Releases

Hier werden nur die Highlights der monatlichen Releases aufgeführt. Der interne Verantwortliche bekommt bei jedem Update eine umfangreiche Dokumentation der jeweiligen Verbesserungen und neuen Möglichkeiten.
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Inhaltsverzeichnis:

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—> Release 10.3208.1

Teambox Login > Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) jetzt auch via Authenticator-Apps

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung der Teambox kann nun auch einfach am Smartphone mit Authenticator-Apps wie Google Authenticator genutzt werden. Vorraussetzung: die 2FA ist in Ihrer Teambox aktiviert und die E-Mail-basierte 2FA wurde konfiguriert.

Jobübersicht > Vorschau für Finanzdokumente (KV, AR, ER)

Wie auch schon für Uploads steht jetzt neu die Vorschaufunktion in der Jobübersicht für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zur Verfügung.
Mit einem Klick auf das Icon in der jeweiligen Belegspalte kann die Vorschau des PDFs angezeigt werden. Mit Bearbeiten wird der KV oder die Rechnung im Finanzmodul geladen.

Tipp: Die Vorschaufunktiontion unterstützt folgende Dateiarten: PDF, JPEG, PNG, GIF, TXT, CSV

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—> Release 10.3207.1

Teambox Login > Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Teambox bietet jetzt auf Wunsch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) via E-Mail. Dieses Feature entspricht den verbreiteten Sicherheitssystemen von Online-Banking-Apps (TAN/OTP). Es erhöht die Sicherheit, indem ein Benutzer für die TEAMBOX-Anmeldung zusätzlich zu Benutzername und Passwort noch Zugriff auf seinen E-Mail-Account benötigt, um einen aktuellen Zugangscode zu erhalten.

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—> Release 10.3206.1

Kostenvoranschlag > Neue Sortierfunktion und Kategorien für KV-Vorlagen

KV-Vorlagen können nun manuell sortiert werden. Zudem können zur besseren Vorlagenorganisation auf Wunsch durch den Teambox Support beliebig viele KV-Vorlagen Kategorien konfiguriert werden, die zur weiteren Strukturierung der Vorlagen dienen.

KV Vorlagen manuell sortieren:
Mit Klick auf “Vorlagen organisieren” öffnet sich ein Fenster in dem vorhandene Vorlagen bearbeitet werden können. Mit Doppelklick auf eine Zeile kann der Vorlagenname geändert und gelöscht werden. Zusätzlich kann via Drag & Drop die Sortierung und auch die Zuordner zur Kategorie geändert werden.

Alle Änderungen werden erst mit “Speichern” übernommen.

KV-Vorlagen Kategorien:
Mit diesem Update werden alle bestehenden KV-Vorlagen der Kategorie “Allgemeine Vorlagen” zugeordnet. Zusätzlich gibt es eine Spezialkategorie “Kundenvorlagen”, in der sich mögliche Kundenvorlagen befinden. Auf Wunsch kann der Teambox Support beliebig viele weitere Kategorien konfigurieren.

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—> Release 10.3203.1

Jobs > Statusboard im Jobmodul

Im Jobmodul gibt es jetzt die Möglichkeit, pro Kunde ein Statusboard anzuzeigen. Hier werden auf einen Blick der Jobstatus und die dazugehörigen Jobs angezeigt. Wird auf einen Job geklickt, wird dieser in der Jobübersicht geladen. Im Filter kann nach einen Kunden und Bereich sowie nach Jobstatus gefiltert werden.

Finanzen > Neues Modul Cashflow

Teambox bietet mit dem Modul Cashflow die Möglichkeit, die Zahlungsflüsse im Auge zu behalten. Dies geschieht, indem Kostenvoranschläge, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen in Bezug auf die Zahlungszeitpunkte auf Wochen/Monate aufgeschlüsselt, summiert und kumuliert werden.

Es können folgende Filterungen und Ausgabeeinstellungen vorgenommen werden:

  • Status: Filterung nach dem Status von KVs, ERs und ARs
  • Zeitraum: Anzahl der Wochen bzw. Monate, für die Zahlungsflüsse in die Zukunft betrachtet werden sollen
  • Kunde: Ermöglicht die Einschränkung auf einen oder mehrere Kunden
  • Kostenart: Einschränkung auf bestimmte Kostenarten
  • Interne Verrechnung (nur mit Mandanten mit interner Verrechnung): Ermöglicht die Bereinigung um interne Zahlungsflüsse
  • Überfällige aufteilen: Der Zahlungsfluss für überfällige KVs, ARs und ERs kann auf einen gewünschten Zeitraum in der Zukunft verteilt werden
  • Gruppierung: Bietet die Gruppierungsmöglichkeiten Job, Bereich, Kunde, Mandant und Jobstatus

Beim Modul Cashflow handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Bitte kontaktieren Sie uns bei Interesse.

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—> Release 10.3202.1

Eingangsrechnungen > ER Belege per E-Mail versenden

Neu können ab jetzt in der Eingangsrechnungsliste mehrere Eingangsrechnungsbelege auf einmal versendet werden.

Funktionsüberblick:

  • Mehrere Belege markieren
    Mac: cmd + linke Maustaste
    Windows: Steuerungstaste + linke Maustaste
  • Den Button “Belege versenden” anklicken
  • Es öffnet sich eine E-Mail Maske
  • Alle Belege, die bei den markierten Eingangsrechnungen hochgeladen wurden, sind als Anhang dabei
  • Zusätzlich gibt es die neue Spalte “Beleg versendet” in der das Datum an dem der Beleg zuletzt per E-Mail versendet wurde, angegeben wird. Hinweis: Wurde ein Beleg schon mal versendet und dann gelöscht/geändert, wird kein Datum angezeigt.

Tipp: Im Journal wird protokolliert, dass der Beleg mit Dateiname X versendet wurde.

Jobs > Jobübersicht: Eigene Berechtigung zum Ändern von Jobverantwortlichen

Es gibt zwei neue Berechtigungen “Weitere Verantwortliche ändern” und “Alle Verantwortlichen ändern”.

