In der TEAMBOX werden Standardarbeitszeiten vom Support für Sie hinterlegt. Es besteht die Möglichkeit in den Adressen Offdays und zusätzlich auch individuelle Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden zu hinterlegen.
Es gibt drei Mögliche Anwendungsfälle:
1. Vollzeitmitarbeiter
2. Teilzeitmitarbeiter mit Standardarbeitszeit
3. Teilzeitmitarbeiter mit individuellen Arbeitszeiten
1. Vollzeitmitarbeiter
- Bei Vollzeitmitarbeitern ist keine Anpassung unter „Arbeitszeit und Offdays“ notwendig.
- D.h. der Mitarbeiter erhält automatisch die Standardarbeitszeit die der Agentur zugeordnet ist
- In den Stammdaten im Modul Adressen werden somit 100% Arbeitszeit und Ferienanspruch angezeigt
2. Teilzeitmitarbeiter mit Standardarbeitszeit
- Teilzeitmitarbeitende können in der TEAMBOX mittels Offdays abgebildet werden
- Offdays sind ideal, wenn ein Mitarbeiter regelmässig an bestimmten Arbeitstagen nicht arbeitet. Sie werden auch im Kalender und in der Abwesenheitsliste ausgegeben. Offdays können jeweils in Halbtagesschritten (Vormittag/Nachmittag) vergeben und bei Bedarf über die Abwesenheitsliste verschoben werden.
Beispiel:
Mitarbeitender arbeitet 28 Stunden - Montag bis Mittwoch normal
- Donnerstags nur am Vormittag
- Freitags gar nicht
—> Klicken Sie auf den blauen Link „Arbeitszeit und Offdays“ in den Adressen - Folgende Offdays über Checkbox aktivieren:
- Donnerstag Nachmittag (N)
- Freitag Vormittag (V) und Nachmittag (N)
- Datum wählen, ab wann die neue Arbeitszeit gilt und auf den Button “Speichern” klicken
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Änderungsjournal:
- Änderungen an „Arbeitszeit und Offdays“ werden im Änderungsjournal angezeigt. Sollten bei der Eingabe ein Fehler passiert sein, so kann hier das zuletzt hinterlegte Schema wieder gelöscht und ein korrektes hinterlegt werden.
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In unserem Beispiel werden für den Teilzeitmitarbeitenden in den Stammdaten und in der Mitarbeiterliste
70% Arbeitszeit und Ferienanspruch lt. Offdays ausgegeben.
3. Teilzeitmitarbeiter mit individuellen Arbeitszeiten
- Falls Offdays nicht ausreichen, kann die Arbeitszeit über „individuelle Arbeitszeit“ flexibel angepasst werden.
Beispiel:
Mitarbeiter arbeitet 31,5 Stunden - Montag bis Mittwoch jeweils 9 Stunden (Standard wären 8 Stunden)
- Donnerstags nur am Vormittag 4,5 Stunden und am Nachmittag nicht
- Freitags gar nicht
—> Klicken Sie auf den blauen Link „Arbeitszeit und Offdays“ in den Adressen - Rechts von “Standardarbeitszeit” auf „individuelle Arbeitszeit“ wechseln
- Einheitlich pro Halbtag 4,5 Stunden als Sollzeit hinterlegen (auch an Offdays) *
- Offdays über Checkbox aktivieren
- Datum wählen, ab wann die neue Arbeitszeit gilt und auf den Button “Speichern” klicken
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Für den Mitarbeiter werden in diesem Beispiel nun abweichende Prozentwerte ausgegeben:
- Arbeitszeit: 79% (31,5 Stunden der Standardarbeitszeit von 40 Stunden)
- Ferienanspruch laut Offdays: 70% (der Mitarbeiter arbeitet an 7 von 10 Halbtagen. Für Offdays wird kein Urlaub benötigt, da der Mitarbeiter ohnehin nicht arbeiten muss.)
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* Empfehlung: Arbeitszeit gleichmässig verteilen
Verteilen Sie die individuelle Arbeitszeit des Mitarbeiters gleichmässig auf die Tage bzw. Halbtage.
Hinterlegen Sie auch an Offdays jene Arbeitszeit, die für diesen Mitarbeiter an Arbeitstagen gilt. Damit ist die Sollarbeitszeit des Mitarbeiters auch dann korrekt, wenn sich einzelne Offdays verschieben (z.B. weil der halbe Offday am Donnerstag manchmal auf Vormittag verschoben wird).
Individuelle Arbeitszeiten können zwar auch ungleichmässig auf die Halbtage verteilt werden, dies wird von uns aber nicht empfohlen. Bevor Sie eine solche Einstellung vornehmen, sollten Sie sich jedenfalls mit unserem Support in Verbindung setzen.