Agenturrechnung

Agenturrechnungen sind Rechnungen, die nach der Leistungserbringung gelegt und an den Kunden gesandt werden. Agenturrechnungen können dabei nicht nur die Leistungen von seitens der Agentur enthalten, aber auch Fremdleistungen berücksichtigen. Welche Positionen in eine Agenturrechnung hinein genommen werden, hängt sehr stark von der Verrechnungsart ab, die die TEAMBOX bietet.

Verrechnungsarten
Details zu den Verrechnungsarten finden Sie in folgendem Kapitel: Weiterverrechnung von Fremdleistungen

Agenturrechnung erstellen
Nach der Leistungserbringung durch Ihre Agentur legen Sie eine Agenturrechnung an. In diese können Sie die entsprechenden KVs oder einzelne KV-Positionen übernehmen. Auch Out of Pocket (OOP) und Akontozahlungen können in der Agenturrechnung berücksichtigt werden.

Zum Erstellen einer Agenturrechnung wählen Sie zuerst den Kunden > Bereich > Job aus, für den die Rechnung gelegt werden soll. Nach Auswahl des Jobs erscheint eine Liste aller bereits erfassten Rechnungen. Danach wählen Sie Agenturrechnung als Rechnungsart im Drop-Down Menü aus und klicken auf „neu anlegen“.

Überblickzeile zum aktuellen Job
Vor der eigentlichen Agenturrechnung erscheint eine Zeile mit den wichtigsten Informationen für die Rechnungserstellung.

  • „Verrechnet Agentur+OOP“: Hier scheinen verrechnete Agentur- und Out of Pocket Rechnungen
  • „KV Gesamttotal“: Hier sehen Sie die Summe der zu diesem Job genehmigten KVs.
  • „Aufwand Agentur+OOP (Preis)“: Ist-Preis für Agenturleistungen und Out of Pocket Rechnungen.
  • „OOP offen“: Damit Sie nicht die Weiterverrechnung von erfassten Lieferantenrechnungen vergessen, wird hier die Summe der noch nicht verrechneten OOP Rechungen zu diesem Job angezeigt.
  • „Akontostand”: Zeigt den Saldo von bereits verrechneten Akontos für diesen Job.
    Diese Übersicht zeigt an, welche Positionen bereits verrechnet wurden und welche noch weiter verrechnet werden sollen. Die TEAMBOX erinnert Sie an die noch nicht weiter verrechneten Out of Pocket Rechnungen, wenn Sie Ihre Rechnung ‘definitiv’ setzen wollen.

(Weitere) Felder in der Eingabemaske

Die meisten Eingabefenster für die Agenturrechnung entsprechen jenen im Kostenvoranschlag und wurden bereits beim Kostenvoranschlag behandelt. Daher werden hier nur die noch nicht bekannten Felder erklärt.

  • Rechnungsdatum: bevor die Rechnung ‘definitiv’ ist, wird automatisch das aktuelle Datum ausgegeben. Während der Bearbeitung kann bereits ein fixes Datum vergeben werden.
  • Zeitraum: In diesem Textfeld können Sie den Zeitraum eingeben, in dem der Job umgesetzt wurde. Bei fehlender Eingabe wird der aktuelle Monat übernommen.
  • Leistungserbringung: Geben Sie das Datum ein, an dem die Leistung erbracht wurde. Diese Angabe ist vor allem für die buchhalterische Abgrenzung wichtig und wird auch von der Steuerbehörde für die Mehrwertsteuerabrechnung verlangt. Die TEAMBOX schlägt automatisch ein Datum 14 Tage vor dem Rechnungsdatum als Zeitpunkt der Leistungserbringung vor – dieses kann natürlich bei Bedarf jederzeit angepasst werden.
  • Rechnungsnummer: Eine Rechnungsnummer wird erst dann vergeben, wenn die Rechnung intern freigegeben und mittels ‚Definitivdruck’ erstellt wurde. Die Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben, das Format der Rechnungsnummer kann von intevo.websolutions für Ihre Agentur angepasst werden (möglich sind etwa eine Einbindung des Kalenderjahres in die Nummer, sowie das Zurücksetzen der Rechnungsnummern für jedes Kalenderjahr).
  • Zahlungsziel: Bei der Rechnungslegung besteht die Möglichkeit ein Zahlungsziel einzugeben. Die TEAMBOX errechnet anschliessend das entsprechende Zahlungsdatum. Dieses kann auch auf der Rechnung angedruckt werden.

