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Releases

Hier werden nur die Highlights der Releases aufgeführt. Der interne Verantwortliche bekommt bei jedem Update eine umfangreiche Dokumentation der jeweiligen Verbesserungen und neuen Möglichkeiten.
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Inhaltsverzeichnis:

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—> Release 10.3307.1

Finanzen > Wahrscheinlichkeitsbewertung für Kostenvoranschläge

Ab sofort steht bei Kostenvoranschlägen ein neues Feld zur Verfügung: die Wahrscheinlichkeit. Hier kann ein Wert zwischen 0 und 100 % eingegeben werden. Diese Funktion ermöglicht, die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung des Kostenvoranschlags zu kennzeichnen und gewichtete Werte im Controlling auszuwerten.

Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten durch den Support:

  • nur bestimmte Werte (z.B., 10%-Schritte) sollen zur Verfügung stehen
  • Standardwert hinterlegen
  • Anzeige in KV-Liste

Wie gewohnt stehen Auswertungsmöglichkeiten im Controlling zur Verfügung.

Hinweis:
Beim Update wird die Wahrscheinlichkeit aller bestehenden Kostenvoranschläge automatisch auf 100% gesetzt. Dadurch bleiben die Zahlen im Controlling unverändert.

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—> Release 10.3306.1

Jobs > Optimierter Überblick: Vollständige Breitennutzung in der Jobübersicht

Die Jobübersicht nutzt jetzt den verfügbaren Platz besser, dadurch gibt es auch bei vielen eingeblendeten Spalten/Infos einen besseren Überblick.

Kostenvoranschläge aus Aktivitäten erzeugen

Bisher war es nur möglich, Aktivitäten aus Kostenvoranschlägen zu erzeugen. Ab jetzt ist es auch umgekehrt möglich und es können Kostenvoranschläge aus Aktivitäten erzeugt werden.

Aktivitäten > Aktivitätenliste:

Ein neuer Button “KV” steht in der Aktivitätenliste zur Verfügung
Der Button ist nur aktiv, wenn genau ein Job im Jobselector ausgewählt ist, Aktivitäten markiert sind und der Benutzer die Berechtigung zur Erstellung von Kostenvorschlägen hat.
Nach Bestätigung erstellt TEAMBOX einen neuen Kostenvorschlag und wechselt zur KV-Bearbeitungsmaske, wo der Vorschlag kontrolliert, angepasst oder verworfen werden kann.

Hinweis: Zu beachten ist, dass einige spezifische Kostenvorschlagsfeatures nicht unterstützt werden, da sie nicht in Form von Aktivitäten vorliegen.

  • Zwischentitel, -text, -summen
  • Seitenumbrüche mit oder ohne Übertrag
  • Aufschläge und Honorare
  • Prozentuelle Anpassungen wie Rabatte
  • Formatierungen wie fett, kursiv, unterstrichen, Listen, usw.

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—> Release 10.3305.1

TEAMBOX > Personio Schnittstelle

Ab sofort ist es möglich, die neue Personio-Schnittstelle zu integrieren. Diese bietet die Möglichkeit, Abwesenheiten und Anwesenheitszeiten zwischen beiden Plattformen zu synchronisieren.

Synchronisation der Abwesenheiten
Die Synchronisation der Abwesenheiten kann in beide Richtungen erfolgen, entweder von TEAMBOX zu Personio oder umgekehrt. Beidseitige Synchronisation ist jedoch nicht möglich. Das bedeutet, dass ein System als das führende System für die Erfassung von Abwesenheiten ausgewählt werden muss.

Abwesenheitskategorien:
Die Abwesenheitskategorien werden in der Schnittstelle festgelegt und müssen entsprechend gemappt werden. Wenn neue Abwesenheitskategorien hinzugefügt werden, ist eine Anpassung der Schnittstelle erforderlich, um die erfassten Abwesenheiten reibungslos zu übertragen.

Sobald die Synchronisation eingerichtet ist, erfolgt die Übertragung von Abwesenheitsdaten automatisch in die ausgewählte Richtung. Wenn die Synchronisation der Anwesenheitszeiten aktiviert ist, werden auch die erfassten Anwesenheitszeiten von TEAMBOX nach Personio übertragen.

Hinweis: Damit die Synchronisation korrekt funktioniert, ist es entscheidend, dass die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden in beiden Systemen übereinstimmen.

Personio+

Die Personio+ Schnittstelle ermöglicht noch zusätzlich die Mitarbeiterprovisionierung von Personio in die TEAMBOX.

Hier sind die Schlüsselfunktionen im Überblick:

Synchronisation der Mitarbeiter: Mit der Personio+ Schnittstelle werden alle aktiven Mitarbeiter von Personio in die TEAMBOX übertragen. Bereits erfasste Mitarbeiter in der TEAMBOX werden nahtlos mit den entsprechenden Personio-Profilen verknüpft.

