Mithilfe der Jobübersicht haben Sie nicht nur immer alle Job relevanten Informationen sofort zur Hand, sondern steuern von dort aus auch alle Job relevanten Aktivitäten (zB Job Controlling und Stellen einer Teilrechnung, etc.).

Wählen Sie dazu wie gewohnt im Job-Modul den entsprechenden Job aus. Direkt unterhalb der Jobinformation finden Sie alle diesem Job zugeordneten Daten wie Finanzdokumente, PM Aktivitäten, Dokumente sowie die interne Kontrolle und die Fortschrittskontrolle.

Aufbau der Jobübersicht

Abhängig von Ihren Berechtigungen und den Modulen, die von Ihrer Agentur genutzt werden, erscheinen hier Finanzinformationen, Dokumente, Informationen aus dem Projektmanagement sowie Jobinformation und Jobbeschreibung.




1) Jobdetails
Hier werden alle Jobdaten wie Jobverantwortlicher, Jobstatus, Bezeichnung, Jobbeschreibung etc. hinterlegt.

2.1) Kombi-Chart
Mit entsprechender Berechtigung kann zwischen Preis und Kosten gewechselt werden.

2.2) Controlling
Die Controllingübersicht greift auf das Kombi-Chart im Jobportfolio zu und gibt einen raschen Überblick über die “Jobgesundheit”. Es werden hier Informationen aus dem Finanzmodul, der Zeiterfassung sowie dem Projektmanagement gegenübergestellt.

Mittels eines Dropdownmenüs kann mit der entsprechenden Berechtigung zwischen verschiedenen Reports umgeschaltet werden.

Standardmässig sind die Reports “Jobübersicht Preis” und “Jobübersicht Kosten” verfügbar. Diese zeigen die selben Daten an, die bereits bisher an dieser Stelle angezeigt wurden. Zusätzlich wird am Ende die Spalte “KV Agentur+OOP – Aufwand” angezeigt. Der restliche Inhalt und die Reihenfolge der Spalten sind unverändert, die Spaltentitel entsprechen nun aber den Bezeichnungen des Controllings im Finanzmodul.

3) Zeiteinträge
Hier werden alle Arbeitszeiteinträge aller Mitarbeiter, die für diesen Job erfasst wurden, angezeigt. Das bietet auf einen Blick, wie viele Stunden bereits für diesen Job gearbeitet wurden.

4) Aktivitäten
Eine vollständige Liste mit allen für diesen Job erfassten Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen wird angezeigt. Auch bereits erledigte Aktivitäten werden angeführt.

5) Finanzdokumente
Alle zur Verfügung stehenden Kostenvoranschläge, Eingangsrechnungen wie OOPs und Fremdrechnungen, Agenturrechnungen, Bordereaus, Spesen sowie Akontorechnungen werden aufgelistet.

TIPP: KV-Übersicht Spalte “Abgerechnet”
In der Spalte “Abgerechnet” wird angezeigt wie weit ein Kostenvoranschlag schon abgerechnet ist:

  • Es wird kein Balken angezeigt wenn der KV noch nicht den Status ‘genehmigt’ hat
  • Ein grauer Balken zeigt, dass der KV genehmigt ist, aber noch keine Position in eine definitive Rechnung übernommen wurde
  • Ein teilweise grüner Balken zeigt, dass etwas von einem KV in eine definitive Ausgangsrechnung übernommen wurde
  • Ein komplett grüner Balken zeigt, dass der KV den Status abgerechnet hat

6) Dokumente
Die im Dokumentenmanagement erfassten Dokumente werden angezeigt.

7) Produktionsanfragen/-aufträge Hier werden alle im Produktionsmodul erstellten Anfragen und Aufträge aufgelistet.

8) Kalendereinträge
Es werden alle Kalenderereignisse, die dem Job zugeordnet sind, aufgelistet.

9) Uploads
Hier können externe Dateien zum Job hochgeladen werden. Unterstützt werden alle Dateiformate (zB Word, Excel, PDF, Bilddateien, etc.). Der Upload funktioniert mittels Drag & Drop: Einfach den Job öffnen und die gewünschte Datei in das Browserfenster ziehen.
Alle Upload-Dokumente werden hier gesammelt angezeigt und können jederzeit heruntergeladen, geändert oder gelöscht werden.

