Häufig wird dem Kunden bereits vor der Leistungserbringung ein Teilbetrag in Form einer Akontorechnung in Rechnung gestellt. Im Gegensatz zu einer Teilrechnung, wird eine Akontorechnung gelegt bevor die entsprechende Leistung erbracht wurde. Eine Akontorechnung ist somit nur ZAHLUNGSwirksam, ERFOLGSwirksam werden die Beträge erst durch Gegenrechnung in der Agenturrechnung.

Durch eine Akontorechnung entsteht gegenüber dem Kunden eine Schuld, die beim Legen der Agenturrechnung beglichen wird. Die TEAMBOX hilft Ihnen mittels der Spalte “Akonto” in der internen Kontrolle den Überblick zu behalten.

Akontorechnung erstellen
Die Akontorechnungserstellung erfolgt analog zur Agenturrechnung. Um eine Akontorechnung zu erstellen wählen Sie im Finanzmodul den entsprechenden Job aus. Selektieren Sie im Drop-Down Menü “Akontorechnung” und bestätigen Sie mit “neu anlegen”.

Es öffnet sich ein Eingabefenster in das Sie alle relevanten Daten Ihrer Akontorechnung eintragen. Details zu den einzelnen Eingabefenstern finden Sie unter Kostenvoranschlag.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit “Anlegen”. Sind keine Anpassungen der Akontorechnung notwendig, setzen Sie diese “definitiv”.

Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit “definitiv” gesetzte Rechnungen zu ändern. Dies ist jedoch nur dann empfehlenswert, wenn die Rechnung noch nicht an den Kunden gesandt oder weiterverarbeitet wurde, da dies sonst zu Inkonsistenzen führen kann.

Geht eine Akontorechnung an den Kunden und wird diese nicht beanstandet, so können Sie diese nach abermaligem Öffnen “Bestätigen”.
Bestätigte Rechnungen können mit wenigen Mausklicks auf bezahlt gesetzt oder storniert werden.

Bitte beachten Sie: In manchen Agenturen können nicht alle Mitarbeiter, die Zugriff auf das Finanzmodul haben, auch Rechnungen definitiv setzen. Eine Bestätigung einer Akontorechnung durch einen Vorgesetzten ist in diesem Fall notwendig. Klicken Sie dazu auf “zur Bestätigung” und warten Sie bis die Akontorechnung definitiv ist, bevor Sie die Rechnung an Ihren Kunden weiterleiten.
Um alle Akontorechnungen, die für einen bestimmten Job erstellt wurden, zur Verfügung zu haben. Wählen Sie den entsprechenden Job im Finanzmodul aus und wählen Sie im Drop-Down Menü “Akontorechnung” aus. Schon wird eine Liste aller Akontorechnungen angezeigt, die Sie über die Zahl der Akontorechnungen, deren Status und Rechnungsbetrag informiert.

Akontoliste
Die Akontoliste stellt die Akontorechnungen und die in den Agenturrechnungen bereits gegen verrechneten Akontobeträge gegenüber. Ist ein Job fertig abgerechnet und abgeschlossen, so sollte sich in der Akontoliste kein Saldo ergeben.

Die Akontoliste ist in der Finanzkontrolle sowie als eigener Finanzreport (falls sich Ihre Agentur für diese Modul entschieden hat) aufrufbar.
Wählen Sie dazu den entsprechenden Job, für den Sie die Abfrage durchführen möchten, im Finanzmodul aus und klicken Sie in der Kontrolle auf den Tab “Akontoliste”.