Diese erlaubt das nachträgliche Ändern der weiteren Verantwortlichen eines Jobs. Bei der erstmaligen Jobanlage können Verantwortliche auch ohne diese Berechtigung hinterlegt werden.

Benutzer, die als Verantwortlicher hinterlegt wurden, können ebenfalls ohne diese Berechtigung andere Benutzer statt sich selbst hinterlegen, wenn sie die Berechtigung `Job bearbeiten` besitzen.

Hinweis: Jeder der bisher “Jobs bearbeiten” konnte, bekommt beide neuen Berechtigungen beim Update zugewiesen. Dadurch ändert sich nichts am bestehenden Verhalten der Teambox.

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—> Release 10.3201.1

Admin > Neues Werkzeug: Bearbeitungssperre aufheben

In Admin > Werkzeuge gibt es ein neues Werkzeug “Bearbeitungssperre aufheben”.
Zugriff auf das Werkzeug ist via Berechtigung gesteuert (Admin > Berechtigungen > Administration > Werkzeuge)
In einer Liste werden bestehende Bearbeitungssperren angezeigt
Eine Bearbeitungssperren kann hier gelöscht werden. Der betroffene User kann keine Änderungen mehr vornehmen (wie z.B. Speichern eines KVs) und ein anderer User kann diesen nun bearbeiten.

Mitarbeiter > Dienstort (Büro, Homeoffice, …) in der TEAMBOX erfassen

Auf Wunsch kann der Teambox Support beliebig viele “Dienstorte” konfigurieren.

Überblick:

  • In den Adressen kann der Admin pro User einstellen, ob der Dienstort verpflichtend erfasst werden muss. Ist dies der Fall, können Tage nicht ohne Selektion eines Dienstortes abgeschlossen werden.

  • In der Leistungserfassung werden die Dienstorte angezeigt und können ausgewählt werden
  • In der Arbeitszeitauswertung kann mit der Gruppierung „Tag > Mitarbeiter“ jeder Dienstort als eigene Spalte ausgegeben werden. Zusätzlich gibt die Spalte „Anzahl Dienstorte“ darüber Auskunft, an wie viele Dienstorten der Mitarbeiter am entsprechenden Tag gearbeitet hat.

Arbeitszeit > Leistungsreport: Link zur Leistungserfassungsmaske

Im Leistungsreport kann auf einen Zeiteintrag in der Mitarbeiterspalte geklickt werden. Das lädt den Zeiteintrag direkt in der Leistungserfassung. Wird der Zeiteintrag danach angepasst, wird nach dem Speichern des Zeiteintrags automatisch zum Leistungsreport zurück gewechselt.

Zudem kann ab jetzt im Leistungsreport nach Mitarbeiter und Monat gruppiert werden.

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—> Release 10.3112.1

Mitarbeiter > Eigene Abwesenheiten löschen

Ab jetzt können bereits eingetragene Abwesenheiten (z.B. Ferien/Urlaub) vom Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung selbst gelöscht werden, sofern diese Abwesenheitsart dies erlaubt.

  • Eine neue Berechtigung erlaubt das Löschen von eigenen Abwesenheiten: Admin > Berechtigungen > Mitarbeiter > “Eigene Abwesenheiten löschen”. Die Berechtigung muss von Ihrem Admin vergeben werden und wird mit dem Update für keine Rolle gesetzt.
  • Neue Eigenschaft “Selbst löschbar” für Abwesenheitensarten: Admin > Einstellungen > Tab “Abwesenheiten”

  • Pro Abwesenheitsart kann eingestellt werden, ob Abwesenheiten dieses Typs von Usern mit der Berechtigung “Eigene Abwesenheiten löschen” gelöscht werden kann 

  • In der Spalte “Tage in der Zukunft” kann der Administrator festlegen, wie weit eine Abwesenheit in der Zukunft sein muss um gelöscht werden zu können, damit sie von berechtigten Mitarbeitern gelöscht werden kann.
    Kein Wert oder 0 bedeutet heute. So kann z.B. eingestellt werden, dass Homeoffice auch heute noch gelöscht werden kann während der Urlaub noch mindestens eine Woche in der Zukunft liegen muss (z.B. 7), damit dieser selbst gelöscht werden kann.

Hat ein User diese Berechtigung gesetzt, dann ist beim Klicken auf eine Abwesenheit in der Bubble “Löschen” verfügbar. Ggf. wird beim Löschen eine Meldung generiert, dass die Abwesenheit gelöscht wurde (je nach individuellen Meldungseinstellungen).

Wichtig:

  • Die Abwesenheit muss für den eigenen User eingetragen sein
  • Die Abwesenheit muss fix eingetragen sein (d.h. nicht nur beantragt)
  • Der Abwesenheitstyp muss in der Administration als löschbar konfiguriert sein (siehe oben)
  • Die Abwesenheit muss die in der Administration angegebenen Tage in der Zukunft liegen

Finanzen > Übernahme von Leistung und Tarif bei Erstellen von Aktivitäten aus KV

Teambox bietet die Möglichkeit, dass beim genehmigen von KVs direkt aus den KV-Positionen in den Aktivitäten Arbeitspakete erstellt werden.

Dabei werden nun Leistung und Tarif in die Aktivitäten übernommen, sofern die Leistung eindeutig zugeordnet werden kann. Voraussetzung für diese neue Möglichkeit ist, dass Sie Aktivitäten inkl. Ressourcenplanung nutzen und das erstellen von Aktivitäten beim genehmigen von KVs für Ihre Teambox konfiguriert ist (kostenpflichtiges Feature).

Zudem wird nun bei Aktiväten beim Ändern von Zuständigen (‚Wer‘) die dort hinterlegte Leistung-Tarif-Kombi nicht gelöscht, sofern diese Kombi auch für den neuen Zuständigen zur Verfügung steht. Falls nicht, erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen für den neuen Mitarbeiter eine gültige Leistung-Tarif-Kombi auswählen.

