Es ist möglich, Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge (Gesamtbetrag oder Teilbeträge) und wiederkehrende Positionen in einem Job zu definieren, die dann zur Verrechnung in der Verrechnungsliste zur Verfügung stehen.
Zahlungszeitpunkte für Kostenvoranschläge hinterlegen
- Öffnen Sie einen existierenden Job und wählen Sie einen existierenden Kostenvoranschlag aus oder erstellen Sie einen neuen
- Öffnen Sie den Kostenvoranschlag und klicken Sie auf ‘Bearbeiten’ am Ende der Seite
- Wählen Sie unten bei dem Kostenvoranschlag ein Datum aus bei “Verrechnungsdatum”, um festzulegen, wann ein bestimmter Teil des Gesamtbetrags in Rechnung gestellt werden soll
- In der Spalte “Prozent“ legen Sie fest, wie viel von dem Gesamtbetrag zu diesem Datum abgerechnet werden soll (z. B. “50%”)
- Abhängig vom zuvor eingegebenen Prozentsatz, wiederholen Sie die letzten beiden Schritte, indem Sie auf das Plus Symbol klicken, bis ein Rechnungszins von 100% erreicht wurde (d.h., die gesamte Summe wird in diese Teilbeträge aufgeteilt)
- Klicken Sie auf Speichern, dann auf Definitiv+PDF und Genehmigen den Kostenvoranschlag
- Gehen Sie zu “Finanzen”> “Verrechnungsliste” und wählen Sie das zuvor definierte “Verrechnungsdatum” aus der Dropdown-Liste
=> Der definierte Abrechnungsbetrag des Kostenvoranschlags wird in der Liste in der Spalte ‘Kostenvoranschlag’ angezeigt und bei Auswahl kann direkt die entsprechende Rechnung erzeugt werden.
Andere wiederkehrende Positionen
- Wählen Sie einen existierenden Job in der Jobverwaltung aus
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Link “Wiederkehrende Positionen”
=> Die Registerkarte “Wiederkehrende Positionen” wird angezeigt - Klicken Sie auf das grüne ‘Plus’ -Symbol, um neue Positionen hinzuzufügen
- Wählen Sie ein Datum aus “Erste Durchführung”, um festzulegen, wann der Betrag zum ersten Mal in Rechnung gestellt werden soll
- Bei “Intervall”, wählen Sie die Häufigkeitsstufe für den abzurechnenden Betrag (z.B. monatlich)
- Letzte Duchführung: Hier kann das Datum für die letzte Durchführung angegeben werden
- Mit Klick auf das Datum in der Spalte ‘Nächste Durchführung’ öffnet sich eine Bubble in der die nächsten Durchführungen angezeigt werden
- Wählen Sie eine “Kostenart” aus dem Drop-Down Menü
- Geben Sie den “Betrag” ein
- Gehen Sie zu “Finanzen”> “Verrechnungsliste” und wählen Sie das zuvor definierte Datum aus der Drop-Down Liste
=> Die wiederkehrende Position für diesen Job wird in der Tabelle als Teil des Gesamtbetrags in der Spalte ‘Wiederkehrend’ angezeigt
Hinweis: Sind wiederkehrende Rechnungen aktiviert, gibt es im Controlling die Spaltekategorie “Wiederkehrende Beträge”, in der die Monate vom jetzigen Zeitpunkt plus 12 Monate in die Zukunft zur Auswahl stehen.
Hinweis: Sind die erweiterten Phasen (für Finanzen und Leistungserfassung) aktiviert, dann gibt es auch das Drop-Down Feld “Phasen” für die Zuordnung von Phasen bei den wiederkehrenden Positionen. (Wurden Phasen verpflichtend konfiguriert, ist das Drop-Down auch ein Pflichtfeld.)