Dieser Artikel soll als Nachschlagewerk für Sie dienen. Es werden hier TEAMBOX- und finanzspezifische Begriffe erklärt.
Akontorechnung
Akontorechnungen sind Rechnungen, die vor der Leistungserbringungen gelegt werden. Jene Beträge, die in den Akontorechnungen weiter verrechnet wurden, werden beim Legen der Agenturrechnung wieder abgezogen. Unterschied zur Teilrechnung: Akontorechnungen sind NICHT erfolgswirksam.
disponiert
Betrag für bereits beauftragte (disponierten) Fremdleistungen, die über das Modul “Produktion” bestellt wurden, für die es aber noch keine Rechnung gibt.
Beraterkommission (BK)
Die Beraterkommission oftmals auch mit BK abgekürzt, steht für einen Rabatt auf Fremdleistungen, den Sie von Dritten erhalten.
Bordereau
Ein Bordereau ist ein Sammelbeleg für Rechnungen, die vom Lieferanten an den Kunden gelegt werden und von Ihrer Agentur an den Kunden weitergegeben werden. Es werden hier zwei unterschiedliche Arten von Bordereau, abhängig von der Verrechnungsart, unterschieden.
- Weiterleitungsbordereau
Zahlt Ihr Kunde Fremdrechnungen direkt, langen die Rechnungen, die Ihr Kunde an den Lieferanten zu zahlen hat, bei Ihnen ein. Nachdem Sie diese erfasst haben, leiten Sie die Rechnungen zusammen mit einem Weiterleitungsbordereau, das alle Rechnungen aufführt, an den Kunden weiter. Im Gegensatz zum Zahlungsborderau, dient das Weiterleitungsbordereau nicht als Zahlungsbeleg.
- Zahlungsbordereau
Bei der Verrechnungsart “Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur”, übernehmen Sie die Rolle des Generalunternehmers und bezahlen die eingehenden Rechnungen im Namen des Kunden. Das Zahlungsbordereau dient hier als Sammelbeleg, das alle Fremdrechnungen und – je nach Vereinbarung mit dem Kunden auch Agenturrechnungen – aufführt und auch gleichzeitig als Zahlungsbeleg dient, da der Kunde den Rechnungsbetrag an Sie zahlt. Auf diesem Zahlungsbordereau wird jede Rechnung einzeln aufgelistet und mit dem korrekten MWSt-Betrag ausgewiesen. Sie leiten auch die Original-Fremdrechnungen an Ihren Kunden weiter.
Bottom up
Das Bottom-Up-Planungsverfahren kennzeichnet eine Budgetplanung bei der mit der Detailplanung (auf Jobebene oder sogar auf Ebene der Kostenarten) begonnen wird und danach erst, die Budgetplanung für einzelne Kunden bzw. das ganze Unternehmen erfolgt.
effektiv
Als effektiv werden in der TEAMBOX jene Beträge bezeichnet, die effektiv also tatsächlich in Rechnung gestellt wurden. Die Beträge auf den Agenturrechnungen, die bereits definitv gesetzt wurden, werden im Controlling als effektiv ausgewiesen.
Kostenarten
Kostenarten kommen im Finanzmodul zur Anwendung. Sie dienen zur Erstellung von KVs und Rechnungen sowie zur Erfassung von Eingangsrechnungen. Die Kostenarten können sich von den Leistungsarten, die in der Zeiterfassung verwendet werden, unterscheiden, können aber auch (genau oder auch nur teilweise) identisch sein.
Kostenarten (können) mehreren Funktionen dienen:
Controlling und Reporting: Sie bestimmen, für welche Kostenarten Sie detailliertere Auswertungen benötigen.
Strukturierung und Zwischensummen: Optional können Sie KVs und Rechnungen nach Kostenarten strukturieren, die KV- und Rechnungspositionen unter der entsprechenden Kostenart zusammenfassen und dafür auch Zwischensummen bilden.