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—> Release 10.3111.1

Sync-Adapter > Microsoft 365 (Sharepoint/Teams): Jobs Synchronisieren

Über die neue Sync Schnittstelle kann eine Ordnerstruktur in Sharepoint/Teams angelegt werden. Teambox erstellt einen neuen Ordner pro Job bzw. Kunde/Bereich/Job (je nach Konfiguration) im Stammordner der konfigurierten Gruppe.
Zusätzlich kann auch konfiguriert werden das Teambox einen MS Team Channel anlegt (jeder Channel im MS Team hat einen Ordner beim SharePoint).

TEAMBOX > Leistung und Tarif als Favorit für Zeiterfassung

In den persönlichen Einstellungen ist es ab sofort möglich, sich eine bevorzugte Leistung bzw. auch eine Leistungs- /Tarif-Kombination zu hinterlegen. Diese wird dann in der Leistungserfassung und auch bei Leistungserfassung im Aktivitätenmodul auf Arbeitspakete und Aufgaben automatisch vorausgefüllt.

Ausnahmen für die automatische Vorauswahl:

  • Der hinterlegte Tarif wurde für den Job deaktiviert
  • Direkt im Arbeitspaket/Aufgabe wurde bereits eine andere Leistungs-/Tarif-Kombi hinterlegt
    Hinweis: Der Zugriff auf die persönlichen Einstellungen, im speziellen auf den neuen Tab “Leistung/Tarif”, wird über eine neue Berechtigungen gesteuert. Diese ist in der Admin unter Berechtigungen > Administration > Persönliche Einstellungen zu finden. Im Standard wird die neue Berechtigung für keine Rolle gesetzt, kann aber im Bedarfsfall durch Ihren Teambox Admin für die gewünschten Rollen aktiviert werden.

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—> Release 10.3110.1

Aktivitäten > Interaktives Kanban-Board

Als Ergänzung zu den Projektmanagement-Funktionalitäten bietet Teambox ein interaktives Kanban-Board. Dieses verschafft einen raschen visuellen Überblick und kann mittels Drag & Drop bearbeitet werden.

Im Kanban-Board sind ab jetzt folgende neue Filtermöglichkeiten verfügbar:

  • Job
  • Verantwortlich
  • Zeitraum
  • Attribute

Aktivitäten > Neu: Restaufwand als Basis für Ressourcenplanung

Überblick:
Neben “h Soll” gibt es bei Aktivitäten (sowohl Arbeitspakete als auch Aufgaben) das neue Feld “h Rest” (Restaufwand). Dieses ermöglicht, fortlaufende Anpassungen der für die Ressourcenplanung berücksichtigten Stunden vorzunehmen, ohne dabei die ursprüngliche Planung (im Feld „h Soll“) verändern zu müssen.
WICHTIG: In der Ressourcenplanung wird immer mit der Spalte „h Rest“ gerechnet.

Details zum neuen Feld “h Rest”:

  • Mit der erstmaligen Hinterlegung von „h Soll“ befüllt sich „h Rest“ automatisch mit dem selben Wert.
  • Werden auf die Aktivität Stunden erfasst, reduziert sich „h Rest“ um die entsprechenden Zeit (der zu erwartende Restaufwand verringert sich). „h Soll“ bleibt unverändert bestehen.
  • Wenn sich abzeichnet, dass mit einem anderen Restaufwand zu rechnen ist, kann der errechnete Wert in „h Rest“ einfach erhöht oder reduziert werden, ohne die ursprüngliche Planung in „h Soll“ zu ändern.
  • Wichtig: Die nachträgliche Änderung der ursprünglichen Planung („h Soll“) bewirkt keine Änderung von „h Rest“ und hat somit auch keine Auswirkung auf die Ressourcenplanung.
    Es gibt zwei neue Berechtigungen für das nachträgliche Bearbeiten von „h Soll“ und „h Rest“. Um mögliche Fehler zu vermeiden, wird im Standard die Berechtigung zur Änderung von „h Soll“ für keine Rolle vergeben. Sollten dies für einzelne Benutzer dennoch benötigt werden, kann dies unter Admin > Berechtigungen > Aktivitäten > Bearbeiten von h Soll geändert werden.
  • Anpassungen werden im Änderungsjournal protokolliert und können mit entsprechenden Berechtigungen jederzeit eingesehen werden.

Es stehen folgende neuen Felder und Spalten zur Verfügung, die in den Aktivitäten, in der Jobübersicht und im Leistungsreport angezeigt werden können:

  • h Rest: Das errechnete und anpassbare Zeitbudget für die Aktivität, das noch zur Verfügung steht. Dieses kann manuell angepasst werden und bildet auch die Basis für die Ressourcenplanung. Sofern das errechnete Zeitbudget bereits überschritten wurde, wird der Wert negativ. In der Ressourcenplanung wird in diesem Fall keine Zeit mehr verteilt. Man kann jedoch “h Rest” wieder anpassen, um den voraussichtlich noch ausstehenden Aufwand zu hinterlegen und somit die Planung der Realität anzupassen.
  • h erwartet: Die Stunden, die voraussichtlich insgesamt auf die Aktivität erfasst werden („h Rest“ + „h erfasst“)
  • h Abweichung: Zeigt, wie sehr die ursprüngliche Planung von der Realität abweicht („h erwartet“ – „h Soll“). Ist der Wert zum Beispiel negativ, wurde wahrscheinlich ursprünglich zu wenig geplant und das Zeitbudget wird voraussichtlich überschritten.
  • % erwartet: Gibt an, wie viel des insgesamt erwarteten Aufwands bereits erfasst wurde (h erfasst / h erwartet)
  • % Abweichung: Gibt an, wie viel die ursprüngliche Planung („h Soll“) wahrscheinlich über- bzw. unterschritten wird (also um wie viel % „h erwartet“ höher ist als „h Soll“)
  • h Diff: Differenz zwischen ursprünglich geplanten Stunden („h Soll“) und den bereits erfassten Stunden („h erfasst“).

