Bevor Sie erstmals einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung für einen Kunden erstellen können, müssen die Einstellungen für die Agentur festgelegt werden. Dies geschieht indem oben im Jobselector im 1. Drop-Down die “Agentur 999” ausgewählt wird (die anderen Drop-Downs bleiben unausgewählt). So werden die Agenturweiten Einstellungen definiert. Diese können in Folge für jede Ebene (Kunden/Bereich/Job) angepasst werden.
Wenn ein Job das erste Mal im Finanzmodul geöffnet wird, müssen die Einstellungen bestätigt oder ggf. geändert werden. Erst dann kann ein KV oder eine Rechnung angelegt werden. Grundsätzlich werden die Einstellungen von der Agenturebene “vererbt” (von der Agentur über Kunden und Bereiche bis zu den Jobs) und somit automatisch vorgeschlagen. Diese können dann ggf. geändert werden und sonst per Klick auf “Speichern” übernommen werden.
Anbei einige Parameter, die in den Einstellungen angepasst werden können:
Sprache
Die Sprache für die Dokumente kann hier gewählt werden. Mehr dazu siehe Mehrsprachige Finanzdokumente.
Währung
Wählen Sie die gewünschte Währung. Basiswechselkurse können bei den Finanzeinstellungen im Reiter ‘Währungskurse’ eingegeben werden. In Kostenvoranschlag und Rechnung werden diese Umrechnungskurse automatisch angezeigt und können dort flexibel angepasst werden.
Folgende Formel wird der Wechselkursberechnung zu Grunde gelegt:
Kurs * Agenturwährung = 1 Einheit Fremdwährung
z. B.: 1.51 CHF = 1 EUR
Mehrwertsteuer
Geben Sie den Mehrwertsteuersatz, dem das Geschäft mit diesem Kunden unterliegt, ein.
Zahlungsfrist
Geben Sie die gewünschte Zahlungsfrist ein.
Mittels Checkbox “In Rechnungen änderbar” kann eingestellt werden, ob die Zahlungsfrist in der Ausgangsrechnungs-Maske bearbeitet werden kann.
Bankverbindung
Geben Sie hier Ihre Bankverbindung an.
Standard Empfänger
Standardmässig wird die »Adresse des Kunden« als Empfänger bei KVs und Ausgangsrechnungen verwendet. In diesem Feld kann der Standard-Empfänger jedoch geändert werden, indem ein bestimmter Kunde/Geschäftspartner gewählt wird. Dazu genügt die Eingabe des Anfangsbuchstaben (z. B. “A”) und die anschliessende Auswahl des entsprechenden Kunden/Geschäftspartners. Somit wird die Empfänger-Adresse im KV und bei Ausgangsrechnungen automatisch mit der Adresse des gewählten Kunden/Geschäftspartners überschrieben.
Massenversand
Hier kann eingestellt werden ob die Rechnung(en) via Post oder Mail versendet werden sollen (wenn Mailversand aktiviert ist).
Budget
Aktivieren Sie hier die Checkbox ‘Budget’ um den Job im Budgetreporting zu berücksichtigen.
Kostenvoranschlag
Adressat
Wählen Sie “an Firma” aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der Kostenvoranschlag bzw. die Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wählen Sie hier die entsprechende Person aus der Liste aller im Adressmodul erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet sind, aus.
Gruppierung/Sortierung
- “Keine”: Völlig flexible Anordnung (z.B. mit Zwischentiteln und Zwischensummen)
- “Kostenarten”: Ausgabe nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, mit Kostenartensummen
- “Leistung/Kostenarten”: Zuerst Ausgabe der Fremdleistungen, danach Agenturleistungen. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten gruppiert.
Kopf- und Fusszeile mitdrucken
Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie das Ihrem CD entsprechende Briefpapier mit dem/der KV/Rechnung mit drucken wollen.
Wollen Sie das Dokument jedoch auf Ihr Briefpapier aufdrucken, gehen Sie bitte sicher, dass diese Option nicht angehakt ist.
MWSt ausdrucken
Die Mehrwertsteuer wird auf dem KV extra ausgewiesen, wenn diese Checkbox selektiert ist.
Rechnung und Bordeau
Adressat
Ebenso wie in der Unterrubrik Kostenvoranschlag, wählen Sie hier ‘an Firma’ aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der/die Kostenvoranschlag/Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wählen Sie hier die entsprechende Person aus der Liste aller im Adressmodul erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet.
Sortierreihenfolge
Wählen Sie “Kostenarten” aus, um alle Leistungen nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, anzuordnen.
Leistung/Kostenarten
Weist Fremdleistungen zuerst und danach Agenturleistungen aus. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten sortiert.
Lieferadresse hinzufügen
Fügt eine Seite mit der Lieferadresse vor dem eigentlichen Dokument ein (jedoch muss die Adresse im Adressmodul als Lieferadresse erfasst sein)
Kopf- und Fusszeile mitdrucken
Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie das Ihrem CD entsprechende Briefpapier mit dem/der KV/Rechnung mit drucken wollen.
Drucken Sie das Dokument auf Ihr Briefpapier, so gehen Sie bitte sicher, dass diese Option nicht angehakt ist.
Verrechnungsart
In der TEAMBOX wird zwischen 3 unterschiedlichen Verrechnungsarten unterschieden:
Kunde erhält nur Agenturrechnungen
Der Kunde bekommt in diesem Fall keine Fremdrechnungen (beispielsweise Rechnungen für den Druck) zu Gesicht. Sie erhalten, bezahlen und erfassen diese als Out Of Pocket Rechnungen, die Sie dann bei der Agenturrechnungslegung, weiter verrechnen.
Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt
Der Kunde bezahlt die Fremdrechnungen selbst; jedoch gehen die Fremdrechnungen zuerst an die Agentur und werden dort für die vollständige Budgetführung als Fremdrechnung in der TEAMBOX erfasst.
Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur
Die Agentur zahlt die Fremdrechnungen, bevor sie diese an den Kunden weiter verrechnet. Außerdem wird der Kunde über die Fremdrechnungen informiert und erhält diese, ebenso wie die Agenturrechnung.
Skonto
Zwei zusätzliche Felder in den Finanzeinstellungen bieten die Möglichkeit, Prozentsatz und Tage, für welche dieser Prozentsatz gültig ist, einzugeben. Wenn in diesen Feldern etwas ausgefüllt wurde, werden die Werte in die Rechnung übernommen und angezeigt. Es findet keine Berechnung statt, dies ist lediglich eine Textausgabe. Dies ist ein kostenpflichtiges Feature, bei Interesse wenden Sie sich bitte an: support@teambox.eu
Wiederkehrende Rechnung
- Mit dieser Funktion können Sie wiederkehrende Rechnungen im System einplanen, die dann auf Basis der definierten Häufigkeit oder für das definierte, feste Datum generiert werden.
- Sie können entweder teilweise abgerechnete Beträge für Kalkulationen definieren (insgesamt müssen diese Teilbeträge 100% der gesamten geschätzten Summe ausmachen) oder andere Arten von wiederkehrenden Positionen erstellen, die automatisch in einem benutzerdefinierten Intervall abgerechnet werden und frei anpassbar sind.
Nähere Informationen wie Sie wiederkehrende Rechnungen generieren können finden Sie unter: Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen generieren?