber nach wie vor vergeben werden.
Anlegen, Bearbeiten und inaktiv-Setzen von Flags und Flagkategorien
Damit die Flags bearbeitet werden können, einfach in der Menüleiste auf “Flags” klicken. Nun ist die Flagverwaltung geöffnet: links sind die allgemeinen Kategorien und rechts die persönlichen (Mein Flag). Mit einem Klick auf das graue Dreieck vor einer Flagkategorie kann diese aus geklappt werden, um die einzelnen Flags dieser Kategorie zu sehen.
Anlegen eines neuen Flags
Zum Anlegen eines neuen Stickers auf das grüne “+” klicken. Es erscheint am Ende der Kategorie ein neuer Sticker, für den nun mit einem Klick auf das Bleistiftsymbol der gewünschte Namen vergeben werden kann. Bestätigen der Eingabe erfolgt mit einem Klick auf das grüne Häkchen.
Mit diesem Symbol kann die letzte Eingabe wieder rückgängig gemacht werden.
Mit dem grünen Häkchen wird die Eingabe bestätigt.
Damit wird der Sticker inaktiv gesetzt. Er kann dann nicht mehr neu vergeben werden und bleibt bei den Kontakten, bei denen er bereits vergeben wurde, aber weiterhin erhalten.
Wenn mit der linken Maustaste auf dieses Symbol geklickt wird und die Taste nicht losgelassen wird, kann der Sticker an eine andere Position innerhalb der Kategorie verschoben werden.
Ein Klick auf das Bleistiftsymbol, ermöglicht es den Sticker zu bearbeiten.
Anlegen einer neuen Kategorie
Zum Anlegen einer neuen Stickerkategorie oben neben “Public Sticker” auf “neue Kategorie” klicken. Die Bearbeitung erfolgt ebenso wie das Anlegen von neuen Stickern (siehe oben).
Vergeben und Löschen von Stickern für mehrere Kontakte (Firmen oder Personen)
Mit der TEAMBOX können auch gleich für mehrere Personen oder Firmen Sticker vergeben oder gelöscht werden. Dazu am besten entsprechend der gewünschten Kriterien eine erweiterte Adresssuche zusammenstellen (vgl. Adresssuche und -export). Es erscheinen nun alle Kontakte, denen ausgewählte Sticker zugewiesen wurden. Um all diesen oder einigen dieser Kontakte einen neuen Sticker zuzuweisen, unterhalb der Ergebnisliste in den beiden Drop-Down Menüs Kategorie und Sticker auswählen. Wurde der neue Sticker einzelnen Personen dieser Kontakte bereits zugewiesen, so erscheint nun ein Häkchen vor den Firmen bzw. den Namen der Kontaktpersonen.
Ausserdem können weiteren Personen und Firmen der Sticker zugeordnet werden indem weitere Checkboxen aktiviert werden. Wenn alle Kontakte mit einem Sticker versehen werden sollen, dann einfach in die Checkbox “alle” links unten klicken. Dadurch wird allen Kontaktpersonen/Firmen, die auf dieser Seite angeführt sind, der entsprechende Sticker zugewiesen.
In dem gezeigten Beispiel wurde eine erweiterte Adresssuche für alle Kontakte erstellt, die bereits den Sticker “Einladung Weihnachten” der Kategorie “Einladungen” haben. Nun soll einigen dieser Kontakte auch der Sticker “Xmas 2015” der Kategorie “Weihnachtskarte” zugeordnet werden.
Anschliessend kann die Abfrage auch in eine csv. Datei exportiert werden. Details dazu befinden sich unter Adresssuche und -export.