Funktionsweise:
Die TEAMBOX bietet mit dem elektronischen Rechnungsfeature die Möglichkeit zusätzlich zum PDF der Ausgangsrechnung eine XRechnung konforme XML Datei zu generieren. Dabei werden folgende Formate unterstützt:
- XRechnung CII (Version 2.1)
- XRechnung UBL (Version 2.1)
Die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann pro Kunde, Bereich, Job über die Finanzeinstellungen der TEAMBOX gesteuert werden.
Ist die Funktion gesetzt kann die XML Datei mit einem Klick auf PDF mit der Option „elektronische Rechnung erzeugen“ generiert werden.
Angaben in der TEAMBOX
Damit die XRechnung (XML Datei) korrekt generiert werden kann, müssen bestimmte Angaben übermittelt werden.
Diese müssen zuerst in der TEAMBOX erfasst werden.
In den folgenden Punkten werden die einzelnen Angaben näher beschrieben.
Angaben zur Agentur:
In den Adressdaten der Agentur sind folgende Informationen verpflichtend anzugeben:
- Firmen-/Rechnungsadresse
- MWST-Nr (UID)
- IBAN
- Mailadresse Rechnungssteller
- Tel. Rechnungssteller
Angaben zu Rechnungsempfänger:
In den Adressdaten des Rechnungsempfängers sind folgende Informationen verpflichtend anzugeben:
- Firmen-/Rechnungsadresse
- Leitweg-ID
XRechnung Daten
Beim erstellen von XRechnungen in der TEAMBOX werden folgende Informationen ins XML aufgenommen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Zahlungsziel
- Währung
- Leitweg-ID (Rechnungsempfänger)
- Rechnungsnummer der stornierten Rechnung (nur bei Storno)
- Adresse und UID der Agentur
- Mail und Tel des Rechnungstellers (User welcher die Rechnung definitiv gesetzt hat)
- Adresse des Rechnungsempfängers
- Lieferadresse (wenn vorhanden)
- IBAN der Agentur
- Total
- Rechnungspositionen
Wenn zusätzliche Informationen aufgenommen werden sollen, kann das Format erweitert werden.