Die Erfassung von Kontaktpersonen kann auf zwei Arten erfolgen.
- Erfassung über das Adressmenü: Dies macht vor allem dann Sinn, wenn die Kontaktperson keiner Firma zugeordnet werden soll. Sollte die Zuordnung zu einer Firma später doch gewünscht sein, kann dies natürlich jederzeit nachgeholt werden.
- Erfassung direkt bei Firmendaten: Soll eine Person als weiterer Kontakt bei einer bereits erfassten Firma hinzugefügt werden, erfolgt die Erfassung am einfachsten direkt bei den entsprechenden Firmendaten.
Erfassung über das Adressmenü
Mit einem Klick auf das Adressmodul und “Neue Person” kann eine Kontaktperson erstellt werden.
In der folgenden Eingabemaske den Namen der Kontaktperson eingeben und den Status “Kontaktperson” auswählen. Mittels Klick auf “Suchen” überprüft die TEAMBOX in den Adressen, ob es einen oder mehrere ähnliche Kontaktdaten schon gibt. Dies soll verhindern, dass Kontaktdaten mehrfach erfasst werden (Dublettenkontrolle). Sollte der Kontakt tatsächlich schon bestehen, kann dieser direkt angewählt und bearbeitet werden. Wenn nicht, dann die Eingabe mit “Neu” bestätigen.
In unserem Beispiel nehmen wir an, dass Marina Nowak noch nicht vorhanden ist und klicken daher auf “Neu”. Anschliessend erscheint die Eingabemaske “Kontaktperson anlegen”.
Neben anderen Details zur Kontaktperson kann hier festgelegt werden, ob der Kontakt agenturweit mit “Sie” oder “Du” angesprochen werden soll. Sie und auch Ihre Kollegen können dann in den persönlichen Adresseinstellungen die Anrede noch entsprechend anpassen. In diesem Beispiel soll Marina Nowak generell mit “Sie” angesprochen werden.
Weiters kann mit dem Aktivieren bzw. Deaktivieren der Checkbox vor “in Geburtstagsliste anzeigen” festgelegt werden, ob der Geburtstag der Kontaktperson in der Rubrik Geburtstage in der Infobox angezeigt werden soll oder nicht.
Wenn ein Name bei Lebenspartner eingegeben wird, wird dieser auch in der Infobox angezeigt. Wenn dies nicht gewünscht ist wenden Sie sich bitte an support@teambox.eu.
Kontakte die keiner Firma zugeordnet sind, können in der erweiterten Suche auf einfache Art wieder aufgerufen werden. Details dazu befinden sich unter Adresssuche und -export.
Die Eingaben werden mit “Anlegen” bestätigt. Es erscheint der erfasste Adressdatensatz, der nun ergänzt werden kann. Details dazu werden unter Adressbearbeitung und Customer Relationship Management behandelt.
Sollten Frau Nowak nun einer Firma zugewiesen werden, dann erfolgt dies durch einen Klick neben “Firmen” auf “Neu”. Es erscheint folgende Eingabemaske, in die der gewünschte Firmennamen eingegeben und mit “Suchen” bestätigt werden kann. Sollte es sich um eine bestehende Firma handeln, werden diese oder ähnlich lautende Firmen auf der rechten Seite ausgewiesen. Wenn die Person nun zu dieser Firma zugewiesen werden soll, dann einfach mit einem Klick auf die Firma diese Zuordnung abschliessen.
Natürlich kann auch eine neue Firma erfasst werden, der die Person zugeordnet wird. In diesem Fall einfach auf “Neu” klicken und die Firmendetails eingeben – wie schon in Firma erfassen behandelt.
In unserem Beispiel wollen wir Frau Nowak aber der bereits bestehenden Firma Adidas zuweisen und klicken daher im Fenster auf den Firmennamen. Der Kontakt wird der Firma zugewiesen und es erscheint nun die Personenansicht.
Die Details zur Bearbeitung und Ergänzung der Daten werden unter Adressbearbeitung und Customer Relationship Management behandelt.
Erfassung direkt bei Firmendaten
Wenn bei einer bestehenden Firma eine oder weitere Kontaktpersonen erfassen werden soll, dann ein Klick im Bereich “Firmen” auf den Firmennamen – so erscheint dann die Firmenansicht. Nun kann ein weiterer Personenkontakt zu dieser Firma anlegt werden: Klick auf “Neu” neben “Personen” im rechten Bereich. Die Eingaben erfolgen über die selben Eingabefenster wie oben beschrieben.