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—> Release 10.3109.1

Arbeitszeit > Leistungsreport: Gruppierung Job / Mitarbeiter

Mit der neuen Gruppierung Job / Mitarbeiter kann einfach und schnell geprüft werden, wieviele Leistungen von den jeweiligen Mitarbeitern auf einzelnen Jobs erfasst wurden.

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—> Release 10.3108.1

Ressourcenplan > Arbeitspakete direkt im Ressourcenplan anlegen und bearbeiten

Es ist nun Möglich, Arbeitspakete direkt in der Ressourcenplanung zu bearbeiten bzw. mit Klick auf einen Mitarbeiternamen ein neues Arbeitspaket anzulegen.

Ressourcenplan > Aktivitäten pausieren

Es können nun Aktivitäten in der Ressourcenplanung pausiert werden.

  • Bei Klick auf die geplante Tagesarbeitszeit für eine Aktivität wird diese auf Pause gestellt und angezeigt
  • Ein nochmaliger Klick löscht die Pause wieder
  • An pausierten Tagen verbraucht eine Aktivität keine Ressourcen, d.h. die Stunden, die für einen pausierten Tag eigentlich geplant gewesen wären, werden auf alle anderen, nicht pausierten Tage verteilt

  • Es gibt zudem in der Admin unter den Berechtigungen bei Aktivitäten eine neue Berechtigung “Aktivitäten pausieren”, die im Standard für keine Rolle aktiviert ist

Tipp: Neben dem oben beschriebenen Linksklick öffnet ein Rechtsklick auf einen Tag einer Aktivität ein Kontextmenü mit folgenden Wahlmöglichkeiten:

  • Diesen Tag pausieren bzw. Diesen Tag nicht pausieren
  • Mehrere Tage pausieren

Ein Klick auf “Mehrere Tage pausieren” öffnet ein kleines Popup Fenster in dem eingegeben werden kann wie lange die Aktivität pausiert werden soll.

Teambox > Kommunikation für Kanban, Produktion und Dokumente

Das Teambox-Feature Kommunikation (E-Mails und Kommentare) ist ab jetzt zusätzlich zu Angeboten, Rechnungen, Arbeitspaketen, Abwesenheiten, Kalenderereignisse und Zeiteinträgen auch in folgenden Modulen verfügbar:

  • Kanban
  • Produktion
  • Dokumente

Sollten Sie das Feature Kommunikation noch nicht nutzen und Interesse daran haben, dann wenden Sie sich bitte an support@intevo.net

Woche/Monat abschliessen: Neue Auswertungsmöglichkeiten in Arbeitszeitauswertung

Wenn Sie das Feature Wochen/Monate bestätigen verwenden, dann stehen jetzt unter Mitarbeiter > Arbeitszeitauswertung Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Gruppierung über Mitarbeiter oder nach Datum
  • Filterung über Mitarbeiter oder Datum
  • Falls bestätigt wurde wird ein Häkchen in der neuen Spalte “Bestätigt” angezeigt (✓)
  • Ausgabe auch im Export (PDF, Excel, CSV)

Microsoft 365: Abwesenheiten abonnieren zu Outlook

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, dann ist es ab jetzt möglich, dass die Teambox Abwesenheiten (Urlaub, Offday, Feiertage etc.) zu Outlook synchronisiert werden. Die “Synchronisation” funktioniert nur One-Way, dass bedeutet Abwesenheiten werden zu Outlook übertragen und nicht umgekehrt (z.B. bei Änderungen).

Arbeitszeitauswertung: Neue Spalten und neuer Standardreport

In der Arbeitszeitauswertung stehen neuen Spalten zur Verfügung, mit denen man die erfassten Leistungen der Mitarbeiter für die Agentur und für Kunden gegenüberstellen kann. Gleichzeitig gibt es den neuen Standardreport „Leistungsübersicht“, der folgende Spalten gruppiert nach Mitarbeiter und Abteilung ausgibt:

  • Summe für Agentur: Interne Leistungen und Leistungen auf Jobs mit der Kundenkategorie „Agentur“
  • Jobleistungen für Kunden: Leistungen auf Jobs mit der Kundenkategorie „Kunde“
  • %: Summe für Agentur/Ist: Anteil der intern geleisteten Leistungen in %
  • %: Jobleistungen für Kunde/Ist: Anteil der für Kunden geleisteten Leistungen in %
  • %: Leistungen Ist/Soll: Erfasste Leistungen in % im Verhältnis zur Sollarbeitszeit

Im Menü zur Spaltenauswahl stehen noch weitere Detaillierungen zu diesen Spalten zur Auswahl.

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—> Release 10.3107.1

Teambox > Verhinderung von gegenseitigem Überschreiben von Inhalten

Damit sich User beim gleichzeitigen bearbeiten von Inhalten nicht gegenseitig überschreiben, wird dies nun bei Kostenvoranschlägen, Ausgangsrechnungen, Jobinformationen und Aktivitäten verhindert.

Kostenvoranschlag und Ausgangsrechnung:
Arbeitet gerade ein anderer User an einem Kostenvoranschlag oder einer Ausgangsrechnung, ist die Bearbeitung durch einen anderen User nicht mehr möglich. Man erhält als Hinweis eine Meldung. Das Erstellen eines PDFs, einer Kopie oder das Bearbeiten der Kommunikation ist aber nach wie vor möglich.

Soll der KV trotzdem bearbeitet werden können, muss der andere User diesen erst speichern und schließen. Wenn Sie das Modul „Kommunikation“ nutzen, können Sie dem anderen dazu einfach direkt bei KV einen Kommentar senden.

Jobinformationen:
Auch bei den Jobinformationen wird wie bei KV und Rechnung das gleichzeitige Bearbeiten verhindert, und es wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Aktivitäten:
Wurden Inhalte von Aktivitäten während des Bearbeitens bereits von einem anderen User geändert und gespeichert, können die Eingaben nicht gespeichert werden. Man erhält eine Meldung und muss die Daten neu laden.

