Funktionsweise:
Die TEAMBOX bietet mit dem elektronischen Rechnungsfeature die Möglichkeit ein hybrides PDF der Ausgangsrechnung mit integrierten ZUGFeRD XML zu erstellen.
Die Verwendung von elektronischen Rechnungen kann pro Kunde, Bereich, Job über die Finanzeinstellungen der TEAMBOX gesteuert werden.
Ist die Funktion gesetzt kann das hybride PDF mit einem Klick auf PDF mit der Option „elektronische Rechnung erzeugen“ generiert werden.
Angaben in der TEAMBOX
Damit die ZUGFeRD Rechnung korrekt generiert werden kann, müssen bestimmte Angaben übermittelt werden.
Diese müssen zuerst in den Adressen der TEAMBOX erfasst werden.
In den folgenden Punkten werden die einzelnen Angaben näher beschrieben.
Angaben Agentur:
Bei der Agentur sind folgende Informationen verpflichtend anzugeben:
- Firmenadresse
- IBAN Standard Bankverbindung
- MWST-Nr (UID)
- Mailadresse des Rechnungssteller
Angaben Rechnungsempfänger:
Beim Rechnungsempfängers sind folgende Informationen verpflichtend anzugeben:
- Rechnungsadresse inkl. entsprechend Zusatz
- GLN Nummer im Feld „Unsere Kundennummer“
- MWST-Nr (UID)
- Kontaktperson inkl. Mailadresse
ZUGFeRD Daten
Beim erstellen von ZUGFeRD Rechnungen in der TEAMBOX werden folgende Informationen ins XML aufgenommen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungserbringung (Datum)
- Zahlungsziel
- Währung
- Unsere Kundennummer (GLN = Global ID)
- Rechnungsnummer der stornierten Rechnung (nur bei Storno)
- Adresse der Agentur
- Mail des Rechnungstellers (User welcher die Rechnung definitiv gesetzt hat)
- Adresse des Rechnungsempfängers
- IBAN der Agentur
- Total
- Rechnungspositionen
Wenn zusätzliche Informationen aufgenommen werden sollen, kann das Format erweitert werden.