Navigation
Neben der Tatsache, dass die Jobübersicht einen raschen Überblick über den aktuellen Stand und finanziellen Erfolg des gewählten Jobs ermöglicht, stellt die Jobübersicht auch ein zentrales Steuerelement dar, mit dem vom Überblick in jedes Job relevante Detail gewechselt werden kann.

Jeder Teilbereich verfügt über einen Titel. Rechts daneben wird in Klammer, die Zahl der bereits erfassten Dokumente angezeigt. In dem gezeigten Beispiel handelt es sich um das Untermodul “Kostenvoranschläge” in dem bereits 2 Angebote für diesen Job erfasst wurden.

1) Aus-/Einklappen
Mittels Klick auf das Pfeilchen links vor Dokumentenbezeichnung werden die Details dazu ein- und ausgeblendet. Auch Bereiche, die bisher noch keine Daten enthalten können so geöffnet werden. Allerdings enthält die erscheinende Liste in diesem Fall keinen Eintrag.

2) Modul öffnen
Mittels Klick auf die Bezeichnung wechselt die TEAMBOX ins entsprechende Modul – im gezeigten Beispiel ins Finanzmodul mit dem Untermenü “Kostenvoranschläge”. So können sofort weitere Daten eingegeben bzw. Dokumente erfasst werden.

3) Direktlink
Mithilfe des Direktlinks, dieser ist an der blauen Schrift und der Unterstreichung zu erkennen, wird das gewünschte Dokument geöffnet und kann sofort eingesehen bzw. bearbeitet werden.

Spalteneinstellungen
Mithilfe der Spalteneinstellungen kann die Darstellung der einzelnen Tabellen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

  • Spalten können über den Menüpunkt ‘Dieses Feld gruppieren’ bzw. ‘In Gruppen anzeigen’ gruppiert werden. Über den Menüpunkt ‘In Gruppen anzeigen’ kann die Gruppierung wieder aufgehoben werden.
  • Über die Menüpunkte ‘Aufsteigend sortieren’ bzw ‘Absteigend sortieren’ oder mittels Klick auf den Spaltentitel können Spalten entsprechend sortiert werden.
  • Welche Spalte für die Sortierung herangezogen wurde, ist an dem kleinen Dreieck rechts neben der entsprechenden Spaltenüberschrift erkennbar.
  • Alle Spalten können über den Menüpunkt ‘Spalten’ nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden.

Spaltenanordnung anpassen

  • Mittels Drag & Drop kann die Anordnung der Spalten den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.
  • Die Reihenfolge der Spalten wird gespeichert und steht auch beim nächsten Aufruf der Jobverwaltung wieder zur Verfügung.
  • Diese Einstellung wird pro User gespeichert und nicht für die gesamte Agentur übernommen.

Controlling
Das Controlling fasst die Informationen aus dem Projektmanagement, der Zeiterfassung sowie dem Finanzmodul zusammen.

  • Das bietet auf einem Blick ob die bereits angefallenen Kosten noch immer in einem gesunden Verhältnis zu den verrechneten Leistungen bzw. zum genehmigten Kostenvoranschlag sowie der erledigten Arbeit stehen.
  • Fremdleistungen bleiben dabei unberücksichtigt.
  • Mittels Klick auf den Balken öffnet sich ein Fenster mit den Details der dahinter liegenden Daten.
  • Handelt es sich um einen Job in einer Fremdwährung (einer von der Agenturwährung abweichenden Währung), werden die Beträge umgerechnet und in der Agenturwährung ausgegeben.

Benutzerdefinierte Jobfelder
Es ist möglich, dass unser Support für Sie benutzerdefinierte Felder im Jobmodul hinterlegt (z.b. Textfelder, Checkboxen, Datumsauswahl, …). Diese Felder werden in der Jobübersicht integriert und stehen dann auch als Spalte und Filter im Jobreport zur Verfügung. Zudem können diese Felder auch in Produktionsformularen/PDFs ausgegeben werden. Diese Felder werden auch im Controlling angezeigt und es kann dort danach gefiltert und als neue Spalte angezeigt werden.