Synchronisation des Arbeitszeitschemas: Neben der Mitarbeiterdatenübertragung wird bei der Synchronisation des Arbeitszeitschemas auch das Arbeitszeitmodell aus Personio übernommen. Dabei werden die Stunden pro Tag auf Vor- und Nachmittag verteilt, um eine präzise und umfassende Integration zu gewährleisten.

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—> Release 10.3304.1

Sync Adapter > Mailchimp Schnittstelle

TEAMBOX bietet ab sofort eine Schnittstelle zu mailchimp. Hierbei können Adressen in der TEAMBOX mit Stickern markiert werden und so zu mailchimp übertragen werden. Diese synchronisierten Adressen werden dann als Empfänger von mailchimp Newslettern verwendet.

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—> Release 10.3208.1

Teambox Login > Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) jetzt auch via Authenticator-Apps

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung der Teambox kann nun auch einfach am Smartphone mit Authenticator-Apps wie Google Authenticator genutzt werden. Vorraussetzung: die 2FA ist in Ihrer Teambox aktiviert und die E-Mail-basierte 2FA wurde konfiguriert.

Jobübersicht > Vorschau für Finanzdokumente (KV, AR, ER)

Wie auch schon für Uploads steht jetzt neu die Vorschaufunktion in der Jobübersicht für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zur Verfügung.
Mit einem Klick auf das Icon in der jeweiligen Belegspalte kann die Vorschau des PDFs angezeigt werden. Mit Bearbeiten wird der KV oder die Rechnung im Finanzmodul geladen.

Tipp: Die Vorschaufunktiontion unterstützt folgende Dateiarten: PDF, JPEG, PNG, GIF, TXT, CSV

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—> Release 10.3207.1

Teambox Login > Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Teambox bietet jetzt auf Wunsch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) via E-Mail. Dieses Feature entspricht den verbreiteten Sicherheitssystemen von Online-Banking-Apps (TAN/OTP). Es erhöht die Sicherheit, indem ein Benutzer für die TEAMBOX-Anmeldung zusätzlich zu Benutzername und Passwort noch Zugriff auf seinen E-Mail-Account benötigt, um einen aktuellen Zugangscode zu erhalten.

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—> Release 10.3206.1

Kostenvoranschlag > Neue Sortierfunktion und Kategorien für KV-Vorlagen

KV-Vorlagen können nun manuell sortiert werden. Zudem können zur besseren Vorlagenorganisation auf Wunsch durch den Teambox Support beliebig viele KV-Vorlagen Kategorien konfiguriert werden, die zur weiteren Strukturierung der Vorlagen dienen.

KV Vorlagen manuell sortieren:
Mit Klick auf “Vorlagen organisieren” öffnet sich ein Fenster in dem vorhandene Vorlagen bearbeitet werden können. Mit Doppelklick auf eine Zeile kann der Vorlagenname geändert und gelöscht werden. Zusätzlich kann via Drag & Drop die Sortierung und auch die Zuordner zur Kategorie geändert werden.

Alle Änderungen werden erst mit “Speichern” übernommen.

KV-Vorlagen Kategorien:
Mit diesem Update werden alle bestehenden KV-Vorlagen der Kategorie “Allgemeine Vorlagen” zugeordnet. Zusätzlich gibt es eine Spezialkategorie “Kundenvorlagen”, in der sich mögliche Kundenvorlagen befinden. Auf Wunsch kann der Teambox Support beliebig viele weitere Kategorien konfigurieren.

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—> Release 10.3203.1

Jobs > Statusboard im Jobmodul

Im Jobmodul gibt es jetzt die Möglichkeit, pro Kunde ein Statusboard anzuzeigen. Hier werden auf einen Blick der Jobstatus und die dazugehörigen Jobs angezeigt. Wird auf einen Job geklickt, wird dieser in der Jobübersicht geladen. Im Filter kann nach einen Kunden und Bereich sowie nach Jobstatus gefiltert werden.

Finanzen > Neues Modul Cashflow

Teambox bietet mit dem Modul Cashflow die Möglichkeit, die Zahlungsflüsse im Auge zu behalten. Dies geschieht, indem Kostenvoranschläge, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen in Bezug auf die Zahlungszeitpunkte auf Wochen/Monate aufgeschlüsselt, summiert und kumuliert werden.