Kunde erhält nur Agenturrechnungen
Bei dieser Verrechnungsform erhält Ihr Kunde ausschließlich von Ihnen Rechnungen. Fallen Fremdrechnungen an, so sind diese auf Sie ausgestellt und Sie übernehmen auch die Bezahlung dieser Rechnungen. Solche Lieferantenrechnungen werden in der TEAMBOX als Out of Pocket Rechnungen bezeichnet. Sie entscheiden dann in welcher Höhe Sie die Fremdleistungen an den Kunden weiter verrechnen.
Kunde zahlt Fremdrechnung direkt
Diese Verrechnungsart wird verwendet, wenn der Kunde die Leistung direkt an den Lieferanten bezahlt. Die Rechnung wird auf den Namen des Kunden ausgestellt, aber zuerst an Ihre Agentur gesandt. Dies ermöglicht Ihnen die Prüfung der Rechnung und die Erfassung als ‘Fremdrechnung’. Dies erlaubt Ihnen eine lückenlose Budgetführung für den Kunden.
Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur
Bei dieser Verrechnungsart erfassen Sie die Lieferantenrechnungen, die auf den Kunden ausgestellt sind, unter ‘Fremdrechnung’ und bezahlen sie. Für Ihre Agenturleistungen erstellen Sie wie gewohnt eine Agenturrechnung. In einem zweiten Schritt verrechnen Sie diese Rechnungen (Agentur- und Fremdrechnungen) dann in Form einer einzigen Rechnung (Zahlungsbordereau) an den Kunden weiter.
Leistungsarten
Als Leistungsarten werden die unterschiedlichen Leistungen (Tätigkeiten), die von einer Kostenstelle erbracht werden, bezeichnet. Durch die Zuordnung von Leistungsarten, wird festgelegt welche Leistungen detailliert ausgewertet werden und wie die Stunden verrechnet werden sollen. Die TEAMBOX unterscheidet in:
Leistungen intern: Sind Leistungen, die keinem Job zugerechnet werden können (zB. Weiterbildung).
Leistungen extern: Sind Leistungen, die Sie direkt einem Job zurechnen können und die auch in das Controlling einfließen. Leistungen können sich von den Kostenarten (Finanzen) unterscheiden oder identisch sein.
Out of Pocket Rechnungen (OOP)
Out of Pocket Rechnungen werden für Eingangsrechnungen erfasst, die auf die Agentur ausgestellt sind und Aufwände für einen Job betreffen. Diese werden bei ihrem Eingang, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten, in der TEAMBOX erfasst und später als Fremdleistung oder Agenturleistung an den Kunden weiter verrechnet. Die TEAMBOX unterscheidet in Direkte, Indirekte und Keine Weiterverrechnung.
- ‘direkt’
Die ‘direkt’ erfasste Fremdrechnung wird in der Agenturrechnung als eigene Positionszeile übernommen und ausgewiesen. Bezeichnung und Betrag können in der Agenturrechnung bei Bedarf flexibel angepasst werden. - ‘indirekt’
Die ‘indirekt’ erfasste Fremdrechnung wird in der Agenturrechnung nicht als eigene Position übernommen, wodurch der Kunde diesen Rechnungsbetrag nicht sehen kann. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie den Betrag in einer anderen Kostenposition innerhalb der Agenturrechnung unterbringen wollen. Für interne Kontrollzwecke können Sie vermerken, dass die Fremdrechnung als Teil eines anderen Rechnungspostens verrechnet wurde. - ‘keine’
Mit ‘keine’ bezeichneten Out of Pocket Rechnungen können nicht weiter verrechnet werden.
Top Down
Hierbei handelt es sich um eine Vorgangsweise bei der Budgetplanung. Das Top-Down-Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass mit der Grobplanung auf Agenturebene begonnen wird und erst dann das Budget auf Kundenebene und schließlich auf Jobebene geplant wird.