Aktivitäten > Aktivitäten direkt zu Abteilungen zuordnen

Es können nun Abteilungen als Verantwortliche für Aktivitäten hinterlegt werden. Jede Abteilung verfügt über verplanbare Ressourcen, welche aus der Summe ihrer Mitarbeitenden berechnet werden.

In der Ressourcenplanung werden unter “Abteilung zugeordnet” jene Aktivitäten und Stunden angezeigt, die direkt der jeweiligen Abteilung zugeteilt wurden. Zudem kann im Filter-Feld “Verantwortlicher” nach den zugeordneten Abteilungen gefiltert werden.

Adressen > Erinnerungsfunktion Geburtstage

Jeder User mit entsprechender Berechtigung (darf Adressdaten bzw. Geburtstage von Kontaktpersonen sehen) kann sich selbst eine Erinnerung für Geburtstage von beliebigen Kontaktpersonen setzen. Dazu in den Adressen neben dem Geburtsdatum der jeweiligen Person auf das Erinnerungs-Icon klicken und die gewünschte Option auswählen. Je nach persönlichen Meldungseinstellungen wird dann jedes Jahr zur angegeben Zeit eine Erinnerung per Meldung, E-Mail bzw. Desktop Notification erstellt.

Hinweis: Voraussetzung für die Erinnerungsfunktion ist das kostenpflichtige TEAMBOX Modul “Meldungen”.

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—> Release 10.3106.1

Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheiten automatisch bestätigen

Die Admin von Abwesenheiten bietet neue Möglichkeiten. Neben der Anzeige der Zusatzinformationen „Gilt für“ (Abwesenheit wird in Tagen oder Stunden geführt) und „Reduziert Sollstunden“ kann nun definiert werden, ob eine Abwesenheit beantragbar sein soll bzw. ob diese für berechtigte Rollen auch automatisch bestätigt werden soll.

  • Beantragbar:
    Damit wird festgelegt, ob es für die jeweilige Abwesenheit die grundsätzliche Möglichkeit der Beantragung gibt. Welche Rolle Abwesenheiten beantragen darf, wird über die bereits bestehende Berechtigung „Abwesenheiten beantragen“ gesteuert (unter Admin > Berechtigungen > Mitarbeiter).
  • Automatisch bestätigt:
    Wird bei einer Abwesenheit diese Option aktiviert, wird diese Abwesenheit für berechtigte Rollen automatisch bestätigt und somit fix eingetragen. Für welche Rollen dies möglich sein soll, wird über die neue Berechtigung „Automatisch bestätigen“ gesteuert. Dies ist zum Beispiel für Abwesenheiten wie Homeoffice praktisch, falls diese von den MitarbeiterInnen gleich direkt ohne Freigabe des Vorgesetzten eingetragen werden sollen.

Natürlich werden durch das Update ihre aktuellen Abwesenheitseinstellungen und Berechtigungen nicht verändert und verhalten sich nach dem Update wie davor.

Arbeitszeit > Kommunikation zu Zeiteinträgen

Wenn Sie das Modul „Kommunikation“ nutzen, dann können Sie nun zu einzelnen Zeiteinträgen wie folgt
Kommentare erfassen und Mails verknüpfen:

  • in der Leistungserfassung in der Tabelle “Erfasste Leistungen” durch Auswahl eines Zeiteintrags und dann wie gewohnt Kommentare erfassen bzw. Mails verknüpfen
  • Leistungsreport bei Gruppierung „Zeiteintrag“ und Auswahl eines Zeiteintrags

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—> Release 10.3104.1

Aktivitäten > Eigene Filtereinstellungen als Standard speichern

Das Häuschen-Symbol neben Filtern (z.B. bei Aktivitäten, Controlling, Jobreport etc.) bietet nun neue Möglichkeiten. Bisher hat ein normaler Linksklick darauf den Filter auf die TEAMBOX Standardeinstellungen gesetzt. Nun bietet ein Rechtsklick die Möglichkeit, persönliche Standardeinstellungen zu speichern.

  • Linksklick auf das Häuschen-Symbol funktioniert wie bisher
    • setzt Filter auf meine Standardeinstellungen zurück
  • Rechtsklick auf das Häuschen-Symbol zeigt folgendes an:
    • Der erste Menüpunkt entspricht dem normalen Linksklick und setzt den Filter auf die User-Standardeinstellungen zurück
    • Der zweite Menüpunkt speichert die aktuell eingestellten Filtereinstellungen als User-Standardeinstellung
    • Der dritte Menüpunkt löscht diese angepassten User-Standardeinstellungen und überschreibt sie mit den TEAMBOX-Standardeinstellungen.

Finanzen > Ausgangsrechnung > Massenversand > Massenversand an mehrere Empfänger möglich

Massenversand E-Mails können an mehrere Empfänger gleichzeitig geschickt werden. Dazu können jetzt in den Finanzeinstellungen im Feld „E-Mail-Adresse Empfänger“ mehrere E-Mail-Adressen getrennt durch Komma hinterlegt werden.

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—> Release 10.3103.1

TEAMBOX > TEAMBOX.Onlinhilfe

Kennen Sie bereits unsere Onlinehilfe? Rechts oben mit Klick auf das Fragezeichen oder über das Usermenü (rechts oben auf das Zahnrad-Symbol > ‚Onlinehilfe‘) gelangen User direkt zur Onlinehilfe der TEAMBOX.

Diese ist gut strukturiert und in 3 Bereiche gegliedert:

  • Erste Schritte (DE/EN): Hier befindet sich ein kurzer Überblick über die wichtigsten ersten Schritte in der TEAMBOX.
  • Use Cases (DE/EN): In diesem Hilfebereich werden wichtige Anwendungsfälle anhand von Fragen und Antworten beschrieben.
  • Benutzerhandbuch (DE): Das Benutzerhandbuch ist der umfassendste Hilfebereich und weist dieselbe Gliederung wie das TEAMBOX-Hauptmenü auf.

Über die Stichwortsuche kann zudem gezielt nach Hilfethemen gesucht werden.

