Vor allem in der Schweiz ist es üblich ein Bordereau zur Weiterleitung von Fremdrechnungen zu erstellen. Als Bordereau wird eine Art Lieferschein verstanden, der Fremdrechnungen bzw. auch Agenturrechnungen gesammelt darstellt.
Grundsätzlich wird bereits bei der Auswahl der Finanzeinstellung, eine Entscheidung darüber getroffen ob ein Bordereau erstellt werden kann oder nicht.
Die Verrechnungsart ist ausschlaggebend dafür ob ein Bordereau verwendet wird oder nicht. Die Bordereauerstellung kommt nämlich nur für die beiden Verrechnungsarten ‘Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt’ und ‘Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur’ in Frage. Details zu den Verrechnungsarten und ihren Besonderheiten finden Sie unter Weiterverrechnung von Fremdleistungen.
In den Finanzeinstellungen können Sie festlegen, ob Sie ein Bordereau verwenden wollen. Details dazu entnehmen Sie folgendem Artikel Finanzeinstellungen.
Ausserdem können gemachte Änderungen im Bordereau über das Änderungsjournal nachvollzogen werden (Änderungen verfolgen).
Erstellen eines Zahlungs- bzw. Weiterleitungsbordereaus
Zahlungsbordereau
Zahlt der Kunde die Fremdrechnungen über die Agentur, wählen Sie beim Erstellen einer Generalunternehmerrechnung, die Rechnungsart “Bordereau” aus. Es wird so anstatt des Weiterleitungsbordereaus ein Zahlungsbordereau erstellt. Das Zahlungsbordereau dient dem Kunden als Zahlungsbeleg, da er den Rechnungsbetrag an Sie zahlt. Auf diesem Zahlungsbordereau wird jede Rechnung einzeln aufgelistet und mit dem korrekten MWSt-Betrag ausgewiesen. Dies ist wichtig, da Ihr Kunde für die Abrechnung mit der Steuerbehörde verantwortlich ist und nicht Sie. Aus diesem Grund leiten Sie auch die Original-Fremdrechnungen an Ihren Kunden weiter. Bei dieser Verrechnungsart ist es sehr sinnvoll, während des Projektes Akonto-Rechnungen auszustellen, damit Sie jederzeit liquid sind, und die Fremdrechnungen fristgerecht bezahlen können.
Nach dem Erfassen der Out of Pocket- und Fremdrechnungen sowie der Agenturrechnung, kann ein Zahlungsbordeau erstellt werden. Wählen Sie dazu den zu verrechnenden Job aus und selektieren Sie im Drop-Down Menü “Zahlungsbordereau”. Um das Eingabefenster für das Borderau zu öffnen, bestätigen Sie mit “neu anlegen”.
Es erscheint ein Fenster in das Sie alle relevanten Daten für das Bordereau eingeben können. Bereits im Bordereau enthalten sind alle Fremd- und Agenturrechnungen, die Sie für diesen Job bisher erfasst haben. Durch Anhaken der Checkboxen vor den einzelnen Positionen, wählen Sie aus, welche tatsächlich in das Bordereau übernommen werden sollen. Um die einzelnen Positionen der angeführten Fremd- und Agenturrechnungen zu sehen klicken Sie auf den Pfeil links neben dem Lieferantennamen. Ausserdem können Sie die Originalrechnung aufrufen, indem Sie auf den Link mit der Rechnungsnummer klicken.
- Name: Hier kann eine Dokumentbezeichnung eingegeben werden. Standardmässig wird hier “Zahlungsbordereau” vor eingetragen. Das kann natürlich jederzeit angepasst werden.
- Nummer: Die Bordereaunummer wird automatisch vergeben sobald das Bordereau “definitiv” gesetzt wurde.
- Spezifikation: Es handelt sich hierbei um ein optionales Eingabefeld, mit dem das Zahlungsbordereau zusätzlich zum Speichernamen noch genauer definiert werden kann.
- Datum: Geben Sie hier das Erstelldatum des Zahlungsbordereaus ein.
- Zeitraum: Zur Information des Kunden kann hier noch der Leistungszeitraum für den das Zahlungsbordereau erstellt wird, angegeben werden.
- Empfänger: Hier wird standardmässig der Name und die Adresse die für den Kunden in der TEAMBOX erfasst ist, vorgeschlagen. Soll der Rechnungsempfänger jedoch jemand anders sein, kann dies frei angepasst werden. Außerdem kann die Rechnung neben der Firma des Kunden noch an eine Kontaktperson geschickt werden. Hier kann auch wieder aus der Liste, jener Personen, die bereits in der TEAMBOX erfasst sind, gewählt werden oder direkt in das Eingabefeld eingetragen werden. So kann beispielsweise ein Bordereau direkt an einen Ansprechpartner beim Kunden geschickt werden.
- Beschreibung: Das Beschreibungsfeld ermöglicht es zusätzliche Information, wie einen Einleitungssatz und Vermerke auf dem Zahlungsbordereau anzubringen. Eine besondere Hilfe stellen dabei Textbausteine dar.
- Akonto: Hier kann ein Akonto abgezogen werden.
- Bemerkung: Hier können Sie noch weitere Hinweise zu den Rechnungspositionen oder zum Zahlungsbordereau eingeben.
Mit ‘Erstellen’ werden die Eingaben bestätigt und ein Bordereau erstellt.
Zahlungsbordereau auf bezahlt setzen
Öffnen Sie das entsprechende Zahlungsbordereau und klicken Sie links unten auf “bezahlt”. Es wird so der Status auf bezahlt geändert und das aktuelle Datum als das Datum des Zahlungseinganges festgelegt.
In der Rechnungsübersicht erscheint der Status “bezahlt”.
Weiterleitungsborderau
Das Erstellen eines Weiterleitungsbordereau funktioniert ebenso wie das Anlegen eines Zahlungsbordereaus. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass ein Weiterleitungbordereau im Gegensatz zu einem Zahlungsbordereau ein reines Deckblatt ist, das alle Fremdrechnungen auflistet jedoch nicht als Beleg dient.
Fremdrechnung anhängen
Es kann konfiguriert werden, dass im Bordereau pro Position mittels Checkbox ausgewählt werden kann, ob der Originalbeleg der Fremdrechnung im Bordereau PDF angehängt werden soll oder nicht.