Es können folgende Filterungen und Ausgabeeinstellungen vorgenommen werden:

  • Status: Filterung nach dem Status von KVs, ERs und ARs
  • Zeitraum: Anzahl der Wochen bzw. Monate, für die Zahlungsflüsse in die Zukunft betrachtet werden sollen
  • Kunde: Ermöglicht die Einschränkung auf einen oder mehrere Kunden
  • Kostenart: Einschränkung auf bestimmte Kostenarten
  • Interne Verrechnung (nur mit Mandanten mit interner Verrechnung): Ermöglicht die Bereinigung um interne Zahlungsflüsse
  • Überfällige aufteilen: Der Zahlungsfluss für überfällige KVs, ARs und ERs kann auf einen gewünschten Zeitraum in der Zukunft verteilt werden
  • Gruppierung: Bietet die Gruppierungsmöglichkeiten Job, Bereich, Kunde, Mandant und Jobstatus

Beim Modul Cashflow handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse.

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—> Release 10.3202.1

Eingangsrechnungen > ER Belege per E-Mail versenden

Neu können ab jetzt in der Eingangsrechnungsliste mehrere Eingangsrechnungsbelege auf einmal versendet werden.

Funktionsüberblick:

  • Mehrere Belege markieren
    Mac: cmd + linke Maustaste
    Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste
  • Den Button “Belege versenden” anklicken
  • Es öffnet sich eine E-Mail Maske
  • Alle Belege, die bei den markierten Eingangsrechnungen hochgeladen wurden, sind als Anhang dabei
  • Zusätzlich gibt es die neue Spalte “Beleg versendet” in der das Datum an dem der Beleg zuletzt per E-Mail versendet wurde, angegeben wird. Hinweis: Wurde ein Beleg schon mal versendet und dann gelöscht/geändert, wird kein Datum angezeigt.

Tipp: Im Journal wird protokolliert, dass der Beleg mit Dateiname X versendet wurde.

Jobs > Jobübersicht: Eigene Berechtigung zum Ändern von Jobverantwortlichen

Es gibt zwei neue Berechtigungen “Weitere Verantwortliche ändern” und “Alle Verantwortlichen ändern”.

Diese erlaubt das nachträgliche Ändern der weiteren Verantwortlichen eines Jobs. Bei der erstmaligen Jobanlage können Verantwortliche auch ohne diese Berechtigung hinterlegt werden.

Benutzer, die als Verantwortlicher hinterlegt wurden, können ebenfalls ohne diese Berechtigung andere Benutzer statt sich selbst hinterlegen, wenn sie die Berechtigung `Job bearbeiten` besitzen.

Hinweis: Jeder der bisher “Jobs bearbeiten” konnte, bekommt beide neuen Berechtigungen beim Update zugewiesen. Dadurch ändert sich nichts am bestehenden Verhalten der Teambox.

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—> Release 10.3201.1

Admin > Neues Werkzeug: Bearbeitungssperre aufheben

In Admin > Werkzeuge gibt es ein neues Werkzeug “Bearbeitungssperre aufheben”.
Zugriff auf das Werkzeug ist via Berechtigung gesteuert (Admin > Berechtigungen > Administration > Werkzeuge)
In einer Liste werden bestehende Bearbeitungssperren angezeigt
Eine Bearbeitungssperren kann hier gelöscht werden. Der betroffene User kann keine Änderungen mehr vornehmen (wie z.B. Speichern eines KVs) und ein anderer User kann diesen nun bearbeiten.

Mitarbeiter > Dienstort (Büro, Homeoffice, …) in der TEAMBOX erfassen

Auf Wunsch kann der Teambox Support beliebig viele “Dienstorte” konfigurieren.

Überblick:

  • In den Adressen kann der Admin pro User einstellen, ob der Dienstort verpflichtend erfasst werden muss. Ist dies der Fall, können Tage nicht ohne Selektion eines Dienstortes abgeschlossen werden.

  • In der Leistungserfassung werden die Dienstorte angezeigt und können ausgewählt werden
  • In der Arbeitszeitauswertung kann mit der Gruppierung „Tag > Mitarbeiter“ jeder Dienstort als eigene Spalte ausgegeben werden. Zusätzlich gibt die Spalte „Anzahl Dienstorte“ darüber Auskunft, an wie viele Dienstorten der Mitarbeiter am entsprechenden Tag gearbeitet hat.

Arbeitszeit > Leistungsreport: Link zur Leistungserfassungsmaske

Im Leistungsreport kann auf einen Zeiteintrag in der Mitarbeiterspalte geklickt werden. Das lädt den Zeiteintrag direkt in der Leistungserfassung. Wird der Zeiteintrag danach angepasst, wird nach dem Speichern des Zeiteintrags automatisch zum Leistungsreport zurück gewechselt.

Zudem kann ab jetzt im Leistungsreport nach Mitarbeiter und Monat gruppiert werden.

Bitte melden Sie sich bei unserem Support (support@teambox.eu) für eine Offerte zu den Formularanpassungen und zur Klärung weiterer Details.