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—> Release 10.3102.1

TEAMBOX > Controlling und Reports noch flexibler

Zur Vereinfachung von doppelten Gruppierungen und Erhöhung der Flexibilität werden statt des existierenden Dropdowns zur Gruppierung (z.B. Job/Kostenart) zwei Dropdowns verwendet. D.h. wenn eine doppelte Gruppierung wie “Job/Kostenart” gewünscht ist, dann muss zuerst als Hauptgruppierung 1 “Job” gewählt und dann die Hauptgruppierung 2 “Kostenart” ausgewählt werden.

Die doppelte Gruppierung ist z.B. im Controlling und im Leistungsreport zu finden.

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—> Release 10.3101.1

TEAMBOX > TEAMBOX.neon – Neues Design im neuen Jahr

Individuell, rund und, wenn gewünscht, auch bunt – mit individuellen Hintergründen und abgerundeten Ecken kommt mit dem neuesten Update ein frischeres und persönlicheres Design. Auf Wunsch kann ein eigenes Agentur-Hintergrundbild vom TEAMBOX.Support hinterlegt werden.

Im Cockpit der TEAMBOX gibt es jetzt den neuen Banner “Neues in Ihrer TEAMBOX”. Hier werden, nach einem Upgrade, einige besonders interessante Neuerungen der TEAMBOX angezeigt.

Bisherige bzw. ausführliche Informationen zu den Neuerungen befinden sich jeweils unter “Details” und in diesem Artikel. Falls Sie an Informationen über zukünftige Entwicklungen interessiert sind, so können Sie diese auf unserer Website aufrufen www.teambox.eu/roadmap.

Tipp: Mit dem (X) kann der Banner ausgeblendet werden und über das Usermenü (Zahnrad-Symbol rechts oben > ‘Neues in Ihrer TEAMBOX’) wieder aufgerufen werden.

Jobs > Uploads in der Jobübersicht via Tags strukturieren

Beim Upload von Dateien in der Jobübersicht können nun verfügbare Tags angezeigt werden:

  • Die Datei kann via Drag & Drop direkt auf einen Tag gezogen werden und wird somit diesem Tag zugeordnet.
  • Wenn die Datei mit dem Plus hochgeladen wurde, dann kann der entsprechende Tag über eine Checkbox ausgewählt werden.
  • In der Spalte “Tags” (gruppier-/sortierbar) wird dann die Datei bei dem jeweiligen Tag angezeigt.

Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den TEAMBOX.Support.

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—> Release 9.3012.1

Finanzen > Kostenvoranschlag > Nummernformate bei KV Dokumentenarten

Wenn Sie in Ihrer TEAMBOX unterschiedliche KV-Dokumentenarten verwenden (z. B. neben KV auch Auftragsbestätigung, Lieferschein etc.), dann kann vom TEAMBOX.Support folgendes konfiguriert werden:

  • Unterschiedliche Nummernformate pro KV-Dokumentenart
  • Ob für KV-Dokumentenarten unterschiedliche Nummernkreise verwendet werden sollen
  • Alle teilen sich einen Nummernkreis (Standard)
  • Jede KV-Dokumentenart hat einen eigenen Nummernkreis
  • Nur einzelne Dokumentenarten teilen sich einen Nummernkreis (z. B. KV und Auftragsbestätigung sind ein Nummernkreis und Lieferschein ein weiterer)

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—> Release 9.3011.1

Mitarbeiter > Individuelle Ferien/Urlaub pro Mitarbeiter

Wenn Sie mit Mitarbeitenden, abseits von einem Dienstjahres- bzw. altersabhängigen Bonus, individuelle Ferienvereinbarungen haben, dann können Sie ab jetzt in den Adressen pro Mitarbeiter einen individuellen Ferienanspruch hinterlegen:

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—> Release 9.3010.1

Arbeitszeit > Abwesenheiten im Miniklander

Im Minikalender der Zeiterfassung werden, zusätzlich zu Feiertagen, nun auch die Abwesenheiten angezeigt.

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—> Release 9.3009.1

Aktivitäten > Neue Filtermöglichkeit für Zeitraum von Aktivitäten

Im Modul Admin unter Einstellungen > Aktivitäten > kann nun die Checkbox bei “Startdatum verwenden” aktiviert werden. Dann steht Ihnen bei der Aktivitätenliste und beim Balkenplan der Anfang- und Ende-Filter mit folgenden neuen Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

  • Von-Datum
    Überprüft, ob das Von-Datum im gefilterten Zeitraum (Anfang – Ende) liegt. Das Bis-Datum wird ignoriert.
  • Bis-Datum
    Überprüft, ob das Bis-Datum im gefilterten Zeitraum ist. Das Von-Datum wird ignoriert.
  • Liegt innerhalb Zeitraum
    Überprüft entweder, ob das Von- ODER Bis-Datum im Zeitraum enthalten ist.
  • Liegt vollständig innerhalb Zeitraum
    Überprüft, ob Von- UND Bis-Datum im Zeitraum enthalten sind.

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—> Release 9.3007.1

Meldungen > Neue Meldungen bei Änderungen eines Kalenderereignisses

Mitarbeiter können sich nun mittels Meldungen informieren lassen, wenn etwas an ihren Kalenderereignissen geändert wurde. Folgende Meldungen können von einem Administrator bzw. von Mitarbeitern selbst eingestellt werden:
“Ich wurde zu einem Ereignis hinzugefügt oder davon entfernt”; “Ort oder Zeit eines Ereignisses, an dem ich teilnehme, wurden geändert”; “Andere Daten eines Ereignisses, an dem ich teilnehme, wurden geändert”

Forecast > Neuerungen im Forecast

Zurücksetzen der Bestätigung eines Forecasts
Benutzer mit der neuen Berechtigung “Forecast zurücksetzen” können die Bestätigungen eines Forecasts widerrufen, solange dieser noch nicht definitiv gesetzt wurde. Benutzer mit dieser Berechtigung können auch die Bestätigung anderer Benutzer zurücksetzen.

