Über das Modul Spesen können Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, denen einzelne Spesenbelege zugeordnet werden.

Glossar

  • Spesenabrechnung: Sammlung von Spesenbelegen
  • Spesenbeleg: Eine vom Mitarbeiter bezahlte Rechnung

Spesenabrechnung erstellen

Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ unter „Spesen“ können Spesenabrechnungen angelegt werden. Dies geschieht über „neue Abrechnung“ und Hinzufügen des Beschreibungstextes (siehe Maske unten).

Spesenbelege erfassen

Im Anschluss können Belege über den direkten Upload einer Datei (drag & drop auf das Browserfenster) oder über den Button [+] zu einer Spesenabrechnung hinzugefügt werden.
Ein Beleg kann dabei wie eine Eingangsrechnung auf mehrere Positionen gesplittet werden (z.B. aufgrund verschiedener MwSt.-Sätze) und wird dabei automatisch nummeriert.

Eingabefelder bei Spesenbelegen

  • Spesenabrechnung (Bezeichnung wird automatisch übernommen)
  • Datum (Standard heute)
  • Währung
  • Bemerkungstext
  • Verrechnungsart (direkt/keine) – wird im Job als Aufwand aufgelistet, bei direkter Verrechnung Übernahme in Agenturrechnung möglich
  • Kostenart (Standard über Funktion „Spesen“ definiert)
  • MwSt.-Satz
  • Betrag (netto/brutto)

Optional

  • Belegdatei (PDF, Bild)
  • Job (bei kundenbezogenen Spesen – kann als Pflichtfeld konfiguriert werden)
  • Tarif (z.B. für Kilometergeld)
  • Menge (z.B. in den Einheiten Stunden, Stück, Kilometer – nur bei ausgewähltem Tarif)


Es ist möglich, Spesen über hinterlegte Tarife zu kalkulieren. Diese Tarife sind der Kostenart „Spesen“ zugeordnet. So kann z.B. Kilometergeld kalkuliert werden.

Spesenabrechnungen: von der Anlage bis zur Verrechnung

Durch Doppelklick auf die jeweilige Spesenabrechnung kann diese bearbeitet und der Status geändert werden.

  1. Mit Klick auf den Button wird eine neue Spesenabrechnung angelegt.
  2. Während der Erfassung ist der Status „in Bearbeitung“.
  3. Sind alle Spesenbelege erfasst, wird die Spesenabrechnung mit Doppelklick geöffnet und mittels Klick auf „Bestätigung+PDF“ bestätigt (Status ändert sich zu „intern bestätigt“).

    Im Anschluss kann diese ausgedruckt und zur schriftlichen Bestätigung vom Mitarbeiter / Vorgesetzten unterschrieben werden.
  4. Die Spesenabrechnung kann je nach Berechtigung kontrolliert und bei Bedarf korrigiert werden (FiBu Konto, MwSt., Job, Wechselkurs, …). Ist die Abrechnung nicht vollständig bzw. nicht korrekt, wird diese abgelehnt, damit sie vom Mitarbeiter nochmals überarbeitet werden kann (Status „intern abgelehnt“).
  5. Ist eine Spesenabrechnung korrekt, wird sie auf „definitiv“ gesetzt und kann in die FiBu und Lohnverrechnung übertragen werden (Status „definitiv“). Ausserdem wird die Spesenabrechnung damit sofort in der Jobübersicht unter dem Punkt „Spesen“ und bei der Erstellung der Agenturrechnung in der Übersichtszeile angezeigt (sofern diese einem Job zugewiesen wurde).

    Spesen können ebenfalls wie eine OOP in die Agenturrechnung übernommen werden (bei direkter Verrechnung). Im Finanzcontrolling werden die Spesenbeträge in den Aufwand OOP eingerechnet.
  6. Nach der Auszahlung an den Mitarbeiter kann die Spesenabrechnung auf bezahlt gesetzt werden (Status „bezahlt“). Es öffnet sich eine Bubble in der das Bezahlt Datum eingegeben werden kann.