Erstellt
Die Jobnummer wird automatisch nach dem Speichern des Jobs auf Basis der definierten Zahlen für Kundennummer, Bereich, Jahr und dem Budgetjahr generiert. Wie bereits im Artikel JOBS erklärt, sind in der TEAMBOX, Kunden und Bereiche sowie Jobs eng miteinander verknüpft. Daher ist es auch notwendig vor der Anlage eines Jobs bereits den Kunden und den Bereich erfasst zu haben.
Jobs anlegen bzw. bearbeiten
Um einen neuen Job anzulegen, öffnen Sie im Hauptmenü das Modul ‘Jobs’ und dort dann den Menüpunkt “Jobverwaltung”. Ist nicht bereits ein Bereich oder Job ausgewählt, erscheint eine Liste mit allen Kunden, die in der TEAMBOX erfasst wurden. Wählen Sie aus dieser Liste jenen Kunden aus, für den Sie einen Job anlegen bzw. eröffnen möchten. Es erscheint nun ein Fenster mit Information zu diesem Job.
Durch einen Klick auf die Registerkarte ‘Bereiche’, gelangen Sie zur Bereichsanlage, wo Sie einen Bereich auswählen oder anlegen, der als Basis für den Job dienen soll.
Wählen Sie nun den Reiter ‘Jobs’ an, so erhalten Sie eine Auflistung der bereits auf diesem Bereich bestehenden Jobs:
Um einen bestehenden Job zu bearbeiten bestehen zwei Möglichkeiten:
- um nur die angezeigten Details zu bearbeiten klicken Sie irgendwo auf die Jobzeile (ausser auf die blau unterstrichene Jobnummer). Nun können Sie die Bezeichnung und den Status des Jobs ändern bzw. den Job aktiv/inaktiv setzen und mit Klick auf das grüne Häkchen bestätigen.
- um weitere Jobdetails zu editieren klicken Sie auf die blau unterstrichene Jobnummer und wählen in dem erscheinenden Fenster den Reiter “Jobinformation” (falls dieser nicht automatisch erscheint).
Um einen neuen Job anzulegen, klicken Sie auf das grüne Plus, Sie gelangen so sofort zu den Jobinformationen des neuen Jobs. Diese entsprechen den Jobinformationen eines bestehenden Jobs, mit der Ausnahme, dass Sie das Budgetjahr noch editieren können:
Nummer
Die Jobnummer wird automatisch nach dem Speichern des Jobs auf Basis der definierten Zahlen für Kundennummer, Bereich, Jahr und dem Budgetjahr generiert.
9-stellige Jobnummer
- intern vergebene Kundennummer (dreistellig)
- Punkt
- Bereichsnummer (zweistellig)
- Jahreszahl für das Jahr, in dem der Job abgewickelt wird (zweistellig)
- Nummer für den einzelnen Job (zweistellig)
Erstellt
Das Erstellungsdatum ist klarerweise ebenso automatisch durch das aktuelle Datum beim Anlegen des Jobs bestimmt.
Bezeichnung
Geben Sie einen Namen für den Job ein um ihn später auch ohne Eingabe der Bereichsnummer wiederzufinden.
Aktiv
Um die Jobs besser verwalten zu können, bietet die TEAMBOX die Möglichkeit jene Jobs, die vorübergehend nicht benötigt werden, inaktiv zu setzen. Diese Jobs werden in der Jobliste, die standardmässig erscheint, nicht angezeigt. Alle Jobs (aktive und inaktive) werden angezeigt, wenn man bei der Abfrage der Bereiche das Häkchen vor ‘nur aktive’ entfernt wird. Alle inaktiven Jobs werden hellgrau dargestellt und kursiv. Ist ein Job inaktiv, so existiert er weiter in der TEAMBOX. Er wird jedoch in der Auswahl nicht mehr angezeigt. Lebt der Job wieder auf, so können Sie sich in der Jobübersicht alle Jobs (dazu nehmen Sie das Häckchen neben “nur aktive” einfach weg) anzeigen und ändern in der Spalte “Aktiv” den Jobstatus entsprechend.
Status
Um zu wissen in welcher Phase sich der Job befindet, kann ein Status vergeben werden. Beispielsweise können so Jobs kategorisiert werden an denen gerade gearbeitet wird, die storniert wurden oder noch nicht genehmigt sind. Bitte beachten Sie, dass die Status, die zur Auswahl stehen, von den Bedürfnissen ihrer Agentur abhängen und man diese von Benutzern mit Administrationsrechten im Administrationsmodul editiert kann.
Budget Jahr
Standardmässig wird hier das aktuelle Jahr vorgeschlagen. Sie können jedoch das Budgetjahr anpassen, beispielsweise wenn ein Job im Jahr 2008 eröffnet wird, der jedoch das Jahr 2009 betrifft. Bei bestehenden Jobs kann das Jahr nicht mehr verändert werden – Sie können jedoch den Job auf einen neuen Job im gewünschten Jahr migrieren.
Anfang
Es kann hier ein Datum eingegeben werden, um zu zeigen ab wann dieser Job Gültigkeit hat.
Ende
Handelt es sich um einen Job, der nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt wird, so kann hier festgehalten werden bis wann.
Interner Verantwortlicher
Sie können hier einen Agenturmitarbeiter aus dem Drop-Down Menü auswählen, der für diesen Job verantwortlich ist.
Externer Verantwortlicher
Geben Sie hier einen Mitarbeiter ihres Kunden als externen Verantwortlichen ein. Damit eine Person in dem Drop-Down Menü erscheint, muss sie als Kontaktperson beim Kunden erfasst werden.
Tipp: Sie können in den Mitarbeiterdropdowns mit Klick auf das Zahnradsymbol die Gruppierung und Filterung ändern. Siehe dazu auch: Mitarbeiterdropdowns mit Mehrfachauswahl
Tipp: Es können auf Wunsch weitere Verantwortliche für Jobs (z.B. Stellvertreter, Kundenverantwortliche) konfiguriert werden. Bitte kontaktieren Sie den TEAMBOX.Support bei Interesse.
Jobbeschreibung
In diesem Textfeld kann ein Job beschrieben werden.
Phase
Mithilfe von Phasen kann ein Job auf mehrere aufeinander folgenden Phasen aufgeteilt werden um den Projektablauf besser strukturieren zu können. Nähere Information zu den Phasen befindet sich in Aktivitäten unter Phasen.