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Firma bearbeiten

Zur Bearbeitung und Ergänzung der Firmendaten die gewünschte Firma über die “Adresssuche” öffnen. Nun erscheint die Firmenansicht – diese gliedert sich in mehrere Bereiche.

Im Folgenden befinden sich die Bearbeitungsmöglichkeiten nach den Bereichen der Firmensicht gegliedert.

Kunde

  • Hier kann ein Logo der Agentur hochgeladen werden. Näheres dazu befindet sich im Artikel Dateiupload.
  • Kunde: Mit einem Klick auf “Bearbeiten”, erscheint die Eingabemaske “Kunde bearbeiten”. Hier können, je nach der gesetzten Berechtigung, beispielsweise der “Firmenstatus” geändert (z.B. von “New Business” auf “Kunde”), ein Kunde deaktiviert werden oder das Kundenkürzel geändert werden (nicht die Kundennummer) .

  • Partnerfirmen: Hier können Verknüpfungen zu Partnerfirmen erstellt werden (Details weiter unten).
    • Löschen: Wenn eine Firma gelöscht werden soll, auf “Bearbeiten” und dann auf “Löschen” klicken.
    • Personen: Über “Neu” zusätzliche Kontaktpersonen anlegen. Mit Klick auf die Checkbox neben dem Namen kann die Verknüpfung der Kontaktperson zur Firma gelöscht werden (die Person bleibt aber als Kontaktperson ohne Firmenzugehörigkeit bestehen).
  • Deaktivieren: Wenn eine Firma deaktiviert werden soll, klicken Sie auf den Button “Deaktivieren”. Danach kann ggf. selektiert werden ob auch gleich Personen die zu dieser Firma gehören, mit deaktiviert werden sollen. Dazu die Checkboxen vor den jeweiligen Personen setzten bzw. entfernen. Bestätigt wird das ganze mit dem Button “Deaktivieren”. Deaktiviere Firmen können ohne entsprechender Berechtigung nicht mehr in den Adressen gefunden werden —> Die Firma kann nur dann wiederhergestellt werden, wenn die entsprechende Berechtigung (Firma: “Deaktivierte suchen und wiederherstellen”) gesetzt ist. Dazu bei der Suche die Checkbox bei ‘inkl. deaktivierter Personen/Firmen’ setzen. Hinweis: Wenn es bei der deaktivierten Firma noch aktive Jobs gibt, dann können diese weiterhin im Jobselector gefunden werden. Zudem kann wenn auf das Zahnrad-Symbol beim Jobselector geklickt wird und “Alle” (zeigt inaktive und deaktivierte Kunden an) ausgewählt wird, auch die deaktiverte Firma angezeigt werden.

Kontaktinformation
Hier kann neben der “Firmenadresse” alternativ auch eine “Rechnungsadresse”, eine “Lieferadresse” und beliebig viele “sonstige Adressen” definiert werden. Dies erfolgt durch entsprechende Auswahl im Drop-down Menü oben und der anschliessenden Eingabe der Adressdaten. Bei diesen alternativen Adressen kann auch eine “alternative Firmenbezeichnung” eingegeben werden. Der Adresszusatz steht für alle Adressarten zur Verfügung und wird an allen Stellen ausgegeben, an denen die jeweilige Adresse verwendet wird, zB in KV und Rechnung. Das Löschen einer dieser Adressen erfolgt mittels Klick auf das Minus Symbol und Bestätigung durch “Speichern”.

Zudem kann/können hier eine oder mehrere allgemeine Firmen-E-Mail Adressen und eine oder mehrere allgemeine Firmen Telefon- und Fax-Nummern erfasst werden. Einfach bei jener E-Mail Adresse den Radiobutton aktivieren, die in erster Linie verwendet werden soll (Standard).

  • Bankverbindung: Hier die Bankverbindung des Geschäftskontakts hinterlegen. Zudem kann auch die Debitoren- bzw. Kreditorennummer der Firma aus Ihrer Finanzbuchhaltung erfasst werden (vor allem wenn Sie auch die Fibu-Schnittstelle der TEAMBOX nutzen). Nach Klick auf “Bearbeiten” erscheint zuerst ein Fenster, in das nach einem Klick auf “Neue Bankverbindung” die Daten eingegeben werden können. Die Eingaben werden durch Klick auf “Speichern” gesichert.

Personen
Hier werden alle dem Unternehmen zugeordneten Kontaktpersonen aufgelistet. Mittels Klick auf eine Kontaktperson kann in die Personensicht gewechselt werden. Details zur Bearbeitung von Kontakten befinden sich unter Kontaktpersonen bearbeiten.

Partnerfirmen
Hier können Verlinkungen zu Partnerfirmen des Unternehmens eingegeben werden. Mit einem Klick auf “Neu” ist es möglich eine Verlinkung zu einem bereits erfassten Unternehmen zu erstellen, indem der Firmenname eingegeben und auf “Suchen” geklickt wird. Aus der Trefferliste die gewünschte Firma auswählen und im nächsten Fenster die Beziehung der Firmen zueinander ein (zB Kunde – Lieferant) eingeben. Sollte die Partnerfirma in den Adressen noch nicht vorhanden sein, kann diese gleich direkt angelegt werden.

Sticker, Journal und Blog
Details zu Sticker, Journal und Blog befinden sich unter Customer Relationship Management.