Hinweis zu Formularen
In Abhängigkeit der Programmierung Ihrer eigenen Formulare werden manche Felder nicht oder zusätzliche Felder gedruckt.

Bitte beachten Sie: Zur Qualitätssicherung kann sich Ihre Agentur dazu entschieden haben, eine Freigabe durch berechtigte Nutzer notwendig zu machen. In diesem Fall ändert sich, nachdem Sie die Agenturrechnung mit gespeichert haben, wie schon im KV, die Menüleiste. Diese beinhaltet im Prinzip auch die selben Funktionen wie beim Kostenvoranschlag.
Vorerst erscheint jedoch anstelle von ‚Definitivdruck’ die Funktion ‚zur Bestätigung’. Wenn die Rechnung aus Ihrer Sicht komplett ist, klicken Sie ‚zur Bestätigung’.
Nun muss dieser Rechnungsvorschlag durch einen entsprechend berechtigten Mitarbeitenden geprüft und wiederum durch Klick auf ‚Bestätigt’ freigegeben werden. Details dazu finden Sie unter Agenturrechnung bestätigen/ablehnen

Den Status einer Rechnung können Sie abfragen, indem Sie den entsprechenden Job auswählen und sich die entsprechenden Rechnungen anzeigen lassen. In der Spalte “Status” wir angezeigt, ob es sich um eine

- definitive,
- bereits bezahlte,
- stornierte,
- in Bearbeitung befindliche,
- eine bestätigte Rechnung oder
- eine die den Status zur Vorlage hat und erst bestätigt werden muss.

Sind diese Arbeitsschritte erfolgt, kann die Rechnung mittels ‚Definitivdruck’ erzeugt und versandt werden.

Um zu sehen wer, wann, welche Änderungen an der Rechnung vorgenommen hat, bietet die TEAMBOX die Möglichkeit gemachte Änderungen nachzuvollziehen (vgl. Änderungen verfolgen).

Berücksichtigen von Akontozahlungen
Eine Anleitung wie Sie Akontozahlungen in der Agenturrechnung berücksichtigen, finden Sie unter Akontozahlungen in Agenturrechnungen berücksichtigen.

Rechnungskopie/KV Kopie
Rechnungen können, wenn sie in ähnlicher Form für einen anderen Job oder für den selben Job mehrmals benötigt werden, mit nur wenigen Klicks kopiert werden. Auch eine Kopie einer Rechnung in einen Kostenvoranschlag ist möglich. So kann auf Basis von bestehenden Rechnungen für vergleichbare Projekte sehr schnell ein Kostenvoranschlag erstellt werden.

Öffnen Sie dazu das zu kopierende Finanzdokument. Klicken Sie ganz unten auf den Button “Kopieren”.
Wählen Sie in dem erscheinenden Fenster aus ob Sie einen KV oder eine Rechnung erstellen möchten und passen Sie bei Bedarf den Job an. Standardmässig ist der Job des Originaldokuments vorausgewählt.

Bestätigen Sie die Auswahl mittels Klick auf “auswählen”. Es öffnet sich anschliessend automatisch die KV-/Rechnungskopie, die wie gewohnt bearbeitet und gespeichert werden kann.

Agenturrechnungen verschicken
Es ist möglich direkt aus dem Finanzmodul Rechnungen als PDF zu verschicken. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Weitere Features im Artikel Mailversand.