Symbolisierte Forecast-Notizen
Im Forecast wird nun symbolisiert, wenn es Notizen auf untergeordneten Ebenen gibt. Damit sieht man z. B. bereits auf Kundenebene, ob Notizen auf Jobebene erfasst wurden.

Forecast nach beliebigen Jobverantwortlichen filtern
Mit dem Filter “Beliebiger Verantwortlicher” kann der Forecast auf Jobs eingeschränkt werden, bei denen bestimmte Mitarbeiter als Verantwortliche hinterlegt wurden.

Joblink auf Jobebene im Forecast
Jobs sind nun auch im Forecast mit Joblinks versehen: Ein Klick auf eine Jobbezeichnung öffnet den Job in der Jobübersicht, via Rechtsklick kann z. B. auch direkt ins Controlling oder die Leistungserfassung dieses Jobs gewechselt werden.

Kunden ohne Daten ausblenden
Mit der Filteroption “Leere Einträge” können Kunden ohne Forecast-relevante Daten auf Wunsch ausgeblendet werden.

Sortierung nach Spalte “Total”
Bisher war der Forecast immer nach Kunden sortiert. Mit dieser Release kann er alternativ nach “Total” sortiert werden, indem auf den Spaltentitel geklickt wird. Wird ein zweites Mal auf den Spaltentitel geklickt, kann zwischen auf- und absteigender Sortierung gewechselt werden.

Info, wer wann einen Wert zuletzt bearbeitet hat
Zur besseren Nachvollziehbarkeit von Änderungen kann nun bei jeder manuell erfassten Zahl im Forecast angezeigt werden, wer diese Zahl zuletzt geändert hat. Sowohl die Person als auch das Datum werden als Tooltip angezeigt, sobald mit der Maus über die Zahl gefahren wird.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Zusätzliche Vergleichswerte im Forecast
Es können nun beliebige Controlling-Spalten als Vergleichswerte im Forecast eingerichtet werden. Bei Interesse kümmert sich der TEAMBOX Support gerne um die nötigen Schritte.

Forecast nicht durch IST-Werte ersetzen
Wird ein neuer Forecast auf Basis eines bestehenden Forecasts erstellt, können nun für vergangene Monate die manuell erfassten Forecast-Werte verwendet werden. Standardmäßig werden wie bisher die tatsächlichen IST-Werte verwendet. Falls Sie an einer Änderung Ihrer Konfiguration interessiert sind, kümmert sich der TEAMBOX Support gerne um die nötigen Schritte.

Neue Spalte “KV offen”
Der Forecast kann um die neue Spalte “KV offen” ergänzt werden. Sie zeigt direkt neben der “Notiz”-Spalte die Summe der genehmigten aber noch nicht verrechneten Kostenvoranschläge an. Bei Interesse kümmert sich der TEAMBOX Support gerne um die nötigen Schritte.

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—> Release 9.3006.1

TEAMBOX > Filtern nach Gruppierungen im Mitarbeiterselector

Im Mitarbeiterselector der TEAMBOX kann jetzt zusätzlich zu den möglichen Gruppierungen (Abteilungen, Mandanten, Standorte etc.) auch danach gefiltert werden (Klick auf das Zahnradsymbol öffnet die Gruppierungs-/Filter Möglichkeiten).

Arbeitszeit > Leistungsreport

Mit dieser Release steht der neue Leistungsreport im Modul Arbeitszeit zur Verfügung. Er ersetzt die klassische Zeitauswertung und den Report (BETA) und bietet eine Vielzahl von Neuerungen und Verbesserungen. Z.B. neue Filtermöglichkeiten, Gruppierungen, Spalten oder die Möglichkeit, eigene Reports zu speichern sowie Joblinks, um schnell zwischen Leistungsreport, Controlling und Jobübersicht zu wechseln.
Der Report (BETA) kann noch bis Herbst 2020 verwendet werden, dann wird diese Funktion aus der TEAMBOX entfernt. Die klassische Auswertung im Modul Arbeitszeit wird mit diesem Update deaktiviert.

  • Sie können nach Belieben verschiedene selbst definierte Reports mit unterschiedlichen Filtereinstellungen und Spalten speichern. So können Sie jederzeit den passenden Report aufrufen – sei es nun eine detailierte Auswertung mit umfangreichen Informationen zu allen Zeiteinträgen oder eine einfache Liste aller Jobs für einen groben Überblick über Ihre Projekte.
  • Mit Joblinks können Sie per Rechtsklick auf die Jobbezeichnung/-nummer eines Zeiteintrags schnell die Jobnummer kopieren, die Adressdaten des Kunden aufrufen, in die Jobübersicht wechseln oder sofort weitere Auswertungen im Controlling durchführen.
  • Mit dem Mulitjobselector können mehrere Kunden, Bereiche und Jobs gleichzeitig ausgewertet werden – diese Funktion ist besonders praktisch, wenn z.B. mehrere Kunden ausgewertet werden sollen, die zur selben Unternehmengruppe gehören
  • Sind neben dem internen Jobverantwortliche weitere Jobverantwortliche, wie z.B. Stellvertreter oder Kundenverantwortliche definiert, kann nach diesen ebenfalls gefiltert werden.
  • Falls Sie Multifunktionsfelder für Jobs verwenden (z.B. um das Genehmigungsdatum eines Jobs zu speichern, um eine PO Nummer oder eine SAP Nummer zu hinterlegen, den Job Abteilungen zuzuordnen, etc.) können Sie nach diesen Werten filtern und sie sich als Spalten anzeigen lassen.
  • Falls Sie Multifunktionsfelder für Mitarbeiter verwenden (z.B. um besondere Kenntnisse oder Tätigkeiten strukturiert zu speichern, die Lohnbuchhaltungsnummer des Mitarbeiters zu vermerken, etc.) können Sie nach diesen Werten filtern und sie als Spalten anzeigen lassen
  • Falls Sie Mitarbeiterfunktionen verwenden, können Sie z.B. gezielt alle Zeiteinträge von Senior- oder Junior-Mitarbeitern auswerten bzw. die Mitarbeiterfunktion als Spalte ausgeben. Die Mitarbeiterfunktion kann nun auch in Kombination mit Tarifen ausgewertet werden.
  • Der Leistungsreport bietet mehr Informationen zur Verrechnung. Sie können gezielt nach verrechneten Zeiteinträgen in internen Rechnungen oder Agenturrechnungen auswerten und diese Information in Spalten ausgeben. Durch einen Klick in der Spalte können Sie direkt die Rechnung öffnen, in der welcher Zeiteintrag verrechnet wurde.
  • Falls Sie die manuelle Abrechnung von Zeiteinträgen verwenden, können Sie Zeiteinträge nun direkt im Leistungsreport auf abgerechnet setzen. Die Mehrfachauswahl erlaubt es auch mehrere Zeiteinträge gleichzeitig abzurechnen.
  • Die neue Gruppierung nach Aktivitäten zeigt, wieviel Zeit auf welches Arbeitspaket bzw welche Aufgabe erfasst wurde.
  • Die neuen Spalten für Aktivitäten zeigen die Zugehörigkeit von Zeiteinträgen zu Aktivitäten auch wenn nicht nach Aktivität gruppiert wird, sondern einzelne Zeiteinträge angezeigt werden.
  • Die neuen Spalten Kalenderjahr und Monat können verwendet werden um z.B. eine jährliche oder monatliche Zwischensumme für Zeiteinträge zu berechnen.
  • Mit den neuen Gruppierungen Kalenderjahr, Budgetjahr und Monat erhalten Sie einen schnellen zeitlichen Vergleich der Summen von Jahren oder Monaten. Verwenden Sie anschließend andere Gruppierungen, um detailierte Informationen zu Kostenarten, Kunden, Jobs, etc. abzurufen.
  • Neben der Anzeige des Mitarbeiternames kann nun auch das Mitarbeiterkürzel oder der Mandant des Mitarbeiters eingeblendet werden.

Finanzen > OOPs als Anhang im PDF der Ausgangsrechnung

Wird eine Out of Pocket-Rechnung in einer Ausgangsrechnung verrechnet, gibt es die Möglichkeit, den Beleg der Eingangsrechnung an die Ausgangsrechnung anzuhängen:

  • In der Ausgangsrechnung kann bei der Übernahme von OOPs die Checkbox “Out of Pockets im PDF ausgeben” angehakt werden.
  • Weiter unten in der Ausgangsrechnung gibt es nach der Übernahme, bzw. falls es bereits verknüpfte OOPs mit dieser Ausgangsrechnung gibt, eine Liste “Out of Pocktes im PDF ausgeben”. In dieser Liste kann ausgewählt welcher OOP-Beleg als PDF ausgegeben werden sollen.

Tipp zur “Out of Pockets im PDF ausgeben” Liste:

  • Mit Doppelklick auf die Position kann die Reihenfolge beliebig verändert werden
  • Mit Klick auf die Belegnummer öffnet sich die OOP

Finanzen > Spaltenfarbe in Reportings

In den Spalten von Reportings (Controlling, Leistungsreport, Jobreport etc.) kann die Spaltenfarbe beliebig eingestellt werden.

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—> Release 9.3005.1

Jobs > Weitere Verantwortliche für Jobs

Es können auf Wunsch weitere Verantwortliche für Jobs (z.B. Stellvertreter, Kundenverantwortliche) konfiguriert werden. Bitte kontaktieren Sie den TEAMBOX.Support bei Interesse.

Adressen > Anpassungen bei Personenstammdaten (Geschlecht & Pflichtfelderkonfiguration)

Das Feld „Geschlecht“ wurde wie folgt erweitert::

  • Männlich (bisher schon möglich)
  • Weiblich (bisher schon möglich)
  • Divers (neu)
  • Unbekannt (neu)

Die Generierung der Anrede (z.B. beim Newsletter-Versand, beim Adress-Export, im Dokumentenmanagementmodul, …) wird je nach Auswahl des Geschlechts, entsprechend angepasst. Zum Beispiel “Männlich: Sehr geehrter Herr Nachname (wie bisher)” oder “Divers: Guten Tag”.


Wording & Pflichtfelder in Adressen konfigurierbar
Das Wording der Geschlechtsauswahlmöglichkeiten (Männlich, …) sowie das Festlegen welche Felder Pflichtfelder bei der Erfassung von Adressen sein sollen, kann von intevo individuell konfiguriert werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@intevo.net.

Finanzen > QR-Rechnungen erzeugen

Anpassung der Rechnungsformulare

  • Die Voraussetzung zum Erzeugen von QR-Rechnungen ist, dass unsere CD-ExpertInnen die notwendige Programmierung an Ihren Formularen vornehmen. Sie erhalten von uns bei Interesse eine Offerte.
  • Dies geschieht in Abstimmung mit Ihnen und nach Ihren Wünschen. So wird z.B. vorab definiert, ob Empfangsschein und Zahlteil inkl. Swiss QR-Code in das Rechnungsformular integriert werden, oder als Beilage ausgegeben werden sollen.

Ausgangsrechnungen: So funktioniert’s

  • Nach erfolgter Einrichtung entscheiden Sie bei jeder Rechnung, ob Sie diese als QR-Rechnung oder als normale Rechnung erstellen möchten.
  • Der Swiss QR-Code wird von der TEAMBOX automatisch erzeugt. Abhängig von der gewünschten Programmierung wird dieser direkt in die Rechnung integriert oder als Beilage ausgegeben.
    Wichtig: Auf Empfangsschein und Zahlteil sind natürlich alle relevanten Zahlungsinformationen auch normal angedruckt. Damit ist gewährleistet, dass auch Kunden ohne QR-Reader die Rechnung bezahlen können.

Bitte melden Sie sich bei unserem Support (support@intevo.net) für eine Offerte zu den Formularanpassungen und zur Klärung weiterer Details.